Pitkään kuljetettavana olleet niteet
- Tallennetuista raporteista löytyy raportti 2089 Kuljetuksessa olevat niteet, jolla voi hakea pitkään kuljetuksessa olleita niteitä. Raportilla on mahdollista hakea niteitä perustuen lähettäneeseen, vastaanottavaan ja/tai kotikirjastoon. Raportin tuloksista näkyy mm. onko nide varattu sekä mistä ja mihin se on matkalla.
- Toimintaohje on, että minkä tahansa kirjaston niteen saa merkitä kadonneeksi, jos nidettä ei löydy hyllystä ja se on roikkunut kuljetuksessa useamman viikon eikä esim. kuljetustauko selitä pitkää kuljetusaikaa.
- Jos nide on kuljetettavana varauksen takia (rasti tulossarakkeessa Varaus), on varaukselta peruttava ensin kuljetustila ennen niteen käsittelyä kadonneeksi. Ohje kuljetustilan perumisesta löytyy täältä.
- Vanhat roikkuvat kuljetustilat siivotaan automaattisesti tietokannasta pois niteiden oltua kaksi vuotta kuljetettavana. Kuljetustilan poiston jälkeen nide näkyy saatavilla-tilaisena.
Suositeltu tarkistusväli: kerran kuukaudessa
Vanhat hyllyvaraukset
- Hyllyvarauksiin ei lähtökohtaisesti pitäisi jäädä roikkumaan yli kolme päivää vanhoja varauksia (ks. ohje hyllyvarausten hausta).
- Oletuksena hyllyvarausraportilla näkyy ylimpänä uusimmat varaukset, mutta listan voi järjestää uudelleen Varauspvm-sarakkeen mukaan, jolloin näkee nopeasti onko hyllyvarausraportille jäänyt vanhoja käsittelmättömiä varauksia.
- Mikäli vanhoja varauksia löytyy, tulee ne hakea hyllystä ja tärppäyttää varaukseen.
- Jos hyllyvarattua nidettä ei löydy, tulee se merkitä kadonneeksi ja tarkistaa onko tietueella muita niteitä jotka voivat täyttää varauksen. Jos muita varattavia niteitä ei ole, on asiakkaan varaus peruttava ja ilmoitettava siitä asiakkaalle.
Suositeltu tarkistusväli: kerran viikossa
Niteet, jotka odottavat uudelleenpalautusta varauksen vuoksi
- Niteet saa haettua raportilla 2128 Niteet, jotka odottavat uudelleenpalautusta varauksen vuoksi.
- Raportille tulevat niteet, jotka ovat automaatilla palauttaessa tärpänneet varaukseen, mutta joita ei ole virkailijaliittymässä asetettu kuljetettavaksi (esim. siksi, että asiakas on automaatilla palauttaessa sujauttanut niteen väärään paikkaan).
Suositeltu tarkistusväli: kerran kahdessa viikossa
Tietueet, joihin on varauksia, muttei varattavia niteitä
- Tietueet saa haettua raportilla 2218 Varatut tietueet, joissa ei ole varattavia niteitä.
- Tietueet on järjestetty kirjastoittain ja jokaisen kirjaston tulisi käydä lista läpi omalta osaltaan säännöllisesti.
- Mikäli nide on pysyvästi ei-varattavissa (kadonnut tai siirretty esimerkiksi lukusalikäyttöön / jokeriksi) eikä tilalle voida hankkia uutta kappaletta, tulee varaus perua ja ilmoittaa siitä asiakkaalle.
- Jos kyseessä on laskutettu nide, joka on ollut palauttamatta jo useamman kuukauden ajan eikä tilalle olla hankkimassa uutta kappaletta, on asiakkaaseen hyvä olla yhteydessä ja tiedustella perutaanko varaus.
- Niissä tapauksissa, joissa on epäselvää kenen vastuulle varauksen peruminen kuuluu, voivat kirjastot sopia asiasta keskenään.
Suositeltu tarkistusväli: kerran kuukaudessa
Pitkään kadonneina olleet niteet
- Niteet voi hakea nidehaulla. Valitse hakuehtoihin Kotikirjasto, Kadonnut-tila sekä Lainauspvm (on ennen):
- Jos nide on ollut kadoksissa ja lainaamatta jo pidemmän aikaa (esimerkiksi yli vuoden) eikä löydy edelleenkään hyllystä, kannattaa se poistaa. Jos kyseessä on tietueen ainoa nide, tulee koko tietue poistaa niteen poiston yhteydessä.
Suositeltu tarkistusväli: kerran vuodessa
Jokerit, joilta puuttuu kokoelmakoodi tai erikoistila
- Jokeri-kokoelmakoodi on tärkeä, koska asiakas ei muuten näe verkkokirjastossa, että kyseinen nide on Jokeri-laina.
- Niteet voi hakea nidehaulla käyttämällä rajauksina kotikirjastoa, nidetyyppiä sekä kokoelmaa. Nidetyypiksi on asetettava 14 vrk, ei voi uusi (jokeri) sekä kokoelmaan pudotusvalikosta valinta ”ei ole” + kokoelmakoodi Jokeri:
- Jokereilla on toistaiseksi käytössä myös erikoistila Saatavana, ei varattavissa, koska ainoastaan se estää niteiden kiinni jäämisen varauksiin. Nidehaulla on mahdollista etsiä myös Jokeri-niteet, joilta erikoistila puuttuu, valitsemalla hakuehtoihin nidetyypin 14 vrk, ei voi uusia (jokeri) ja räätälöidyn hakukentän Vahingoittunut-tilat:
Suositeltu tarkistusväli: kerran kuukaudessa