Sähköpostissa ja tekstiviestinä lähtevät saapumisilmoitukset = noutoilmoitukset lähtevät automaattisesti silloin, kun varaus tärppää.
Kirjeet tulostetaan kirjastossa postitettavaksi, tai lähetetään e-kirjeenä liitteessä olevan ohjeen mukaan. Toiminto on Librassa.
Jatkossa E-kirjeiden lähettäminen automatisoidaan. E-kirjeitä ei vielä tällä hetkellä lähetetä ollenkaan, vaan nyt kirjeet lähetetään kirjekuorissa kirjastosta. Toimikaa siis ohjeen mukaan mahdollisimman nopeasti, että ehtisivät pian postiin!
Turussa kaikkien Turun kirjastojen noutoilmoitukset lähetetään keskitetysti pääkirjastosta.
Noutoajaksi oli laitettu poikkeuksellisesti 14 vrk niille varauksille, jotka tärppäsivät silloin kun kirjastot olivat kiinni. Axiell muutti tilanteen normaaliksi vappuaattona klo 15. Tästä johtuen, nyt tulostettaviin noutoilmoituksiin tulee noutopäiväksi 8.5. (uusiin tärppääviin 9.5.), edellyttäen että kirjasto on joka päivä auki.
Tekstiviestinä ja sähköpostina lähteneissä noutoilmoituksissa on siis eri noutopäivä kuin nyt paperisina tulostettavissa noutoilmoituksissa. Myös ohjelma ilmoittaa eri noutopäivää. Turussa pyrimme lainaamaan nimellä varatuiksi nämä ”ongelma-varaukset” ja pidämme ne siihen asti asiakkaalle varattuna. Olemme muuttaneet noutoilmoitukseen (käsin) noutopäiväksi 11.- 14.5., joka oli se alkuperäinen noutopäivä (näkyy varauksen välissä olevassa kuitissa). Voitte tässä toimia tietysti aivan oman harkintanne mukaan.
Kirjeessä olevat asiakkaan nimi- ja osoitetiedot voivat tulla sellaiseen kohtaan, että ette voi käyttää ikkunallisia kirjekuoria, jos sellaisia teillä on käytössä. Ikkunakuoriin täytyy tehdä asetukset Librassa. Ennen kuin pääkäyttäjänne ehtii asetukset tekemään, pitänee käyttää tavallisia kirjekuoria ja kirjoittaa siihen nimi ja osoite ihan vanhanaikaiseen tyyliin, ainakin Turussa jouduimme näin tekemään.
Pirjo-Riitta Lehtonen