Ennen Kohan käyttöönottoa olisi jokaisen kirjaston hyvä siivota omat hankintatietonsa Aurorassa, jossa on kaikki tarvittavat tiedot tallella, sillä konversiossa hankinnoista siirtyvät Kohaan pelkät niteet eivätkä varsinaiset hankintatiedot. Niteille päivittyy kyllä korvaushinta, mutta esimerkiksi tilausaika tai toimittajatieto eivät siirry Kohaan. Kohaan siirtyvät sellaiset hankinnat, joiden tila Aurorassa on odottaa tilausta, tilattu, osittain saapunut ja toimitus myöhässä. Niistä kaikista muodostuu Kohaan nide, jonka tila on tilattu.
Odottaa tilausta -tilaiset:
Ennen järjestelmänvaihtoa kannattaa hakea kaikki odottaa tilausta -tilaiset hankinnat ja joko tehdä tilaus tai poistaa tarpeettomat.
Tilattu-, osittain saapunut – ja toimitus myöhässä -tilaiset:
Mene hankintaan ja tee haku kaikkiin kirjastosi tilattu-, osittain saapunut – ja toimitus myöhässä -tilaisiin hankintoihin. Klikkaa pari kertaa lähetyspäiväsarakkeen otsikkoa, niin että vanhimmat tilaukset tulevat ylimmäksi. Käy läpi hankintoja yksi kerrallaan.
Vanhimpien tilausten lisäksi kannattaa kiinnittää huomiota varsinkin seuraaviin tapauksiin:
- Jos kirjastosi tilaus on Vaskin ainoa tai hankintoja on vain pariin kirjastoon, tilaus on voitu perua ja muut kirjastot ovat jo poistaneet hankintansa.
- Jos tilaus on saapunut muihin kirjastoihin, se on todennäköisesti loppuunmyyty.
- Ostotukitilauksia jää usein saapumatta.
- Osittain saapuneet – tarkista onko kyseessä virhe saapumiskäsittelyssä.
Jos mahdollista, tarkista toimittajalta onko tilaus voimassa.
- Kirjastopalvelun tai Kirjavälityksen verkkopalveluista, kohdasta avoimet tilaukset.
- Jos ei löydy voimassa olevaa tilausta, poista hankinta Aurorasta.
- Jos on oletettavaa, että esimerkiksi vanha av-aineistotilaus ei koskaan saavu, kannattaa hankinta poistaa.
- HUOM! Jos olet poistamassa Vaskin viimeistä nidettä ja siihen kohdistuu varaus, poista ensin varaus ja ilmoita asiakkaalle asiasta.
Joissakin virhetilanteissa hankinnalle ei ole muodostunut nidettä eli saapumistiedoissa ei näy kyseistä hankintaa. Nämä eivät siirry Kohaan eikä niille tarvitse tehdä mitään.
Lisätiedot: vaskituki@turku.fi