Asiakastietojen haku ja uuden asiakkaan lisääminen

Asiakastietojen suhteen pyritään siihen, että yhtä asiakasta kohti olisi vain yksi asiakastietue. Muun muassa tietokantojen yhdistymisistä johtuen samasta asiakkaasta voi olla kuitenkin tallennettuna useita asiakastietueita. Asiakastietoja hakiessa tai ennen uuden asiakkaan lisäämistä on aina tehtävä seuraava haku, jotta mahdolliset jo olemassa olevat asiakkaasta tallennetut tietueet tulevat esille:

1. Tee haku asiakkaan etu- ja sukunimellä ja tarkista löytyykö hakutuloksista asiakasta, jolla olisi oikea syntymäaika.
2. Jos asiakasta ei löydy, kokeile hakea vielä pelkällä sukunimellä. Hakutuloksia tulee luultavasti sen verran paljon, että kannattaa järjestää hakutulos syntymäajan mukaan.

Jos tietoja ei löydy entuudestaan, lisätään asiakas uutena asiakkaana. Asiakkaan lisäyslomakkeella pyydetään ensimmäiseksi syöttämään asiakkaan henkilötunnus. Järjestelmä tarkistaa tässä kohtaa, onko sama henkilötunnus jo viety Koha-Suomen Sotu-siiloon ja ilmoittaa henkilötunnusta vastaavan sotuavaimen, mikäli henkilötunnus löytyy. Tällaisen ilmoituksen saadessa on ensimmäiseksi tarkistettava löytyykö asiakastietoja järjestelmän ilmoittamalla sotuavaimella.

1. Jos tiedot löytyvät, päivitetään ne ajan tasalle uuden asiakastietueen tekemisen sijaan.
2. Jos tietoja ei löydy, jatketaan kesken jääneen asiakaslomakkeen tietojen täyttämistä ja annetaan asiakkaalle järjestelmän ilmoittama sotuavain.