Turun pääkirjaston varasto toimii Vaski-kirjastojen keskitettynä varastona. Raision pääkirjaston varasto toimii Vaski-kirjastojen (pois lukien Turku) aikuisten musiikin cd-levyjen keskitettynä varastona (Vaski johtoryhmän päätös 1.11.2011). Varastoinnissa otetaan huomioon Varastokirjastosta jo löytyvä aineisto. (Vaskin johtoryhmän päätös 14.12.2012)
Varastokokoelmaa ei voida kasvattaa paljon, joten varastoinnissa käytetään harkintaa. Turhaa päällekkäisvarastointia pyritään välttämään.
Nämä ohjeet ovat voimassa toistaiseksi ja koskevat Raisioon varastoitavaa aineistoa. Uusi ohjeistus laaditaan, kun Vaskin tarkemmat varastointilinjaukset täsmentyvät ja varastointiohje valmistuu.
Raisioon varastoitava aineisto
Menettelyohje
Jos olette poistamassa Vaskin viimeistä tai melkein viimeistä nidettä, lähettäkää tiedot teoksesta ja sen kunnosta Raisioon: juha.kaunisto@raisio.fi
Ennen yhteydenottoa on hyvä tarkistaa, että käsillä on oikeasti teoksen, ei vain kyseisen tietueen, viimeinen tai lähes viimeinen nide ennen kuin tarjoatte teosta varastoon. Tietokannassa on paljon tupla- ja triplatietueita.
Raisio tarkastaa tilanteen, tekee varastointipäätöksen ja ilmoittaa siitä viestin lähettäjälle. Mikäli teos varastoidaan, Raisio lähettää ohjeet kenelle teokset lähetään kuljetuksen mukana. Varastoitavaksi lähetettävien Cd-levyjen luettelointitietueita ei poisteta tietokannasta eikä levyjen nidetietoihin tarvitse tehdä muutoksia – muutokset tehdään Raisiossa.
Varastointipäätöksen saatuanne olkaa huolellisia varastoitavan aineiston pakkaamisessa ja merkitsemisessä. Lähetykseen on selkeästi merkittävä vastaanottaja.
Osa Vaski-kirjastoista lähettää cd-levyjä varastoitavaksi myös Varastokirjastoon. Tämä edellyttää myös LowTag -merkinnän tekemistä Melindaan.
Varastoitava aineisto
Musiikki ei vanhene sisällöllisesti.
Raision pääkirjastoon varastoidaan kaikkien Vaski-kirjastojen, paitsi Turun, musiikin cd-levyjen viimeiset kappaleet. (Turku varastoi oman musiikkiaineistonsa sekä lasten musiikkia.) Raisio ja Turku karsivat yhteistyöllä turhia nimekekohtaisia päällekkäisyyksiä varastokokoelmissa.
Teoksista varastoidaan eri julkaisuversioita ja tulkintoja. Erityisesti taidemusiikin teoksista voidaan varastoida useampia eri versioita esityksistä. Taidemusiikkikokoelmassa teosten eri levytykset ovat kokoelman rikkaus.
Cd-levyjä poistettaessa kirjastot tarkastavat Vaski-kokoelman tilanteen. Mikäli kyseessä on Vaskin viimeinen nide, kirjasto arvioi itse tai epävarmoissa tilanteissa kysyy ennen poistamista mielipiteen Raisiosta. Näin vältetään ns. korvaamattoman aineiston (esim. loppuunmyydyt klassikkolevytykset) häviäminen kokoelmasta.
Huonokuntoisia, toimimattomia tallenteita ei varastoida.
Tarkistakaa varastointitarve Raision kanssa ainakin, jos:
- kyseessä on Vaskin ainoa nide. Niteen tilanne kannattaa tarkastaa varmuuden vuoksi jo toiseksi viimeisen niteen kohdalla, sillä tietokannassa voi olla kadonneita niteitä.
- teos tai sen sisältö on ainutkertainen ja/tai harvinainen.
- nide on levytysversion viimeinen kappale.
- nimekkeestä on jo varastoitu kappale mutta on syytä olettaa, että teos on aktiivikäytössä (asian voi varmistaa Raisiosta). Tällöin on syytä tarkastaa teosten kunto ja korvata mahdollisesti huonokuntoinen varastokappale parempikuntoisella niteellä.