Hankintaportaalin ja verkkokauppayhteyksien testaaminen ja kytkeminen Kohaan on vielä kesken. Ensimmäisenä testataan ja kytketään käyttöön yhteys Hankintaportaaliin, ja sen jälkeen verkkokauppayhteydet Aarteeseen (Kirjastopalvelu) ja Kirjaväylään (Kirjavälitys). Kirjastoilla on jo olemassa asiakastunnukset Aarteeseen, mutta mikäli ette muista salasanaanne sinne, ottakaa yhteyttä Kirjastopalvelun asiakaspalveluun.
Jokaista ostoskoria varten tarvitaan oikein nimetty tili Kohaan, jotta tilaukset siirtyvät oikein, ja lisäksi jokaista asiakasnumeroa varten Kohassa on oltava myös asiakasnumeroa vastaava toimittajatieto. Nämä kaikki on tehty Kohaan keskitetysti (viimeiset puuttuneet toimittajatiedot on saatu lisättyä tänään).
Huomatkaa, että ennen kuin tileille on kirjastossa käyty lisäämässä käyttöoikeudet halutuille henkilöille, tilin näkee vain kirjautumalla siihen kirjastoon minkä tili on kyseessä. Jos pääkirjastossa halutaan siis tarkastella ja muokata lähikirjaston tilejä, pitäisi omaksi kirjastoksi vaihtaa kyseinen lähikirjasto. Käyttöoikeuksien lisäämisen jälkeen tilit näkyvät ja ovat muokattavissa riippumatta siitä, mihin kirjastoon käyttäjä on kirjautuneena.
Keskitetysti luoduille tileille asetetaan tekaistut määrärahasummat ja ne voidaan kirjastossa itse muokata oikeiksi (osassa kirjastoja summia onkin jo ehditty muokata). Tilien ja budjettien muokkaamista on käyty läpi koulutusvideolla Toimittajat, budjetit ja tilit ja lisäneuvoja voi kysyä Vaskituelta.
Huomioitavaa itse perustettuihin tileihin ja toimittajiin liittyen
Kirjastoihin saatetaan hankkia aineistoa myös muualta kuin hankintaportaalin ja verkkokauppojen kautta. Jos teette tällaisia hankintoja varten erillisiä tilejä tai uusia toimittajakortteja, olkaa tarkkana seuraavien asioiden suhteen:
- tilille annettava tilikoodi on uniikki – älkää siis käyttäkö samoja tilikoodeja kuin mitä keskitetysti on hankintaportaalia ja verkkokauppojen tilauksia varten tehty (ne ovat aina muotoa yksikkötunnus+hyllypaikkalyhenne+vuosi, esim. Kaarinan pääkirjaston lastenosaston ostoskoria vastaava tili Kohassa on KAPKLAP2021)
- toimittajat nimetään koulutusvideon ohjeistuksen mukaisesti siten, että nimen alussa on aina kunnan nimi