Asiakkailta tulee toisinaan palautetta siitä, etteivät he ole saaneet esimerkiksi noutoilmoitusta tai palautuspyyntöä tekstiviestinä/sähköpostiin. Näissä tilanteissa kannattaa tarkistaa Auroran raporteista onko viesti lähtenyt järjestelmästä oikein.
Haku tehdään raportilla Lähetetyt sähköpostit ja tekstiviestit, johon syötetään asiakkaan puhelinnumero/sähköpostiosoite. Tuloksen sarakkeisiin kannattaa oletuksena olevien Lähetysaika ja E-mail/puh. -valintojen lisäksi ottaa mukaan ainakin Otsikko ja Paluuarvo. Muita hakuehtoja voi käyttää tarpeen mukaan.
Huom! Puhelinnumero on annettava täsmälleen siinä muodossa, missä se on tallennettu asiakastietoihinkin eli jos numero on esimerkiksi muotoa 040-1234567, mutta haun tekee ilman väliviivaa (0401234567), ei oikeaa hakutulosta tule.
Jos paluuarvo-sarake on hakutuloksessa tyhjä, on viesti lähtenyt järjestelmästä onnistuneesti. Epäonnistuneen lähetyksen kohdalla paluuarvona näkyy aina jokin tieto. Viestin sisällön saa näkyviin yläpalkin Toiminnot -painikkeen takaa, mikäli tuloksen sarakkeisiin ei ole valittu viestiä mukaan.
Kannattaa muistaa hyödyntää myös Lähetä viesti -toimintoa asiakkaan tiedoissa. Sillä voi testata tulevatko uudet viestit perille vai toistuuko ongelma edelleen myös testaus-viestejä lähettäessä. Asiakasta on hyvä pyytää myös tarkistamaan, etteivät kirjaston viestit mene roskapostikansioon.
Muutamia sellaisia tapauksia on tullut ilmi, joissa tekstiviestit näyttävät Auroran mukaan lähtevän onnistuneesti, mutta eivät tule siltikään perille asiakkaalle. Tapaukset ovat harvinaisia, mutta mikäli asiakaspalvelussa sellainen tulee eteen, kannattaa joko laittaa itse viestiä Vaskitukeen tai neuvoa asiakasta jättämään viesti verkkokirjaston palautelomakkeen kautta.
Mahdollisten häiriötilanteiden havaitsemiseksi Turussa tarkkaillaan epäonnistuneita lähetyksiä koko Vaskin osalta. Tällä hetkellä satunnaisten tekstiviestien lähetys järjestelmästä epäonnistuu (syy ei toistaiseksi ole vielä tiedossa). Tämän vuoksi Turku lähettää kaikkien yksiköiden epäonnistuneet tekstiviestit uudelleen eli tämän tyyppistä seurantaa ei kirjastoissa tarvitse erikseen tehdä. Sen sijaan oman kirjaston epäonnistuneita sähköpostilähetyksiä on hyvä käydä säännöllisesti läpi. Lähetyksen epäonnistuminen johtuu usein esim. kirjoitusvirheestä sähköpostiosoitteessa ja selvä virhe kannattaa käydä korjaamassa asiakkaan tietoihin.
Kuukauden vinkki on Auroran tai Finnan käyttöön liittyvä tiedote, joka julkaistaan kerran kuussa. Vinkkien kautta pyritään tuomaan esille toimintoja, joista voisi olla apua käytännön työssä.