Hankintaportaalista ja verkkokaupoista tilaaminen vaatii aina vastineekseen oikean nimisen tilin Kohassa, minkä vuoksi joka vuosi on luotava seuraavan vuoden ostoskoreja vastaavat tilit Kohaan ennen niihin tilaamista. Ilman oikein luotuja ja nimettyjä tilejä eivät hankintaportaalin ja verkkokauppojen tilaukset siirry Kohaan. Hankintaportaaliin seuraavan vuoden ostoskorit tulevat käyttöön syksyllä rinnakkain kuluvan vuoden ostoskorien kanssa, Kirjastopalvelun ja Kirjavälityksen osalta ostoskorien vaihto toteutetaan sen sijaan lähellä vuodenvaihdetta.
Seuraavan vuoden budjetin ja tilien teko on aina kunkin kirjaston omalla vastuulla. Budjetteihin pääsee käsiksi Hankinnat-etusivun vasemman laidan valikosta. Siellä uuden budjetin tileineen pystyy luomaan käyttämällä budjetin Kopiointi-toimintoa:
Toiminto tekee kopion kuluvan vuoden budjetista tileineen. Kopioinnin jälkeen on uuden budjetin alle syntyneiden tilien tiedoista käytävä muokkaamassa seuraavat tiedot:
- Oikeat vuosiluvut tilikoodeihin ja tilien nimiin (tämä on ehdottoman tärkeää, sillä tilaukset eivät muuten siirry)
- Tilin omistaja, jos vaihtunut
- Tilin käyttäjät, jos vaihtuneet
- Määrärahasummat, jos muuttuneet
Lisäksi kannattaa tarkistaa, että tilille on asetettu oikea kirjasto. Kirjasto on valittava aina, jotta tili ei näy turhaan kaikille hankintaa tekeville. Hyvä on myös varmistaa, että kohdassa Rajoita käyttö on valittuna jompi kumpi seuraavista:
- Omistaja ja käyttäjät (=ainoastaan tilille lisätyt käyttäjät ja omistajat voivat katsoa ja muokata tiliä sekä vastaanottaa tilauksia; ideaalitilanteessa kannattaa suosia tätä ja lisätä tilille käyttäjiä tarpeen tullen)
- Omistaja, käyttäjät ja kirjasto (=omistajan ja käyttäjien lisäksi tiliä voivat katsoa ja muokata sekä tilauksia vastaanottaa kaikki, joiden kirjastoksi on asetettu tiliin liitetty kirjasto)
Lisää ohjeita budjettien ja tilien tekemisestä löytyy Koha-Suomen ohjeista.
Kommenttien kirjoittaminen edellyttää että olet kirjautunut.