Tässä ohjeistusta seuraavanlaisiin tilanteisiin:
- Kirjastossa saadaan tietää lyhyellä varoajalla, esimerkiksi perjantaina, että kirjasto ei voi olla viikonloppuna omatoimisesti auki ja viikonlopulle osuu varausten viimeisiä noutopäiviä sekä lainojen eräpäiviä
- Kirjastoon ei ole yllättäen päässyt viikonloppuna (tai muuten omatoimiaikana) esim. laitevian vuoksi ja tästä syystä varauksia on erääntynyt tai niiden noutoaika on jäämässä liian lyhyeksi
Ensimmäinen skenaario: Kirjastossa saadaan tietää lyhyellä varoajalla, että kirjasto ei voi olla omatoimisesti auki
- Jos tieto tulee Vaskituen päivystysaikana (arkisin ennen neljää):
- Vaskitukea voi pyytää siirtämään omatoimiajalle osuvat eräpäivät sekä varausten viimeiset noutopäivät kiinnioloajan, esim. viikonlopun yli. Jos kirjasto on esimerkiksi la-su kiinni, siirrämme eräpäivät ja noutopäivät tiistaille, jolloin asiakas saa kaksi lisäpäivää. Asiakas ei valitettavasti saa ilmoitusta siirrosta, mutta tieto päivittyy kuitenkin verkkokirjastoon.
- Kirjaston ovelle kannattaa viedä lappu/päivittää tieto infotauluun, jossa kerrotaan, että omatoimisuus ei valitettavasti toimi, mutta eräpäivät ja varausten noutopäivät on siirretty päivään x.
- Jos tieto tulee sen jälkeen, kun Vaskituki ei enää päivystä:
- Jos erääntyviä varauksia ei ole montaa, ne voi uudelleenaktivoida Kohassa jolloin asiakas saa viisi noutopäivää lisää ja tästä myös ilmoituksen. Monesti voi olla, että varauksia on liikaa tähän toimintatapaan.
- Toinen tapa toimia tässä tilanteessa on sulkea kalenteri omatoimiajaksi ja sen jälkeen vielä kahdeksi palvelupäiväksi. Kalenterin kiinniolopäivinä varaukset eivät muutu vanhentuneiksi vaikka niiden viimeinen noutopäivä olisikin mennyt.
- Eli esimerkiksi jos kirjastoon ei pääse omatoimisesti viikonloppuna ja kirjastossa on heti maanantaina henkilökuntaa, kalenteri suljetaan la-ti. Näin varauksille tulee palveluaikojen puitteissa kaksi mahdollista noutopäivää lisää.
- Tämä toki aiheuttaa sen, että maanantaina ja tiistain aikana tärpätyille varauksille tulee hieman pidempi noutoaika. Se on kuitenkin aika pieni paha.
- Lainojen eräpäiville emme tässä vaiheessa oikein voi mitään. Asiakas voi kuitenkin palauttaa lainat johonkin toiseen kirjastoon tai mahdollisesti uusia ne verkkokirjastossa. Jos asiakas ottaa erääntyneiden lainojen takia yhteyttä, voi asiakkaalta poistaa näiltä päiviltä kertyneet myöhästymismaksut.
- Lappu ovelle ja/tai infotauluun, että varausten viimeiset noutopäivät on siirretty päivään x.
Toinen skenaario: Kirjastoon ei ole päässyt yllättäen omatoimiaikana esim. laitevian vuoksi
- Kun varaus on jo erääntynyt, emme pysty sen noutopäivää enää siirtämään. Ei ole myöskään realistista käydä kaikkia noutamattomia varauksia läpi, tehdä niihin uusia varauksia ja pyytää siirtoa jonon kärkeen. Tästä syystä jää asiakkaan vastuulle olla kirjastoon itse yhteydessä. Yhteyttä ottavalta asiakkaalta poistetaan noutamattoman varauksen maksu, tehdään uusi varaus ja pyydetään Vaskitukea siirtämään varaus jonon kärkeen.
- Lainojen eräpäiviin suhtaudutaan samalla lailla kuin edellisessäkin tapauksessa. Jos asiakas on tästä itse yhteydessä, voidaan poistaa tuolta ajalta myöhästymismaksut.