Koha

Kohan versiopäivitys on edelleen kesken ja Koha-Suomen arvion mukaan valmistuu vasta huomiseksi 8.6. Eli testausta ei voida aloittaa vielä tiistain aikana. Extranetissä tiedotetaan erikseen, kun testauksen voi aloittaa.

Koha-Suomi on tehnyt opetusvideoita uuden version muutoksista. Kaikki uudet ominaisuudet eivät tule Vaskissa käyttöön, mutta esimerkiksi Varaukset-video kannattaa käydä katsomassa. Tässä linkki Koha-Suomen uutiseen, josta pääsee videoihin.

Muokattu 8.6.2022 7:45 (lisätty tieto väliaikaisesta emo-/osakohderajauksesta)

Asiakastiedot ja maksut

• Jos henkilötunnus löytyy jo sotu-siilosta, tekee järjestelmä automaattisesti haun asiakasrekisteriin ja käyttäjä saa näytölle tekstin Asiakas on jo olemassa! Paina OK siirtyäksesi tietoihin. OK-nappia painamalla asiakkaan tiedot avautuvat uuteen välilehteen.
• Asiakkaan Tiedot-näkymän muutokset:
  • Asiakkaalle lisätyt viestit ja tieto kirjastokortin vanhenemisesta näkyvät nyt myös Tiedot-välilehdellä (aiemmin pelkästään Lainaus-välilehdellä).
  • Noudettavissa olevat varaukset saa esiin klikkaamalla otsikkoa.
• Lainaus-näkymässä näkyy asiakkaan nimi.
• Viimeisimmän asiakkaan tietoihin on mahdollista palata kaikilla sivuilla oikeassa laidassa näkyvän Viimeisin asiakas -painikkeen kautta. Painikkeeseen tallentuu linkki sen asiakkaan tietoihin, jonka tiedoissa on viimeksi oltu (lainauksessa tai tiedot-välilehdellä). Linkin voi tyhjentää itse, mutta se tyhjenee myös silloin, kun virkailijaliittymästä kirjautuu ulos.

Maksut

• Asiakkaan maksuissa tiedot on jaoteltu tarkemmin omiin sarakkeisiin ja niistä näytetään enemmän tietoja.
• Tapahtumat-välilehdellä (vanhassa versiossa Tili-välilehti) on uusia toimintoja, mm. Tiedot-painike (näyttää myöhästymismaksun tarkemman kertymishistorian) ja mahdollisuus maksusuorituksen peruuttamiseen.
• Kaikki maksut eivät enää aiheuta asiakkaalle lainauskieltoa.
  • Yksityisoikeudellisia maksuja lasketa enää mukaan lainauskieltoon eli järjestelmään käsin lisätyt maksut (kadonnut aineisto, maksu, uusi kortti, osoitteen tarkistus) eivät aiheuta lainakieltoa virkailijaliittymässä, automaatilla tai verkkokirjastossa. Pääsääntöisesti asiakkaan maksuihin ei ole tarvetta lisätä maksuja käsin.
  • Mikäli asiakkaalla on käsin lisättyjä maksuja, ilmoitetaan niistä ainoastaan Maksut-välilehdellä. Lainaus-välilehdellä virkailijalle näytetään ainoastaan lainauskieltoon vaikuttavat maksut (tähän on toiveissa saada jollain aikataululla muutos).

Lainaus ja palautus

• Kuljetustilaa ei palautuksessa tarvitse enää vahvistaa erikseen vaan niteet asetetaan automaattisesti kuljetettavaksi kotikirjastoon.
• Kotipalveluasiakkaan kohdalla ilmoitetaan, mikäli asiakas on lainannut saman teoksen jo aiemmin.
• Toisella asiakkaalla lainassa ollut nide kuitataan virkailijaliittymässä palautetuksi ilman erillistä varmistuskysymystä, jos nide lainataan toiselle asiakkaalle (huomiolaatikko tulee näkyviin silti). Automaatilla toisella asiakkaalla lainassa olevan niteen lainaus ei edelleenkään onnistu.
• Asiakkaan saman päivän palautuksista pystyy tulostamaan kuitin palautus-näkymässä. Aiemmin tulostaminen oli mahdollista vain asiakastiedoista käsin.
• Varattu aineisto on mahdollista uusia virkailijaliittymässä valitsemalla Ohita uusintaraja.

Varaukset

• Varauksen vanhenemispäivän voi muuttaa varausjonosta käsin.
• Varaukselta on mahdollista poistaa odottaa-tila varausjonosta käsin. Tilan poisto siirtää varauksen takaisin varausjonon kärkeen. Varauksen vanhenemispäivä on muistettava muuttaa samalla 2 vuoden päähän, jotta varaukselle ei jää liian lyhyt voimassaoloaika.
• Varaukselta on myös mahdollista poistaa kuljetustila varausjonosta käsin. Tilan poisto siirtää varauksen takaisin varausjonon kärkeen ja itse nide jää edelleen kuljetettavana-tilaan.
• Varausjonosta käsin on mahdollista tulostaa varaus- tai kuljetuskuitti.
• Ei-varattavaan aineistoon (esim. jokerit) tehdyt nidevaraukset tärppäävät kiinni palautuksessa. Aiemmin nidevarauksen sai varoituksista huolimatta tallennettua, mutta niteet eivät kuitenkaan tärpänneet varauksiin kiinni.
• Noutoaikojen määrittelyyn on järjestelmäasetusten puolella tullut muutos, jonka myötä kirjastojen aukiolopäiviä ei pystytä enää toimipistekohtaisesti huomioimaan varausten noutoajan laskemisessa. Jatkossa noutoajan pituus on 7 eräpäiväkalenteriin merkittyä aukiolopäivää. Kirjastoautojen osalta noutoajat on määritelty autokohtaisesti, sillä autojen ajoaikataulut vaihtelevat kunnittain.
• Kiireetön varaus -rasti varauksen teossa. Voi hyödyntää työhön liittyvissä varauksissa, joilla ei ole kiire (esim. nidetarran muutokset).

Tiedonhaku

• Osakohteet näkyvät tietueen sivulla omalla välilehdellään (Kuvaukset-välilehden vieressä).
• Lehtitilauksia varten on lisätty myös oma välilehti tietuesivun vasempaan valikkoon.
• Tarkan haun rajauksista löytyvä kirjasto-rajaus kohdistuu sijaintikirjastoon (aiemmin kotikirjastoon).
• Hakutulosnäkymä: sivulla näkyvien viitteiden määrän voi vaihtaa (maksimina 100)
• Uusi fasetti Hyllypaikka.
• Jos tekee tarkan haun ja palaa hakutuloksesta takaisin hakulomakkeelle selaimessa taaksepäin siirtymällä, ovat tyhjät hakukentät ja pudotusvalikot lukittuja. Lukituksen saa pois sivun päivittämällä (F5), mutta pyrkimyksenä on saada lukittuminen jollain aikavälillä kokonaan pois.
• Hae tietokannasta -kenttä ei tyhjene haun jälkeen, mikä mahdollistaa hakulauseen muokkaamiseen. Haittapuolena hakulause täytyy manuaalisesti pyyhkiä pois myös silloin kun siirtyy esim. palautus-välilehdelle.
• Huom! Tiedonhaun näkymistä voi alkuun puuttua joitakin siellä aiemmin näkyneitä tietoja, sillä osa näkymiin tehdyistä lisäyksistä ehditään tuoda uuteen versioon vasta versiopäivityksen jälkeen. Emo-/osakohderajausta varten on tehty väliaikainen ratkaisu tarkan haun lomakkeelle (löytyy Ikärajat-välilehden vierestä välilehdeltä Muita vaihtoehtoja).

Nidehaku

• Kadonnut-rajaus on muuttunut valikoksi ja vaihtanut paikkaa.
• Hakutulossivulla Kokoelma-sarakkeessa näkyy kokoelmakoodi (aiemmin sarjaan liittyvä merkintä).
• Uudet sarakkeet Ei lainattavissa ja Kadonnut -tiloille.
• Hakutuloksen vienti csv-tiedostoksi onnistuu suoraan suomenkielisestä käyttöliittymästä (aiemmin ei vienyt koko hakutulosta eikä jakanut tietoa oikein sarakkeisiin). Suoraan Excelissä avaamisessa on kuitenkin edelleen omat ongelmansa (ääkköset ei näy oikein, ylimääräiset lainausmerkit tietojen ympärillä). Nidehaun tulokset kannattaa siis jatkossakin esimerkiksi tallentaa csv-tiedostoksi ja tuoda sen jälkeen Excelissä Nouda tiedot -toimintoa käyttäen.

Niteet

• Kuljetettavan niteen sijaintikirjastona näkyy nyt johdonmukaisesti eri näkymissä viimeisin havaintoyksikkö. Aiemmin osalla sivuista sijaintikirjastona oli kirjasto, jonne nide oli matkalla.
• Niteiden muokkauksessa on mahdollista lisätä nide tarratulostukseen myös kunkin niteen kohdalla olevasta Toiminnot-valikosta (Tulostuslistaan).
• Jokeri-niteillä käytettävä jatkossa Vahingoittunut-tyyppistä erikoistilaa ”Jokeri”. Jokereille asetetaan siis sekä nidetyyppi 14 vrk, ei voi uusia (jokeri) että erikoistila Jokeri.
• Kadonnut-tilaiset niteet eivät näy enää Finnassa.

Raportit

• Jos raportin tulokset sisältävät nidenumeron tai tietuenumeron, voi tuloksista siirtyä suoraan niteiden tai tietueiden erämuokkaukseen.
• Kaikki raportit eivät välttämättä toimi suoraan vaan niitä päivitetään sitä mukaa kun ehditään. Tärkeimmät, päivittäin ajettavat raportit päivitetään kuitenkin heti.

Hankinta ja kausijulkaisut

• Hankintojen vastaanotosta on poistunut erillinen hakulaatikko ja sen sijaan vastaanotettavissa olevat tilaukset näytetään nyt suoraan. Listaa voi suodattaa erilaisin hakuehdoin (esim. yhteenveto-kentästä voi hakea nimekkeellä, tekijällä ja isbn-numerolla).
• Tilauksiin käytettyjä summia on mahdollista jälkikäteen oikaista hankinnassa luotujen laskujen kautta.

Työkalut

• Laskutustyökalua ei saa käyttää ennen kuin työkalu on saatu kunnolla testattua. Extranetissä ilmoitetaan erikseen, kun laskuja saa alkaa lähettää.
• Tarratulostusta varten on tehty uusi työkalu, johon pääsee menemällä Työkalut > Muut työkalut > Työkaluliitännäiset > Tarratulostustyökalu. Extranettiin on tulossa ohje työkalun käytöstä.
• Sotu-siiloon kirjautuminen henkilötunnuksen tarkistamiseksi on integroitu Kohan käyttöliittymään ja löytyy samasta paikkaa kuin tarratulostus (Työkalut > Muut työkalut > Työkaluliitännäiset > Sotuteekki). Työkaluun kirjaudutaan samoilla sotu-siilo -tunnuksilla kuin aiemmin ja tunnuksia myönnetään jatkossakin ainoastaan laskutusta tekeville.

Automaatit

• Ei-varatut, muualle kuljetettavat niteet eivät enää menee automaatilla palauttaessa saatavilla-tilaan vaan kuljetettaviksi.
  • Jos palautusautomaatti siis lajittelee kotikirjastoon kuljetettavat niteet eri paikkaan kuin varaukset, voi ne jatkossa laittaa kuljetuslaatikkoon ilman uudelleenpalautusta virkailijaliittymässä.
• Asiakkaiden on mahdollista lainata automaatilla kuljetustilainen nide. Kirjastoissa, joissa muiden kuntien niteet opastetaan jättämään palautushyllyyn, voidaan siis opastaa näin jatkossakin.
• Noutoyksikössä automaattiin palautettu varattu nide saa tilakseen Käsiteltävänä (aiemmin Kuljetettavana).

Muuta

• Osa massamuutoksista (mm. tietueiden ja niteiden erämuokkaus/eräpoisto) on siirretty taustatöiksi ja käyttäjä saa muokkauksen tallennuksen jälkeen ilmoituksen ”Työ on jonossa! Se käsitellään niin pian kuin mahdollista.”.
  • Muokkaukset eivät siis tapahdu enää samantien muokkaus- ja tai poistonäytöllä vaan käyttäjä saa linkin käynnistettyyn taustatyöhön. Linkistä aukeavalta sivulta näkee, kun työ on suoritettu. Osassa taustatöistä saa virheilmoitussivun, jos työ on vielä kesken. Silloin kannattaa odottaa hetki ja yrittää sivulle hetken päästä uudelleen.
• Siirtokokoelma-toiminnallisuutta (Kohassa Kiertokokoelmat) ei oteta käyttöön, mutta siirtolainakokoelmia voi tarvittaessa perustaa niteiden erämuokkauksella muuttamalla niteiden kotikirjaston ja lisäämällä sellaisen nidehuomautuksen, jolla niteet on helppo myöhemmin hakea.

Versiotiedotteeseen on pyritty kokoamaan Vaskin kannalta oleelliset, näkyvät muutokset. Koha-Suomen koostama katsaus uusista ominaisuuksista löytyy täältä. Katsauksessa on mukana joitakin sellaisia ominaisuuksia, joita Vaskissa ei oteta käyttöön (esim. kaksi huoltajaa). Koha-Suomi on tehnyt myös videon varauksia koskevista uudistuksista, videota pääsee katselemaan täällä.

Maanantai 6.6.2022

• Koha kokonaan pois käytöstä klo 21 alkaen. Käyttökatkon aikana kirjastokorttitunnistautuminen on pois päältä (esim. verkkokirjasto, e-aineistot, laitteet). Varalainausta ei tule käyttää versionvaihdon aikana.
• Jos kirjasto on versionvaihdon aikana auki asiakkaille, sammuta automaatit jotta asiakkaat eivät yritä käyttää niitä.
• Jos kirjastossa on käytössä eBooking ja kirjasto on auki, kannattaa eBooking ottaa pois käytöstä versionvaihdon ajaksi.

Tiistai 7.6.2022

• Koha ja sen rajapinnat käynnistetään aamupäivän aikana, pyrkimyksenä on päästä aloittamaan testaus iltapäivällä.
• Extranetissä tiedotetaan, kun testauksen saa aloittaa. Testausta ei tule tehdä asiakkaiden oikeilla lainoilla ja varauksilla.
• Tarkemmat testausohjeet löytyvät tiedotteen lopusta.

Keskiviikko 8.6.2022

• Kirjastot on tarkoitus avata klo 12 mennessä.
• Kaikki testaukset on hyvä saada tehtyä sitä ennen, jotta jää tarvittaessa aikaa myös korjauksille.
• Ihan kaikki vanhat ominaisuudet, jotka on päätetty siirtää, eivät ole käytettävissä heti uuden version käyttöönotossa. Versionvaihdossa on ensisijaisesti priorisoitu toiminnot, jotka vaikuttavat asiakaspalveluun. Esimerkiksi laskutusta ei saa aloittaa heti eikä luetteloinnin kaikki aputoiminnot ole luultavasti käytettävissä.
• Extranetissä tiedotetaan, kun tuotantokäytön saa aloittaa ja mitkä toiminnot eivät silloin ole vielä käytössä.

Kaikissa kirjastoissa tehtävä testaus

1. Automaatit
   • Käynnistä automaatti uudelleen ja tarkista, että kirjastokortilla kirjautuminen, lainaaminen ja palauttaminen onnistuu. Älä palauta oikeiden asiakkaiden lainoja tai varattuja niteitä.
2. Omatoimikirjaston sisäänpääsy
   • Tarkista, että kirjastokortilla kirjautuminen onnistuu.
3. Omat virkailijatunnukset
   • Tarkista, että pääset kirjautumaan Kohaan ja pääset käyttämään työtehtäviesi edellyttämiä toimintoja.
4. Kellutus
   • Jos kirjasto kuuluu johonkin kelluvaan kokoelmaan, tarkista että aineisto jää kellumaan / lähtee kuljetukseen kuten pitää. Testausta varten kannattaa jo etukäteen varata kelluvaa/ei-kelluvaa aineistoa saataville. Älä palauta oikeiden asiakkaiden lainoja tai varattuja niteitä.

Testauksessa havaituista ongelmista ilmoitetaan Vaskitukeen. Kuvaa ongelma mahdollisimman tarkasti ja liitä viestiin mukaan testauksessa käytetyn automaatin/kirjastokortin/niteen tiedot.