Aurora
Auroraan ei hankintoihin liittyen tule tehdä muutoksia enää maanantain 17.5. jälkeen. Viimeistään 17.5. on siis tehtävä
- viimeiset tilaukset Auroran valintalistojen kautta (av-aineisto),
- muiden tilausten tietojen tallennus sekä
- aineiston vastaanottomerkinnät ja lehtien saapumismerkinnät.
Tiistaina 18.5. on kirjastojen otettava itse talteen Auroran määrärahabudjetista jäljellä olevat summat (jos Auroran budjetti ei ole ollut ollenkaan käytössä, ei tämän suhteen tarvitse tehdä mitään). Apua saa tarvittaessa Riitta Karilta (riitta.kari@naantali.fi). Jäljellä olevia määrärahasummia tarvitaan Kohan budjetteihin loppuvuonna tehtävien tilausten seuraamiseksi. Kirjastot vievät summat itse Kohaan käyttöönoton jälkeen (ohjeistus koulutusvideolla Toimittajat, budjetit ja tilit).
Kirjastojen avoimet tilaukset otetaan talteen excel-tiedostoina tiistaina 18.5. ja niiden avulla kirjastoissa voidaan seurata loppuvuonna saapuvien hankintojen määrärahoja. Kirjastojen ei tarvitse huolehtia excel-tiedostojen ottamisesta itse vaan ne hoidetaan keskitetysti.
Hankintaportaalin kirjatilaukset
Hankintaportaalin yhteys Auroraan katkaistaan 18.5. Hankintaportaali integroidaan Kohaan järjestelmänvaihdon aikana ja ostoskorit päivitetään portaaliin kirjastoilta saatujen tietojen mukaisesti. Kun yhteys Kohan ja hankintaportaalin välillä on toiminnassa ja testattu, tiedotetaan siitä kirjastoille.
Kirjatilausten osalta on mahdollista toimia jommalla kummalla seuraavista tavoista:
- Tilataan kirjat normaalisti hankintaportaalin kautta. Tilaukset välittyvät aineistotoimittajille, mutta kirjastojärjestelmään tulevat editx-sanomat jäävät jemmaan portaaliin ja siirtyvät portaalista Kohaan vasta, kun integraatio on valmis.
- Aloitetaan tilaaminen hankintaportaalin kautta vasta kun Koha-integraatio on valmis.
Av-aineiston tilaukset
Kohaan ei tule valintalistoja kuten Auroraan nyt. Jatkossa av-aineiston hankinnat sopimustoimittajalta (Kirjastopalvelu) tehdään Aarre-verkkokaupassa, jossa valintalistat ovat käytettävissä. Aarre-verkkokaupassa tehdyt hankinnat siirtyvät Kohaan vastaavalla tavalla kuin hankintaportaalista. Aarre-verkkokaupasta tilaamisesta tulee ohjeistusta myöhemmin.
Kohan budjetti ja tilit
Hankintaportaalia ja Aarre-verkkokaupasta tulevia tilauksia varten tehdään kirjastoille valmiiksi Kohaan tilit ja toimittajat. Kohan tilit vastaavat portaalin ja verkkokaupan ostoskoreja.
Käyttöönoton jälkeen on kunkin kirjaston huolehdittava itse Kohan budjetin ja tilien määrärahasummien sekä käyttäjäoikeuksien muokkaamisesta (ohjeistus koulutusvideolla Toimittajat, budjetit ja tilit). Kuten ylempänä jo mainittiin, tulee tässä kohtaan siis tarpeeseen Aurorasta talteen otetut määrärahojen jäljellä olevat summat.
Lisätiedot: kaisa.hypen@turku.fi & riitta.kari@naantali.fi