Asiakastietojen haku ja uuden asiakkaan lisääminen

On tärkeää, että yhtä asiakasta kohti olisi vain yksi asiakastietue. Muun muassa tietokantojen yhdistymisistä johtuen samasta asiakkaasta voi olla tallennettuna useita asiakastietueita. Asiakastietoja hakiessa tai ennen uuden asiakkaan lisäämistä on aina tehtävä seuraava haku, jotta mahdolliset jo olemassa olevat asiakkaasta tallennetut tietueet tulevat esille:

1. Tee haku ensisijaisesti asiakkaan syntymäajalla. Asiakkaan nimi voi muuttua, syntymäaika ei. Haku-laatikkoon syntymäaika kirjoitetaan muodossa XX.XX.XXXX, ja hakukenttä-laatikkoon valitaan Syntymäaika.
2. Löydetyt tulokset tulevat sukunimen mukaiseen aakkosjärjestykseen, josta oikea asiakas löytyy selaamalla. Huomaathan, että jos tuloksia on paljon, ne voivat jatkua toiselle sivulle. Toiselle sivulle pääsee alareunan ”Seuraava”-painikkeella. Voit myös valita tulosten yläreunasta, että lista näyttää kerralla enemmän kuin 20 tulosta. Jos asiakasta samalla nimellä ei löydy, voit kysyä asiakkaalta onko mahdollista, että hän on järjestelmässä jollain toisella nimellä.

Jos tietoja ei löydy entuudestaan, lisätään asiakas uutena asiakkaana. Asiakkaan lisäyslomakkeella pyydetään ensimmäiseksi syöttämään asiakkaan henkilötunnus. Järjestelmä tarkistaa tässä kohtaa, onko sama henkilötunnus jo viety Koha-Suomen Sotu-siiloon. Jos tällä henkilötunnuksella löytyy jo asiakas, näytölle tulee pop-up ikkuna, jossa lukee ”Asiakas on jo olemassa! Paina OK siirtyäksesi tietoihin.” OK-painikkeesta pääset asiakkaan olemassa olevaan tietueeseen, johon voit päivittää asiakkaan tiedot ajan tasalle uuden asiakastietueen tekemisen sijaan.