Jos asiakas väittää palauttaneensa aineiston, joka näkyy hänellä edelleen lainoissa, toimitaan seuraavasti:
- Tiedustellaan asiakkaalta, milloin ja mihin toimipisteeseen/automaattiin aineisto on palautettu, ja tarkistetaan mahdollisuuksien mukaan, onko nide hyllyssä.
- Jollei lainaa löydy, asiakkaalle (ja kirjastolle) annetaan lisää etsintäaikaa uusimalla laina. Suosituksena on, että uusintakertoja on maksimissaan 5+2. Asiakkaan viestikenttään laitetaan tieto hausta.
- Jollei lainaa löydy uusintakertojen puitteissa, asiakas on korvausvelvollinen kunkin kirjaston käytänteiden mukaisesti.
Jos asiakas korvaa toisen kirjaston omistaman niteen, kysytään mahdollisuuksien mukaan korvaushintaa omistavalta kirjastolta. Muussa tapauksessa niteen korvaushinta määritellään oman kirjaston käytännön mukaisesti.
Jos korvaussumma alittaa kirjaston vähimmäiskorvaussumman, kyseessä ei ole VPL-tapaus vaan pelkkä kadonnut nide.
Toiminta tilanteissa, joissa kadonneeseen niteeseen kohdistuu varaus:
Jos lainaa ei voida uusia varauksen takia, voidaan nide laittaa uusimisen sijaan 6 kuukaudeksi hakuun:
1. Nide lainataan palauttamatta omistavan kirjaston VPL-kortille.
2. Niteelle asetetaan erikoistila Ilmoittaa palauttaneensa.
3. Aineistoon tehdään nidevaraus omistavan kirjaston VPL-kortille ja pyydetään vaskitukea nostamaan nidevaraus varausjonon kärkeen. Asiakkaan viestikenttään kirjataan VPL + nidetunnus + sovittu korvaussumma. Jollei korvaussummaa haluta/voida määritellä asiakaspalvelussa, asiakkaalle ilmoitetaan korvaushinnan olevan korkeintaan nidetietojen korvaushinta.
4. Asiakkaan viestikenttään kirjataan VPL + nidetunnus + sovittu korvaussumma. Jollei korvaussummaa haluta/voida määritellä asiakaspalvelussa, asiakkaalle ilmoitetaan korvaushinnan olevan korkeintaan nidetietojen korvaushinta.
Kukin kirjasto käy säännöllisesti läpi omalla kortilla olevat varaukset. Yli 6 kuukautta kortilla olleet niteet joko laskutetaan tai poistetaan.