Kausijulkaisujen hankinnat

Huom! Tämä ohje edellyttää, että kausijulkaisulle on tehty jo tilaus Kohaan (kts. Uusi lehtitilaus).

Lehtihankinnassa on kaksi vaihetta – ensimmäisessä vaiheessa lehtitilaukselle luodaan hankinta ja jälkimmäisessä vaiheessa lehtilaskun tultua hankinta käsitellään saapuneeksi.

1. Hankinnan lisääminen lehtitilaukselle

• Aloita valitsemalla Kohan etusivulta Hankinnat.
• Ensimmäisenä haetaan toimittaja. Voit hakea toimittajan nimellä kummalla tahansa toimittajan hakukentällä, tai painamalla Haku tyhjän kentän jälkeen, jolloin aukeaa lista kaikista toimittajista.

• Hae oikea toimittaja ja paina +Uusi tilauskori nimen perässä. Jos olet jo tehnyt toimittajalle tilauskorin, voit myös valita Lisää tilauskoriin.
• Anna tilauskorille tunnistettava nimi ja paina alhaalta Tallenna.

• Paina +Lisää tilauskoriin ja sen jälkeen valitse Kausijulkaisutilauksesta.

• Hae lehti ISSN:n, nimekkeen, julkaisijan tai toimittajan perusteella. Koska haku kohdistuu vain aiemmin luotuihin lehtitilauksiin, etuliitteitä tms. ei tarvitse käyttää. Haku kannattaa kohdistaa vain oman kirjaston tilauksiin.
• Paina oikean hakutuloksen kohdalla Tilaus.

• Täytä tilausten määrä, valitse tili ja täytä laskussa näkyvä hinta sekä veroprosentti. Huomioi että hinnassa käytetään pistettä erottamaan desimaalit. Korvausmaksuun täytyy myös jättää tilauksen koko hinta, muuten hinta ei näy tilastossa.

• Paina lopuksi Tallenna.

2. Lehtitilaukseen liitetyn hankinnan sulkeminen

Kun laskut ovat saapuneet ja summat on lisätty Kohaan, voidaan tilauskorit sulkea ja tilaukset merkitä saapuneiksi. Vaihe on välttämätön, jos tapana on sulkea vuodenvaihteen jälkeen aina vanha budjetti ja siirtää vastaanottamattomat tilaukset uuteen budjettiin. Jos kirjastonne käyttää Kohan sijaan jotain muuta tapaa seurata budjettia, tätä vaihetta ei tarvitse tehdä.

Jos kaikkien tilattujen lehtien laskut eivät ole vielä saapuneet, ne voi lisätä Kohaan käyttämällä arviohintana esim. viime vuoden tilaushintaa. Tällöin kannattaa laittaa tilauksen tiedoissa rasti ruutuun kohtaan Vahvistamaton hinta. Tilauskoria ei voi sulkea jos se sisältää vahvistamattomia hintoja, mutta vahvistamattomat hinnat näkyvät hankintojen Tilattu-sarakkeen loppusummassa.

• Ensimmäisenä tilauskori täytyy sulkea, jotta tilaukset siirtyvät avoimista vastaanotettaviksi. Valitse etusivulta Hankinnat ja hae toimittaja, jonka tilauksia olet vienyt tilauskoriin. Klikkaa tilauskorin nimeä, jonka otat käsittelyyn. Valitse ylhäältä Sulje tilauskori. Huom! Tässä vaiheessa ei kannata sulkea kaikkia tilauskoreja, koska tilauksia on helpompi käsitellä jos vastaanotettavana on vain yksi tilauskori kerrallaan. Tilauskorin voi tarvittaessa avata uudelleen.

• Sulkemisen jälkeen Koha kysyy varmistuskysymyksen ja ehdottaa tilauskorin lisäämistä samannimiseen ryhmään. Jätä ruutu tyhjäksi ja hyväksy korin sulkeminen.
• Koha palaa tilauskorien listaan. Klikkaa painiketta Vastaanota tilauksia listan yläpuolella. Koha kysyy toimittajan laskunumeroa, mutta laskun voi nimetä haluamallaan tavalla. Laskut voi halutessaan nimetä välittäjän laskujen numeroinnin mukaan, mutta tämä voi olla työlästä lehtilaskujen määrän vuoksi. Sen sijaan vastaanotetut tilaukset on mahdollista niputtaa esim. vastaanottavan osaston tai kirjaston mukaan, samoin kuin tilauskorit.

• Kun klikkaat seuraava, aukeaa lista kaikista valitun toimittajan tilauksista, jotka ovat suljetuissa ostoskoreissa. Voit hakea tilauksen nimellä tai klikata tilauksen kohdalla Vastaanota.

• Vastaanotettujen tilausten määränä näkyy 1, jos Kohaan merkitty lehden tilausjakso on vielä voimassa. Muussa tapauksessa määränä näkyy 0, jonka voi muuttaa ykköseksi. Paina lopuksi Tallenna.

• Toista vastaanotto kaikkien tilauskorissa olleiden tilausten kohdalla. Jos tilauksia on useammasta suljetusta tilauskorista, tilauskorin nimi näkyy ensimmäisessä sarakkeessa, katso että vastaanotat tilaukset halutun laskun alle.

• Kun kaikki tilauskorit on suljettu ja niiden tilaukset vastaanotettu, budjettien tilattujen summien ja käytettyjen summien pitäisi täsmätä.