Hyllyvarausten hakemiseen käytetään Vaskissa Kohan Hyllyvaraukset-listaa (Lainaus ja palautus > Lainausraportit > Hyllyvaraukset). Järjestelmä muodostaa raportin uudelleen muutaman minuutin välein ja aika vaihtelee riippuen siitä paljonko ”tavaraa” raportilla on. Raportti ei lataudu itsestään uudelleen vaan sivu on päivitettävä (esim. näppäimellä F5) itse. Aikaleima kertoo milloin raportti on muodostettu.
Päällekkäisten hakujen vähentämiseksi listan läpikäymisessä noudatetaan seuraavaa ohjeistusta:
- Jos teos on hyllyssä noutopisteessä, niin se piste palauttaa niteen. Raportti näyttää kirjastotunnuksen korostettuna, mikäli nidettä on noutoyksikössä hyllyssä.
- Jos nidettä ei löydy, merkitään se heti kadonneeksi. (Otathan huomioon että kaikissa toimipaikoissa ei ole henkilökuntaa joka päivä, eli anna toimipaikalle aikaa käsitellä omat varauksensa).
- Jos teosta ei ole noutopisteessä, mutta sitä on samassa kunnassa, saman kunnan toimipisteet pyrkivät ensisijaisesti palauttamaan oman niteensä.
- Jos teosta ei ole noutopisteessä tai saman kunnan toimipisteissä, niteen palauttaa se joka ehtii.
Lista kannattaa suodattaa ensin niin, että kahdessa ensimmäisessä sarakkeessa on valittuna oma kirjasto. Jos oma kirjasto ei ole valittavissa, tarkoittaa se sitä ettei kirjasto ole yhdenkään varauksen noutopaikkana tai kirjastossa ei ole hyllyssä yhtään sellaista teosta, johon kohdistuu varaus.
Kun noutopaikassa hyllyssä olevat niteet on käsitelty, jätetään listan suodatuksiin oma kirjasto pelkästään ensimmäiseen sarakkeeseen ja aletaan käydä listaa läpi ohjeistuksen 2. ja 3. kohtien mukaan. Läpikäynnissä auttaa, jos raportille lisää näkyviin sarakkeen Niteitä saatavilla ja järjestää raportin tämän sarakkeen mukaan nousevaksi – tällä tavoin raportilla näkyy ensimmäisenä ne niteet, joita on vähiten saatavilla (esim. ainoastaan yksi nide hyllyssä eli mikään muu kirjasto ei voi tärppäyttää nidettä).
Jos jotakin varausta ei kirjaston hyllystä löydy, on tärkeää merkitä se kadonneeksi, jotta joku muu kirjasto huomaa hakea varauksen hyllystään.
Varaukset, joihin ei ole reagoitu
Raportissa näkyy varauspäivämäärä. Kaikkien vastuulla on huolehtia, että yli neljä päivää vanhempia varauksia ei jää roikkumaan listalle vaan ne tulevat jossakin tärppäytetyksi.
Lainauksen ja palautuksen alla on myös toinen hyllyvarausraportti nimeltä Varausjono. Testauksen perusteella raportti ei toimi tällä hetkellä luotettavasti eikä sitä siksi Vaskissa toistaiseksi käytetä.