Sivu päivitetty 15.4.2021 (Terminologia, Tietueet ja tiedonhaku)
Vaskin testiympäristöön on tehty kolmas esikonversio. Konversiossa käytetty tietokantakopio on otettu Aurorasta 8.10.2020.
Kolmannen konversiokierroksen yhteydessä on korjailtu edellisellä konversiokierroksella havaittuja virheitä ja täydennetty puutteellisia tietoja:
- Korjattu kirjastokorttien siirtyminen niin, että jos asiakkaalla on monta korttia, niistä aktiiviseksi merkitty siirtyy Kohaan.
- Korjattu asiakkaan yhteystietojen siirtyminen niin, että aktiiviseksi merkitty tieto siirtyy.
- Korjattu asiakkaan viestien ja lainauskieltojen siirtymiseen liittynyt virhe.
- Lisätty asiakkaiden viestiasetukset, maksut ja pin-koodit. Siirretty 16.3. viestit Kohan Huomautus-kentästä Lisää viesti -toiminnon viesteiksi.
- Määritelty asiakkaiden vanhenemisajat Vaski-johtoryhmän päätöksen mukaisesti.
- Konvertoitu Kohan aineistolaji -kenttään niteiden osalta laina-ajasta kertovat nidetyypit ja kuvailutietueisiin aineistotyypit.
- Muutoksen myötä aineistolajiin rajaaminen tarkassa haussa toimii, mutta hakutuloksen rajausvaihtoehdoissa ei ole toistaiseksi aineistolaji-fasettia. (Faseteista löytyvien nidetyyppien joukossa kummittelee kyllä joitakin aineistolajeja, mutta siellä tulee tuotannossa olemaan pelkkiä laina-aikatyyppejä).
- Muutettu niteellä oleva Kohan koko signum -tieto muotoon luokka + pääsana + hyllypaikkakoodi.
- Muutettu Varastossa-erikoistila Lisäkappalevarastoksi.
- Korjattu automaattisesti muodostettavat nidetunnukset alkamaan LVask-tunnuksella.
Asetuksiin liittyviä korjauksia ja muutoksia:
- Täydennetty laina- ja maksusääntöjä.
- Parannettu eri näkymiä.
- Tehty kellutusasetukset kelluttaville kunnille (Laitila, Rusko, Turku, Uusikaupunki). Turun osalta lehti- ja varastoniteiden ei-kelluvuus ei vielä toimi, mutta asetukset laitetaan kuntoon seuraavalle konversiokierrokselle.
- Laitettu myöhästymismaksujen kertyminen päälle 1.4.
Testiympäristöön on liitetty Finna-verkkokirjastonäkymä, johon saa myös käydä tutustumassa. Linkit Kohan virkailijaliittymään sekä Finna-näkymään löytyvät oikeasta sivupalkista. Finna-linkeissä oli hetkellisesti virhe, jonka vuoksi linkit johtivat väärään testi-Finnaan. Virhe korjattu 15.3.
Testaaminen ja järjestelmään tutustuminen
Kaikkien kirjastojen odotetaan tutustuneen 13.4. annettuun määräaikaan mennessä oman kokoelman siirtosääntöjen toteutumiseen vertailemalla miltä omat niteet näyttävät Aurorassa ja Kohassa. Tarkastelun tukena toimiva siirtosääntötaulukko on päivitetty viimeisen kerran ajan tasalle 14.4. (lisätty listaan projektiryhmälle ilmoitettuja uudempia osastoja ja sijainteja, joita ei ole kirjastolla ollut vielä viime syksynä käytössä).
Testiympäristössä saa ja kannattaa käydä katselemassa ja kokeilemassa myös muuten, jotta uusi järjestelmä tulee pikkuhiljaa tutummaksi. Jos aloittaminen tuntuu hankalalta, voi tutustumisen aloittaa projektiryhmän kokoaman tehtäväpaketin avulla.
Ohjeita Kohan käytöstä löytyy Koha-Suomen materiaaleista: https://tiketti.koha-suomi.fi/projects/koha-suomen-dokumentaatio/wiki/Kohan_ohje_suomeksi. Kohaa suositellaan käytettävän Mozilla Firefox -selaimella.
Tutustuthan myös alla oleviin huomioihin testiympäristöön liittyen niin saat testiympäristöstä parhaan hyödyn irti!
Kysymykset ja huomiot voi lähettää projektiryhmän sähköpostiin: kohaprojekti@turku.fi
Terminologia
Kohassa käytetään hiukan eri termejä esimerkiksi osastoista ja sijainneista. Alle on koottuna pieni termi-opas:
| Aurora | Koha |
|---|---|
| Osasto | Hyllypaikka |
| Sijainti | Kokoelmakoodi (Vaskin yhteisesti päättämät sijainnit), loput säilytettävistä sijainneista yleinen huomautus -kentässä |
| Hyllypaikka | Niteen luokka (saa aina etuliitteeksi osasto-lyhenteen, esim. L = Lapset) |
| Nidetyyppi | Jokaisella niteellä on nidetyyppi, joka vastaa Auroran laina-aikatietoa. Niteen muokkauksessa sekä tiedonhaun faseteissa nidetyyppien joukossa kummittelee vielä Kohan vanhoja aineistolajeja, mutta tuotannossa nidetyyppien joukossa tulee olemaan pelkästään laina-aikoja. Kentässä aiemmin ollut aineistolajitieto on siirretty niteiltä kuvailutietueille (aineistotyyppi osakentässä 942c). (Päivitetty 15.4.2021) |
Asiakkaat
Asiakkaiden tiedot on anonymisoitu eikä kenenkään oikeita asiakastietoja saa lisätä testiympäristöön. Jos siis testailet asiakastietojen muokkausta tai kortin tekoa, käytä mielikuvitusta! Huomaa, että anonymisoinnin takia sähköpostit ja puhelinnumerot ovat epäkelvossa muodossa eikä asiakastietueen muutoksia saa tallennettua ilman, että kentät joko tyhjentää tai muuttaa ohjelman hyväksymään muotoon (päivitetty 14.4.).
Anonymisoinnin takia sähköpostit ja puhelinnumerot ovat epäkelvossa muodossa eikä asiakastietuetta pysty tall
Ennen eräpäivää lähtevän ilmoituksen lähetysväliä ei ole vielä huomioitu konversiossa ja lisäksi projektissa on toistaiseksi selvityksen alla saadaanko palautuspyyntö asiakaskohtaiseksi viestiasetukseksi. Tällä hetkellä palautuspyynnöt lähtevät Kohasta asiakaslajikohtaisten määritysten mukaisesti.
Lainaus ja palautus
Lainausta ja palautusta saa vapaasti testailla. Kellutusasetukset on määritelty kelluttaville kirjastoille.
Kirjastot, osastot ja sijainnit
Auroran kunta-tasoa ei ole Kohassa. Koulukirjastojen ja museoiden rakenne on perustettu Kohaan Vaski-johtoryhmän 17.11. kokouksessa tehdyn päätöksen mukaisesti. Ratkaisussa koulukirjastoille on perustettu yksi kunta-tasoinen yksikkö ja toimipisteet ovat hyllytarkenteita (ns. toinen sijainti -kenttä). Museot on viety Kohaan muuten samalla tavoin kuin koulukirjastot, muttas niille on perustettu vain yksi koko Vaskin kattava yksikkö.
Auroran osastot ja yhteiset sijainnit on viety Vaskin tekemän päätöksen mukaisesti ja ne on listattu alle. Yhteisten kokoelmakoodien ulkopuolelle jääneet Auroran sijainnit, jotka halutaan konversiossa säilyttää, on viety niteelle yleiseksi huomautukseksi joka näkyy myös verkkokirjastossa.
Hyllypaikat
- Aikuiset
- Hallinto
- Kirjallisuus
- Lapset
- Lehdet
- Musiikki
- Nuoret
- Taiteet
- Tieto
- Varasto
- Varasto (lapset ja nuoret)
- Vastaanotto
Kokoelmakoodit
- Avovarasto
- Elämäkerrat
- Erä
- Helppolukuiset
- Historia
- Huumori
- Isotekstiset
- Jokeri
- Jännitys
- Katselukirjat
- Kertomuskirjat
- Kotiseutukokoelma
- Kuvakirjat aiheipiireittäin
- Käsikirjasto
- Lasten romaanit
- Manga
- Monikielinen kokoelma
- Novellit
- Nuoret aikuiset
- Romantiikka
- Selkokirjat
- Sesonki
- Sota
- Spekulatiivinen fiktio
- Teoria ja soitonoppaat
Tietueet ja tiedonhaku
Testiympäristön indeksointiasetuksia työstetään vielä ja tiedonhaussa voi toistaiseksi ilmetä siitä johtuvia puutteita. Tällä hetkellä esimerkiksi tarkassa haussa ei toimi rajaus kirjastoyksikköön tai -ryhmään eikä hakutulosfaseteissa toimi rajaaminen emo-/osakohteisiin. Lisäksi saatavilla oleviin teoksiin rajaaminen ei toimi tarkoituksenmukaisesti, sillä se jättää hakutuloksiin teokset, joiden kaikki niteet ovat hyllyssä tai ei-lainata -tilassa.
Faseteissa ei toistaiseksi ole vaihtoehtoa, jolla voisi rajata aineistolajiin. Nidetyyppien joukossa näkyy virheellisesti vielä vanhoja aineistolajeja, mutta niillä haku ei toimi ja nidetyypeissä tulee tuotannossa olemaan pelkkiä laina-aikatyyppejä (päivitetty 15.4.2021).
Niteet
Kohassa on kolmenlaisia erikoistiloja niteille: Ei lainattavissa, Kadonnut ja Vahingoittunut -tilatyypit. Vahingoittunut-tilaan ei siirry konversiossa mitään Auroran nykyisistä erikoistiloista, mutta tilatyyppi valjastetaan koulukirjastojen ja kotipalvelun käyttöön (harhaanjohtavasta nimestään huolimatta).
Eri tilatyypit käyttäytyvät hiukan eri tavoin varattavuuden, lainauksen ja uusinnan suhteen. Projektissa mietitään vielä tilojen selkeyttämistä, ja ohjeistusta tilojen käytöstä ja käyttäymisestä on tulossa myöhemmin.
Konversiossa Auroran erikoistilat muuttuvat tällä hetkellä seuraavasti:
| Auroran erikoistila | Kohan tila |
|---|---|
| Henkilökunnalla | Henkilökunnalla (Kadonnut -tila, muutetaan tuotantoon Ei lainattavissa -tilaksi) |
| Kadonnut | Kadonnut (Kadonnut -tila) |
| Korjattavana | Korjattavana (Ei lainattavissa -tila) |
| Laskutettu (käytetty Aurorassa laskutetuille niteille, jotka ovat olleet tietueen ainoita niteitä ja täytynyt saada erikseen piiloon verkkokirjastosta) | Laskutettu (Ei lainattavissa -tila) |
| Lisäkappalevarasto | Lisäkappalevarasto (Ei lainattavissa -tila) |
| Luetteloinnissa | Käsiteltävänä (Ei lainattavissa -tila) |
| Muovitettavana | Käsiteltävänä (Ei lainattavissa -tila) |
| Neuvonnassa | Henkilökunnalla (Kadonnut -tila, muutetaan tuotantoon Ei lainattavissa -tilaksi) |
| Näyttelyssä | Näyttelyssä (Ei lainattavissa -tila) |
| Odottaa nidetunnusta | Ei saa erikoistilaa, muuttuu saapuneeksi konversiossa |
| Pois käytöstä | Pois käytöstä (Kadonnut -tila, muutetaan tuotantoon Ei lainattavissa -tilaksi) |
| Sotkuhyllyssä | Selvitettävänä (Kadonnut -tila, muutetaan tuotantoon Ei lainattavissa -tilaksi) |
| Varastossa | Lisäkappalevarasto (Ei lainattavissa -tila) |
| Viimeisteltävänä | Käsiteltävänä (Ei lainattavissa -tila) |
Hankinta ja kausijulkaisut
Konversiossa Aurorasta Kohaan ei siirry varsinaisia hankintatietueita vaan ainoastaan nimekkeet ja hankintatilaiset niteet. Myöskään toimittajatiedot, budjetit tai tilit eivät siirry konversiossa vaan ne tullaan määrittelemään suoraan Kohaan. EdItX-tilauksissa tarvittavat budjetit, tilit ja toimittajatiedot tehdään kirjastoille keskitetysti projektissa.
Aurorasta siirtyvien tilattu-tilaisten niteiden saapumiskäsittely joudutaan tekemään eri tavalla kuin Kohan aikana tilattujen niteiden vastaanotto, ja siihen palataan käyttöönottokoulutuksissa. Sama koskee lehtien saapumisvalvontaa, sillä vuoden 2021 lehtiniteet ovat jo muodostuneet Auroraan ja siirtyvät kaikki konversiossa Kohaan ilman hankintatietueita.
Budjettien ja tilien tekemistä on mahdollista testailla hankinta ja pienet kirjastot -testitunnuksilla. Testiympäristössä on poimintayhteydet muihin tietokantoihin, joten tilauksen tekemistä ulkoisesta lähteestä on nyt myös mahdollista kokeilla.
Raportit
Kohassa on useampia raportti-työkaluja. Muu-otsakkeen alta löytyvä Raportointi-työkalu on Koha-Suomen omaa koodia ja siitä ollaan luopumassa. Työkaluun liittyviä OKM-määrityksiä ei tästä syystä ole testiympäristöön tehty eikä tilastoja saa työkalulla otettua oikein.
Tarratulostus
Tarratulostin on saatu toimimaan 25.2.2021. Tarrapohjia ei ole vielä ehditty määritellä kuntoon, mutta pohjat tullaan tekemään keskitetysti.