Lehtien saapumiskäsittely tapahtuu Kohan Kausijulkaisut-osion kautta. Ennen kuin lehdelle voidaan alkaa vastaanottaa numeroita, pitää lehdelle olla tallennettuna lehtitilaus (ks. ohje). Vuoden 2024 alusta lähtien lehtien saapumisvalvonta tehdään ainoastaan Kausijulkaisut-osion kautta eli uusia lehtinumeroita ei enää lisätä suoraan tietueelle.
Saapumiskäsittely Kausijulkaisut-moduulin kautta
- Valitse etusivulta Kausijulkaisut.
- Hae lehtitilaus joko ISSN:llä tai nimekkeellä. Suositeltavaa on rajata hakutulokset omaan kirjastoon.
- Valitse oikea rivi, jolta löytyy lehti jota olet vastaanottamassa. Klikkaa oikeasta reunasta Kausijulkaisun vastaanotto.
- Näkyviin tulee seuraava saapumaton nide. Muuta Odotetaan-tilan tilalle Saapunut.
- Koha avaa täytettävät nidetiedot. Pakolliset kentät ovat Hankintapvm ja Viivakoodi.
- Koha asettaa hankintapäivämääräksi kuluvan päivän, jos klikkaa kolmea pistettä kentän vieressä. Voit myös klikata tyhjää kenttää ja asettaa päivämäärän käsin.
- Satunnaisen nidetunnuksen voi luoda klikkaamalla kolmea pistettä Viivakoodi-kentän vieressä. Voit myös lukea valmiin nidetunnuksen tyhjään kenttään viivakoodinlukijalla.
- Ei lainata-tila on oletuksena Uusin numero, luettavissa kirjastossa. Voit tyhjentää kentän, jos lehti tulee heti lainattavaksi.
- Numeroon liittyvät huomautukset voi kirjoittaa kenttiin Yleinen huomautus (näkyy verkkokirjastossa) tai Huomautus virkailijoille (näkyy vain Kohassa).
- Nidetyyppi määräytyy sen mukaan, mitä tilaukseen on asetettu.
- Klikkaa lopuksi Tallenna, Koha luo niteen.
Lisänumerot
Kun lehden ylimääräinen numero saapuu, hae lehti kuten yllä. Kirjoita lehden numero käsin Lisänumero-kenttään, Julkaistu– ja Odotetaan saapuvaksi-kenttiin voi asettaa esim. kuluvan päivän. Muuta lopuksi tilaksi Saapunut, jolloin nidetiedot avautuvat täytettäväksi kuten yllä.
Kaksoisnumerot
Kun lehden kaksoisnumero numero saapuu, hae lehti kuten yllä. Muuta käsin Numero-kenttään todellinen nimi (muodossa ”2024 : 1 – 2”). Jos olet jo muuttanut tilaksi Saapunut, voit muuttaa numeron myös avautuneiden nidetietojen kenttään h-Sarjanumero. Käsittele numero saapuneeksi kuten ohjeessa yllä.
Myös kaksoisnumeron jälkimmäinen numero täytyy poistaa. Hae lehti kuten yllä, muuta sen Odotetaan-tilan tilalle Poista ja tallenna, jolloin Koha tuo seuraavan numeron Odotetaan-tilaan.
Numeroita pääsee muokkaamaan myöhemmin hakemalla kausijulkaisun kuin yllä ja klikkaamalla Numerohistoriaa, joka löytyy ylösvetovalikosta Kausijulkaisun vastaanoton vierestä. Huomioi että kausijulkaisuihin tehdyt muutokset eivät siirry aiemmin tallennettuihin nidetietoihin. Nidetietoja voi muokata hakemalla julkaisu tiedonhaulla.