EU:n tietosuojauudistuksen takia yhteiskäyttötunnukset poistetaan kirjastojärjestelmästä (Aurora) 30.11.2017.
Taustaa:
Tietosuoja on henkilöiden yksityiselämän suojaamista ja siinä olennaisena osana on oikeus omiin henkilötietoihin. Oikeuksiin kuuluu, että jokainen henkilötieto suojataan luvattomalta tai vahingoittavalta käytöltä.
Tietosuoja-asetuksen ilmoitusvelvollisuus edellyttää, että loukkauksesta saadaan riittävästi tietoa. Koska Aurorassa käsitellään ja tarkastellaan henkilötietoja, tulisi jokaisen käyttää Auroraa omilla henkilökohtaisilla tunnuksillaan. On tärkeää myös sisäistää, että asiakastiedot ovat salassapidettäviä, eikä niitä tule edes tarkastella muuten kuin työtehtäviin liittyen.
Vaskin johtoryhmä päätti 24.2.2017 kokouksessaan, että yhteistunnuksista luovutaan syksyllä.
Toimintaohje esimiehille:
Yhteistunnukset poistetaan 30.11.2017. Sitä ennen esimiesten on syytä pyytää kaikille tarvitseville omat, henkilökohtaiset tunnukset Auroraan. Myös määräaikaisille/keikkatyöntekijöille tehdään omat tunnukset. Työsuhteen päättyessä esimiesten tulee huolehtia tunnusten poistamisesta.
Tunnuksiin liittyvät pyynnöt lähetetään vaskitukeen. Aurorasta pääsee tarkastelemaan olemassaolevia tunnuksia (Asetukset – käyttäjien hallinta).
Käytännön vinkkejä:
- Kannattaa yhdessä miettiä omaan toimintaympäristöön sopivimmat ratkaisut, jotta yhteiskäyttötunnuksista luopuminen ei tee työskentelystä liian hankalaa
- Koneen voi edelleen avata yhteiskäyttötunnuksilla (tai kunnan oman toimintakäytännön mukaisesti), eli omien tunnusten käyttöpakko koskee vain Auroraa ja muita ohjelmia, joissa henkilötietoja käsitellään.
- Auroraa ei kannata työn lomassa kokonaan sulkea, vaan uloskirjautuminen tarjoaa nopean kirjautumismahdollisuuden. Aurorasta uloskirjautuminen tapahtuu napauttamalla vasemmassa alakulmassa olevaa painiketta, jossa on kirjautuneen nimi (ks kuva). Yhteiskäyttöisellä koneella (esim tiskissä) uloskirjautumisen jälkeinen kirjautumisikkuna kannattaa jättää valmiiksi seuraavaa kirjautujaa varten.
- lukitse työkone kun poistut sen välittömästä läheisyydestä
