Ainakin osassa kirjastoja on varsinkin Kohan käytön alkuaikoina voinut käydä niin, että kaikkia tilauksia ei ole saapumiskäsitelty Kohan hankinnan kautta. Tilaukset ovat siis saapuneet ja niteet menneet lainauskiertoon, mutta Kohan hankinnassa tilausta ei edelleenkään ole vastaanotettu. Tilausten merkitseminen vastaanotetuksi on jälkikäteen mahdollista ja tällaista siivoustyötä voi hyvin tehdä vaikkapa sellaisina hetkinä kun sille sattuu olemaan aikaa.
- Tallennetuista raporteista löytyy raportti 2328, jolla tilauksia voi etsiä.
- Jos tietueella ei näy vastaanottoikkunassa ollenkaan niteitä, on tilaukseen liittynyt nide/niteet poistettu ja tilauksen voi tässä tapauksessa yksinkertaisesti peruuttaa. Kannattaa myös samalla tarkistaa, että tietueella on ylipäätään niteitä eli itse tietuetta ei ole tarvetta poistaa.
- Jos niteitä on, voi niteille tehdä saapumiskäsittelyn mutta huomioitava vastaanottaessa seuraavat asiat:
- Niteiden tiedot kannattaa avata ensin omalle välilehdelle vastaanottonäkymän Muokkaa-linkistä, jotta itselle jää näkyville mikä niteen hankinnan käsittelypäivä alun perin on ollut.
- Vastaanotto-ikkunassa hinta pitää muuttaa nollaksi Todellinen hinta -kenttään, jos halutaan ettei tilauksen vastaanottaminen kuluta rahaa budjetista. Tämä koskee kirjastoja, joissa on tapana siirtää saapumattomat tilaukset aina vuodenvaihteen jälkeen uuden budjetin alle.
- Kun niteet on vastaanotettu, muuttuu niiden tilaksi Saapunut ja hankintapäiväksi päivittyy kuluva päivä. Lisäksi niteen hankintahinta-kenttä on päivittynyt nollaksi, mikäli vastaanottonäkymässä muutettiin Todellinen hinta -kenttää. Niteiden tiedoista pitää siis käydä muokkaamassa:
- Saapunut-tila pois
- Hankintapäiväksi takaisin alkuperäinen päivämäärä
- (Hankintahinta-kenttään sama hinta mikä on Korvaushinta-kentässä)
- Jos avasit niteen muokkauksen auki ennen niteen vastaanottamista, on sinulla valmiiksi oikeat tiedot muokkauslomakkeella ja voit vain tallentaa niteen tiedot.
- Saapumiskäsittely ja Saapunut-tilan poisto ei vaikuta niteen lainassa- tai noudettavissa-tilaan, joten saapumiskäsittelyn voi tehdä vaikka niteet olisivatkin jo kierrossa. Tärkeää on vain muistaa poistaa Saapunut-tila käsittelyn jälkeen, koska tila estää esim. varatun niteen lainaamisen.
- Jos osa tilauksen niteistä on poistettu, käy saapumiskäsittelyssä niin että olemassa olevat niteet merkitään saapuneiksi ja poistettuja niteitä vastaavaa määrää koskeva tilaus jää edelleen vastaanottamatta. Tämän tilauksen voi peruuttaa.