Alkuperäisessä tiedotteessa budjettien sulkemista ja avoinna olevien tilausten siirtoa koskien ei oltu huomioitu eri nimisten tilikoodien vaikutusta tilausten siirtoon. Koska tilikoodeissa käytetään vuosilukua (TUPKLAP2021, TUPKLAP2022 jne), ei tilauksia saa siirrettyä uuden budjetin alle ilman tilikoodien väliaikaista muuttamista tismalleen saman nimisiksi.
Eli mitä kuuluisi nyt sitten tehdä?
1. Kirjastoni kaikki 2021 vuoden tilaukset on jo vastaanotettu
Jos vastaanottamia tilauksia menneeltä vuodelta ei ole, voit huoletta sulkea budjetin alkuperäisen ohjeen mukaisesti ilman ylimääräistä kikkailua.
2. Kirjastollani on saapumattomia tilauksia vuodelta 2021 ja haluan siirtää ne tämän vuoden budjettiin
Ennen budjetin sulkemista ja tilausten siirtoa on väliaikaisesti muutettava 2022 budjetin tilien tilikoodeihin vuosiluku 2021. Huomaa, että samanaikaisesti ei saa tehdä tilauksia hankintaportaalista tai verkkokaupoista. Kun budjetin sulku ja tilausten siirto on saatu tehtyä, muutetaan 2022 budjetin tilien tilikoodeihin takaisin vuosiluku 2022, minkä jälkeen uusia tilauksia voi alkaa taas tehdä.
3. Olin jo ehtinyt sulkea budjetin ja vastaanottamattomien tilausten siirto epäonnistui
Mitään peruuttamatonta ei ole tapahtunut vaan budjetin sulkemisen ja tilausten siirron pystyy tekemään vielä uudemman kerran. Toimi kohdan 2. ohjeen mukaisesti.
Pahoittelemme alkuperäistä puutteellista ohjeistusta. Mikäli ohjeissa jokin jää vielä mietityttämään tai siirrossa tulee pulmia eteen, voi apua pyytää Vaskituesta.