Alle 15-vuotiaalla asiakkaan tietoihin on aina linkitettävä huoltaja. Asiakkaalta varmistetaan, että hän on lapsen virallinen huoltaja (suullinen vahvistus riittää). Esimerkiksi isovanhempaa ei voida lisätä lapsen kortille huoltajaksi, jos hän ei virallisesti ole lapsen huoltaja.
Lapsella voi järjestelmässämme olla vain yksi huoltaja. Verkkokirjastossa on kuitenkin mahdollista useamman huoltajan lisätä huollettavansa kortti omiin tietoihinsa. Näin kaikki huoltajat voivat tarkkailla huollettavansa lainoja, uusia niitä jne. Vaski Finna ei rajoita sitä kuinka moneen tiliin yksittäinen kortti lisätään.
Huom! Myös lastenkodin yhteisökortti voidaan asettaa lapsen kortille huoltajaksi, jos lapsi on lastenkodin asiakas. Koska yhteisökortti on kerrallaan vain vuoden voimassa, pitää lapsen kortille merkitä voimassaoloaika sen mukaisesti. Kun lastenkoti sitten uusii korttinsa voimassaolon, voi siinä samassa yhteydessä jatkaa huollettavan lapsenkin kortin voimassaoloa.
Olemassa olevan huoltajatiedon vaihtaminen
Lapsen huoltajatiedon voi vaihtaa vastuun ottavan huoltajan pyynnöstä. Huoltajatietoa vaihtaessa täytetään aina uusi lomake, joka arkistoidaan. Huoltajan henkilöllisyystodistus tarkistetaan, mutta lapsen henkilöllisyystodistusta (esim. kuvaton Kela-kortti tai passi) ei tarvita.
Jos lapsella on perintään mennyttä aineistoa, huoltajaa ei vaihdeta ilman pakottavaa tarvetta. Jos huoltaja on vaihdettava, lapsen lainauskielto säilyy ja uuden huoltajan tietoihin voi lisätä viestin, etteivät kyseiset lainat ole hänen kontollaan. Lapselle voi myös laittaa tiedon, että perintälasku on mennyt vanhalle huoltajalle.
Lapsella voi olla aina vain yksi huoltaja Kohassa. Kun lisäät uuden huoltajan vanha pitää poistaa. Tämä tapahtuu lapsen tietoja muokkaamalla. Vanha huoltaja poistetaan laittamalla ensin täppä kohtaan ”poista” kyseisen huoltajan nimen kohdalla.
Sitten haetaan uuden huoltajan tiedot avautuneesta ponnahdusikkunasta. Kun huoltajatiedot löytyvät, valitaan sarakkeen oikeasta reunasta valitse/select.
Tämän jälkeen ponnahdusikkuna sulkeutuu ja huoltajatiedot päivittyvät lapsen tietoihin. Tehdyt muokkaukset tallennetaan, jonka jälkeen vanhan huoltajan tiedot tippuvat pois.
Huollettava, muu kuin lapsi
”Huollettava, muu kuin lapsi” -asiakastyyppi on tarkoitettu sellaisille 15-vuotta täyttäneille, joille on määrätty edunvalvoja, joka vastaa heidän kirjastonkäytöstään. Edunvalvoja voi olla yksityishenkilö kuten perheenjäsen tai joku, joka hoitaa sitä virkansa puolesta. Takaajan on esitettävä todistus, että hän on virallisesti asiakkaan asioidenhoitaja. Kuten lapsen kortinkin kohdalla, takaajan on oltava asiakkaan virallinen huoltaja/edunvalvoja. Viestikenttään laitetaan tieto takaajan suhteesta asiakkaaseen.
Poikkeuksena tälle on alle 18 mutta yli 14-vuotiaat, joiden vanhemmat haluavat välttämättä edelleen olla vastuussa huolettaviensa kirjastonkäytöstä. Ensisijaisesti tällaisissa tilanteissa voisi suositella, että vanhempi lisää huollettavansa kortin verkkokirjastonäkymäänsä ja viestiasetuksiin merkitään hänen yhteystietonsa. Näin hän voi hallita lainoja ja saada niistä ilmoitukset, vaikka alaikäinen onkin lopulta niistä itse vastuussa. Jos huoltaja kuitenkin haluaa vastuun ottaa, hän voi niin tehdä. Vanhempi toimii lapsensa huoltajana 18 ikävuoteen saakka. Tällöin alaikäisen kortin tyypiksi laitetaan ”Huollettava, muu kuin lapsi” ja se laitetaan vanhentumaan sinä päivänä kun nuori täyttää 18 vuotta. Tämän jälkeen huoltaja ei voi ottaa vastuuta lapsena kirjastokäytöstä, koska ei ole enää hänen virallinen huoltajansa. Asiakkaan täytettyä 18 vuotta hänen on ilmoitettava kirjastoon ajantasaiset yhteystietonsa saadakseen kortin taas käyttökuntoon. Samalla kortin tyyppi vaihdetaan henkilöasiakkaaksi jolloin takaajatieto tipahtaa automaattisesti pois. Toisin kuin lapsen kortissa, tämä takaajatieto ei tipahda itsekseen pois asiakkaan täytettyä 18 vuotta.