Lomakkeiden säilytysajat
- 15-vuotiaiden ja sitä vanhempien henkilöasiakkaiden lainaajalomakkeita ei saa säilyttää.
- Alle 15-vuotiaiden lainaajalomakkeet on säilytettävä siihen asti, kunnes lapsiasiakas täyttää 15 vuotta ja huoltajatieto poistuu järjestelmästä. Lapsiasiakkaiden lomakkeet on hyvä arkistoida esimerkiksi syntymävuosittain, jolloin ”vanhentuneet” lomakkeet on helppo hävittää kerran vuodessa.
- Yhteisöasiakkaiden lomakkeet on arkistoitava asiakkuuden ajan. Lomakkeen tulee olla löydettävissä, jos yhteisön vastuuhenkilö sitä pyytää.
- Kotipalveluasiakkaiden lomakkeet on arkistoitava asiakkuuden ajan.
Lomakkeiden tietoturvallinen käsittely ja arkistointi
- Asiakastietoja sisältäviä dokumentteja ei pidä väliaikaisestikaan säilyttää siten, että ulkopuolinen voi päästä käsiksi tietoihin. Älä siis säilytä niitä näkyvillä tai vartioimattomassa työpisteessä.
- Arkistoitavat asiakastietoja sisältävät dokumentit tulee säilyttää lukitussa tilassa/kaapissa.
- Ne lomakkeet joita ei säilytetä (henkilöasiakas), pitää hävittää mahdollisuuksien mukaan ilman viivettä.
- Asiakastietoja sisältävät dokumentit hävitetään pistämällä ne joko silppuriin tai tietoturvaroskikseen.