15-vuotiaiden ja sitä vanhempienhenkilöasiakkaiden lainaajalomakkeita ei saa säilyttää.
Alle 15-vuotiaiden lainaajalomakkeet on säilytettävä siihen asti, kunnes lapsiasiakas täyttää 15 vuotta ja huoltajatieto poistuu järjestelmästä. Lapsiasiakkaiden lomakkeet on hyvä arkistoida esimerkiksi syntymävuosittain, jolloin ”vanhentuneet” lomakkeet on helppo hävittää kerran vuodessa.
Yhteisöasiakkaiden lomakkeet on arkistoitava asiakkuuden ajan. Lomakkeen tulee olla löydettävissä, jos yhteisön vastuuhenkilö sitä pyytää.
Kotipalveluasiakkaiden lomakkeet on arkistoitava asiakkuuden ajan.
Lomakkeiden tietoturvallinen käsittely ja arkistointi
Asiakastietoja sisältäviä dokumentteja ei pidä väliaikaisestikaan säilyttää siten, että ulkopuolinen voi päästä käsiksi tietoihin. Älä siis säilytä niitä näkyvillä tai vartioimattomassa työpisteessä.
Arkistoitavat asiakastietoja sisältävät dokumentit tulee säilyttää lukitussa tilassa/kaapissa.
Ne lomakkeet joita ei säilytetä (henkilöasiakas), pitää hävittää mahdollisuuksien mukaan ilman viivettä.
Asiakastietoja sisältävät dokumentit hävitetään pistämällä ne joko silppuriin tai tietoturvaroskikseen.
