Verkkomaksuna voidaan periä vain:
- myöhästymismaksut
- muistutusmaksut
- noutamattoman varauksen maksut
- kirjastokortin uusimismaksut
- osoitteen tarkistus väestörekisteristä
- kaukopalvelumaksut
Poikkeustapauksissa asiakkaan maksuihin on mahdollista lisätä niteen korvaushinta, jos asiakkaalla on haasteita käydä maksamassa maksua kirjastossa. Näissä tapauksissa kirjastossa on otettava huomioon seuraavat asiat:
- Korvausmaksu lisätään Kadonnut aineisto -maksutyyppinä
- Verkkomaksuna korvatun niteen maksusta ei tule kirjastoon automaattisesti tietoa, vaan kirjaston on seurattava maksaako asiakas maksun verkossa. Asiakkaan kanssa kannattaa sopia, että hän ilmoittaisi kirjastoon esim, sähköpostilla, kun on maksanut niteen verkkokirjaston kautta.
- Asiakkaan maksettua korvausmaksu on vielä muistettava poistaa nide asiakkaan lainoista.
- Jos asiakas ei maksa verkkokirjaston kautta korvaushintaa, niin korvattavasta kirjasta lähtee normaalisti muistutukset ja lasku. Jos lasku lähtee automaattisesti perintätoimistosta, niin asiakas voi maksaa korvausmaksun sekä perintätoimistolle, että verkkokirjaston kautta. Tästä seuraa ikävä sotku ja lisätöitä kirjastolle.
Muita maksuja ei saa viedä järjestelmään. Esimerkiksi poistokirja- tai tulostemaksua ei enää saa viedä asiakkaan velkasaldoon, vaan se on maksettava, kun kirja tai tuloste luovutetaan asiakkaalle. Eli verkkomaksuna voidaan periä tällä hetkellä vain alvittomia maksuja.
Verkkomaksuna maksetaan koko saldo. Vanhentuneet eli yli viisi vuotta vanhat maksut eivät näy verkkokirjastossa. Verkkomaksun minimisumma on 1 €. Jos asiakkaan velkasaldossa on pienempi summa, verkkokirjasto ei tarjoa nettimaksumahdollisuutta lainkaan. Tällöin asiakkaan maksut-sivulla on tieto minimiveloituksesta. Minimiveloitukseen on päädytty siksi, että kirjastolle tulee kustannuksia jokaisesta verkkomaksutapahtumasta.
Maksut poistuvat kirjastojärjestelmästä kun maksutapahtuma on onnistuneesti toteutunut.
Jos asiakas on maksanut saman maksun verkkomaksuna kahdesti, on verkkomaksu mahdollista palauttaa asiakkaalle. Muissa tapauksissa verkkomaksuja ei palauteta.