Kausijulkaisut

Kausijulkaisujen hankinnat

Huom! Tämä ohje edellyttää, että kausijulkaisulle on tehty jo tilaus Kohaan (kts. Uusi lehtitilaus).

Lehtihankinnassa on kaksi vaihetta – ensimmäisessä vaiheessa lehtitilaukselle luodaan hankinta ja jälkimmäisessä vaiheessa lehtilaskun tultua hankinta käsitellään saapuneeksi.

1. Hankinnan lisääminen lehtitilaukselle

  • Aloita valitsemalla Kohan etusivulta Hankinnat.
  • Ensimmäisenä haetaan toimittaja. Voit hakea toimittajan nimellä kummalla tahansa toimittajan hakukentällä, tai painamalla Haku tyhjän kentän jälkeen, jolloin aukeaa lista kaikista toimittajista.
  • Hae oikea toimittaja ja paina +Uusi tilauskori nimen perässä. Jos olet jo tehnyt toimittajalle tilauskorin, voit myös valita Lisää tilauskoriin.
  • Anna tilauskorille tunnistettava nimi ja paina alhaalta Tallenna.
  • Paina +Lisää tilauskoriin ja sen jälkeen valitse Kausijulkaisutilauksesta.
  • Hae lehti ISSN:n, nimekkeen, julkaisijan tai toimittajan perusteella. Koska haku kohdistuu vain aiemmin luotuihin lehtitilauksiin, etuliitteitä tms. ei tarvitse käyttää. Haku kannattaa kohdistaa vain oman kirjaston tilauksiin.
  • Paina oikean hakutuloksen kohdalla Tilaus.
  • Täytä tilausten määrä, valitse tili ja täytä laskussa näkyvä hinta sekä veroprosentti. Huomioi että hinnassa käytetään pistettä erottamaan desimaalit. Korvausmaksuun täytyy myös jättää tilauksen koko hinta, muuten hinta ei näy tilastossa.
  • Paina lopuksi Tallenna.

Jaetut lehtitietueet

Jos lehden vuosikerta on jaettu kahdeksi tietueeksi, tee molemmille oma hankinta. Jaa vuosikerran tilaushinta kahtia, niin että molempien yhteissumma on yhden kokonaisen vuosikerran hinta tai vaihtoehtoisesti laita ensimmäiselle hankinnalle hinnaksi koko summa ja toiselle 0,00.

2. Lehtitilaukseen liitetyn hankinnan sulkeminen

Kun laskut ovat saapuneet ja summat on lisätty Kohaan, voidaan tilauskorit sulkea ja tilaukset merkitä saapuneiksi. Vaihe on välttämätön, jos tapana on sulkea vuodenvaihteen jälkeen aina vanha budjetti ja siirtää vastaanottamattomat tilaukset uuteen budjettiin. Jos kirjastonne käyttää Kohan sijaan jotain muuta tapaa seurata budjettia, tätä vaihetta ei tarvitse tehdä.

Jos kaikkien tilattujen lehtien laskut eivät ole vielä saapuneet, ne voi lisätä Kohaan käyttämällä arviohintana esim. viime vuoden tilaushintaa. Tällöin kannattaa laittaa tilauksen tiedoissa rasti ruutuun kohtaan Vahvistamaton hinta. Tilauskoria ei voi sulkea jos se sisältää vahvistamattomia hintoja, mutta vahvistamattomat hinnat näkyvät hankintojen Tilattu-sarakkeen loppusummassa.

  • Ensimmäisenä tilauskori täytyy sulkea, jotta tilaukset siirtyvät avoimista vastaanotettaviksi. Valitse etusivulta Hankinnat ja hae toimittaja, jonka tilauksia olet vienyt tilauskoriin. Klikkaa tilauskorin nimeä, jonka otat käsittelyyn. Valitse ylhäältä Sulje tilauskori. Huom! Tässä vaiheessa ei kannata sulkea kaikkia tilauskoreja, koska tilauksia on helpompi käsitellä jos vastaanotettavana on vain yksi tilauskori kerrallaan. Tilauskorin voi tarvittaessa avata uudelleen.
  • Sulkemisen jälkeen Koha kysyy varmistuskysymyksen ja ehdottaa tilauskorin lisäämistä samannimiseen ryhmään. Jätä ruutu tyhjäksi ja hyväksy korin sulkeminen.
  • Koha palaa tilauskorien listaan. Klikkaa painiketta Vastaanota tilauksia listan yläpuolella. Koha kysyy toimittajan laskunumeroa, mutta laskun voi nimetä haluamallaan tavalla. Laskut voi halutessaan nimetä välittäjän laskujen numeroinnin mukaan, mutta tämä voi olla työlästä lehtilaskujen määrän vuoksi. Sen sijaan vastaanotetut tilaukset on mahdollista niputtaa esim. vastaanottavan osaston tai kirjaston mukaan, samoin kuin tilauskorit.
  • Kun klikkaat seuraava, aukeaa lista kaikista valitun toimittajan tilauksista, jotka ovat suljetuissa ostoskoreissa. Voit hakea tilauksen nimellä tai klikata tilauksen kohdalla Vastaanota.
  • Vastaanotettujen tilausten määränä näkyy 1, jos Kohaan merkitty lehden tilausjakso on vielä voimassa. Muussa tapauksessa määränä näkyy 0, jonka voi muuttaa ykköseksi. Paina lopuksi Tallenna.
  • Toista vastaanotto kaikkien tilauskorissa olleiden tilausten kohdalla. Jos tilauksia on useammasta suljetusta tilauskorista, tilauskorin nimi näkyy ensimmäisessä sarakkeessa, katso että vastaanotat tilaukset halutun laskun alle.
  • Kun kaikki tilauskorit on suljettu ja niiden tilaukset vastaanotettu, budjettien tilattujen summien ja käytettyjen summien pitäisi täsmätä.

Kausijulkaisujen hankinnat Lue tiedote »

Uusi lehtitilaus – useaan osaan jaetut lehtitietueet

  1. Ensimmäinen sivu täytetään lehtitilaus-ohjetta seuraamalla. Huomioi, että tilaus on tehtävä erikseen kahdelle eri tietueelle, vuoden ensimmäiselle ja jälkimmäiselle puolelle. Hae ensin tietue joka sisältää vuoden ensimmäisen puolen numerot.
  1. Toisella sivulla huomioi, että tilaus on vain puoleksi vuodeksi (esim. 30.6. asti). Huomioi myös:
  • Ilmestymistiheys, jos mahdollista, käytä toistuvaa aikataulua kuten 1 nro/viikko, joka toinen vko tai 1 nro/kk. Poikkeavissa ilmestymistiheyksissä lehdelle parhaiten sopivaa (esim. Kotiliesi 27 nroa/vuosi)
  • Tilauksen pituus, ilmoita numeroissa kuinka monta numeroa ajanjaksolla on tarkoitus ilmestyä (ei koko vuoden numerot)
  • Numerointikaava, täältä löytyy aiemmin luodut profiilit ilmestymiskaavaan. Aku Ankka, Anna, yms. 1-26 toimii millä tahansa tietueella, jonka ilmestymisaika on tammi-kesäkuu, ja joka ilmestyy 52 nidettä/vuosi.
  1. Tallenna tilaus ja siirry tekemään jälkimmäisen puolen vuoden tilausta. Varmista, että valitset tietueen jossa on vuoden jälkimmäiset numerot.
  1. Ensimmäinen sivu täytetään samoin kuin edellisessä tilauksessa, seuraavalla sivulla huomioi:
  • Ensimmäisen numeron julkaisupvm on sillä vuoden puolikkaalla, jolloin numeroiden on tarkoitus saapua, esim. 1. heinäkuuta
  • Tilauksen alkamispvm, ajanjakson ensimmäinen päivä, esim. 1. heinäkuuta
  • Numerointikaavassa käytetään jälkimmäistä puolikasta, esim. Aku Ankka, Anna, yms. 27-52
  • Ensimmäiseksi Numeroksi laitetaan jälkimmäisen puolen vuoden ensimmäinen numero, esim. 27, jos tietueeseen kuuluu numerot 27-52.

Vinkki

Jos sama lehti tilataan moneen kirjastoon, uuden tilauksen tekeminen onnistuu helpoiten kun hakee tekemänsä tilauksen tiedot ja valitsee Muokkaa -> Muokkaa uutena kopiona.

Uusi lehtitilaus – useaan osaan jaetut lehtitietueet Lue tiedote »

Lehtien saapumiskäsittely

Lehtien saapumiskäsittely tapahtuu Kohan Kausijulkaisut-osion kautta. Ennen kuin lehdelle voidaan alkaa vastaanottaa numeroita, pitää lehdelle olla tallennettuna lehtitilaus (ks. ohje). Vuoden 2024 alusta lähtien lehtien saapumisvalvonta tehdään ainoastaan Kausijulkaisut-osion kautta eli uusia lehtinumeroita ei enää lisätä suoraan tietueelle.

Saapumiskäsittely Kausijulkaisut-moduulin kautta

  1. Valitse etusivulta Kausijulkaisut.
  2. Hae lehtitilaus joko ISSN:llä tai nimekkeellä. Suositeltavaa on rajata hakutulokset omaan kirjastoon.
  1. Valitse oikea rivi, jolta löytyy lehti jota olet vastaanottamassa. Klikkaa oikeasta reunasta Kausijulkaisun vastaanotto.
  1. Näkyviin tulee seuraava saapumaton nide. Muuta Odotetaan-tilan tilalle Saapunut.
  1. Koha avaa täytettävät nidetiedot. Pakolliset kentät ovat Hankintapvm ja Viivakoodi.
  2. Koha asettaa hankintapäivämääräksi kuluvan päivän, jos klikkaa kolmea pistettä kentän vieressä. Voit myös klikata tyhjää kenttää ja asettaa päivämäärän käsin.
  3. Satunnaisen nidetunnuksen voi luoda klikkaamalla kolmea pistettä Viivakoodi-kentän vieressä. Voit myös lukea valmiin nidetunnuksen tyhjään kenttään viivakoodinlukijalla.
  1. Ei lainata-tila on oletuksena Uusin numero, luettavissa kirjastossa. Voit tyhjentää kentän, jos lehti tulee heti lainattavaksi.
  2. Numeroon liittyvät huomautukset voi kirjoittaa kenttiin Yleinen huomautus (näkyy verkkokirjastossa) tai Huomautus virkailijoille (näkyy vain Kohassa).
  3. Nidetyyppi määräytyy sen mukaan, mitä tilaukseen on asetettu.
  4. Klikkaa lopuksi Tallenna, Koha luo niteen.

Lisänumerot

Kun lehden ylimääräinen numero saapuu, hae lehti kuten yllä. Kirjoita lehden numero käsin Lisänumero-kenttään, Julkaistu– ja Odotetaan saapuvaksi-kenttiin voi asettaa esim. kuluvan päivän. Muuta lopuksi tilaksi Saapunut, jolloin nidetiedot avautuvat täytettäväksi kuten yllä.

Kaksoisnumerot

Kun lehden kaksoisnumero numero saapuu, hae lehti kuten yllä. Muuta käsin Numero-kenttään todellinen nimi (muodossa ”2024 : 1 – 2”). Jos olet jo muuttanut tilaksi Saapunut, voit muuttaa numeron myös avautuneiden nidetietojen kenttään h-Sarjanumero. Käsittele numero saapuneeksi kuten ohjeessa yllä.

Myös kaksoisnumeron jälkimmäinen numero täytyy poistaa. Hae lehti kuten yllä, muuta sen Odotetaan-tilan tilalle Poista ja tallenna, jolloin Koha tuo seuraavan numeron Odotetaan-tilaan.

Numeroita pääsee muokkaamaan myöhemmin hakemalla kausijulkaisun kuin yllä ja klikkaamalla Numerohistoriaa, joka löytyy ylösvetovalikosta Kausijulkaisun vastaanoton vierestä. Huomioi että kausijulkaisuihin tehdyt muutokset eivät siirry aiemmin tallennettuihin nidetietoihin. Nidetietoja voi muokata hakemalla julkaisu tiedonhaulla.

Lehtien saapumiskäsittely Lue tiedote »

Uusi lehtitilaus

Vuoden 2024 alusta lähtien Vaskissa kaikki lehtitilaukset viedään Kohaan käyttämällä Kohan Kausijulkaisut-osiota. Kun lehtitilaus on tallennettu Kohaan, pystyy saapumisvalvontaa tekemään Kohan Kausijulkaisujen kautta.

  1. Aloita valitsemalla etusivulta Kausijulkaisut.
  1. Valitse Uusi lehtitilaus.
  1. Ensimmäinen täytettävä kenttä on Valitse toimittaja. Jos toimittajatietuetta ei vielä ole, sen voi käydä luomassa Hankinnat-osion kautta ennen lehtitilauksen tekemistä. Mikäli lehtitilauksia ei ole aikeissa viedä Kohan hankintoihin määrärahaseurantaa varten, on Toimittaja-kenttä mahdollista myös jättää tyhjäksi.
    Toimittaja valitaan klikkaamalla Hae aineistotoimittaja, jonka jälkeen aukeavaan hakukenttään voi kirjoittaa hakusanan oman kirjaston toimittajista. Kentän voi myös jättää tyhjäksi ja klikata vain OK, jolloin Koha hakee listan kaikista tallennetuista toimittajista.
  1. Seuraavaksi haetaan lehtitietue. Klikkaa Hae tietue ja kirjoita hakusana aukeavaan ikkunaan. Haussa toimivat samat etuliitteet kuin normaalissa aineistohaussa, esim. mtype:alehti. Huomioi, että niillä lehdillä joilla on paljon niteitä on omat vuosikertatietueensa (esim. Mikrobitti 2022 tai Aku Ankka 2022 : 1-26), joihin tilaus tehdään. Useaan osaan pilkottujen lehtien tilauksista on tehty oma, tarkempi ohjeensa.
  1. Jos kyseessä on lainattavaksi tuleva aikakauslehti, valitse Luo nidetietue lehteä vastaanotettaessa. Muussa tapauksessa (esim. sanomalehdet), jätä valituksi Älä luo nidetietuetta lehteä vastaanotettaessa.
    Vastaanotettaessa erikoisnumeroa voidaan ohittaa tai säilyttää numerointi. Jos tiedossa on, että kyseisen lehden erikoisnumerot eivät sisälly juoksevaan numerointiin, valitse Ohita numerointi. Muussa tapauksessa valitse Säilytä numerointi.
    Rastita Käsinsyöttö, jotta lehteen voidaan tarvittaessa lisätä ylimääräisiä numeroita kesken vuoden.
    Syötä lehden luokaksi Kohan koko signum -kentän tieto eli hyllypaikkalyhenne + luokka + pääkirjauksen kolme ensimmäistä merkkiä (tämä tarvitsee tehdä vain lehden ensimmäisen tilauksen kohdalla, myöhempiin tilauksiin tulee oletuksena sama luokka).
  1. Valitse kirjasto, johon vuosikerta on tilattu.
    Valitse sijainniksi osasto, jolle lehteä tilataan ja oikea nidetyyppi. Lainattavien lehtien nidetyyppi on 14 vrk, nidevaraukset sallittu (lehdet) tai 14 vrk, nidevaraukset sallittu, ei myöh.maksuja (lehdet). Jos lehti tulee vain lukusalikäyttöön, on nidetyyppi Ei lainattavissa.
    Klikkaa lopuksi Seuraava.
  1. Seuraavalla sivulla voit asettaa arvion lehden ensimmäisen numeron julkaisupäivästä. Jos tästä ei ole tietoa, aseta päivämääräksi 01.01.20xx.
    Ilmestymistiheyteen voi määritellä ilmestyykö lehti esim. 1/viikko tai 12 nroa/vuosi. Koha laskee arviot ilmestymispäivistä tämän mukaan.
    Tilauksen pituuden voi ilmoittaa joko kuukausien tai lehden numeroinnin mukaan, oletuksena kannattaa täyttää vuosikertaan sisältyvien lehtien määrä (esim. 12 Numeroa).
    Aseta tilauskauden alku- ja päättymispäivämäärät, oletuksena tilauskausi on 01.01.20xx-31.12.20xx.
    Valitse parhaiten sopiva numerointikaava tilaukselle.
    Vuosi- ja Numero-sarakkeisiin merkitään tilausjakson vuosi ja numero, josta tilaus alkaa. Huom! Älä merkitse mitään kohtaan Sisempi laskuri. Koha aloittaa automaattisesti laskurin nollasta ja numero kasvaa sitä myöten kun numeroita merkitään saapuneeksi. Laskurin avulla Koha päivittää vuoden seuraavaan kun tilausjakson numerot ovat saapuneet.
    Voit halutessasi testata numeroinnin ennustuskaavaa. Järjestelmä näyttää lehtien arvioidut ilmestymispäivät.

  1. Klikkaa lopuksi Tallenna tilaus.

Tallennetun tilauksen tietoja pääsee tarvittaessa muokkaamaan hakemalla tilauksen Kausijulkaisujen haulla ja valitsemalla Muokkaa lehtitilausta.

Vinkki
Jos sama lehti tilataan moneen kirjastoon, uuden tilauksen tekeminen onnistuu helpoiten kun hakee tekemänsä tilauksen tiedot ja valitsee Muokkaa -> Muokkaa uutena kopiona.

Uusi lehtitilaus Lue tiedote »

Lehtien varastointi

Varastoinnissa kannattaa käyttää Kohan tarkkaa hakua, sillä sen kautta saa helposti kerralla kokonaisen vuosikerran muokattavaksi.

Hae ensin oikea lehtitietue. Huomaa, että osa lehtitietueista on suurten nidemäärien vuoksi pilkottu osiin, esim. Kotilieden vuoden 2020 lehdet ovat tietueessa Kotiliesi 2020. Käytä suodatusta saadaksesi näkyville oikean kirjaston lehdet. Jos tietue sisältää eri vuosien numeroita, voit käyttää suodatusta myös rajaamaan näkyville halutun vuoden lehdet.

Kotikirjastolla ja kausijulkaisun numeroinnilla suodatettu saatavuusnäkymä

Ruksattuasi vasemmasta palkista haluamasi niteet tai valittuasi Valitse kaikki, klikkaa Muokkaa valittuja niteitä, jolloin pääset muokkaamaan valittuja niteitä eräajona.

Yläpalkista saa valita mitä tietoja haluaa nähdä muokattavista niteistä. Lehden numero näkyy Sarjanumero-sarakkeessa. Vierittämällä sivua alemmas pääsee niteiden yhteiselle muokkauslomakkeelle.

Kentät, joiden tietoja ei tarvitse muuttaa, voi jättää tyhjäksi. Ruksi kentän vieressä poistaa kentässä olleet tiedot niteiltä. Lehtiä varastoitaessa muutetaan:

  • hyllypaikaksi Varasto tai Varasto (lapset ja nuoret)
  • Kohan koko signum muotoon hyllypaikan lyhenne + luokka + pääkirjauksen kolme 1. merkkiä
    • Hyllypaikkalyhenteet: Varasto=VAR, Varasto (lapset ja nuoret)=VRL
  • Ei lainattavissa -tila tyhjäksi, jos lehtiniteillä on ollut Käytettävissä lukusalissa -tieto
  • oikea nidetyyppi, jos niteen laina-aika muuttuu esimerkiksi ei lainattavasta lainattavaksi
    • Lehtien lainattavat laina-ajat: 14 vrk, nidevaraukset sallittu (lehdet) / 14 vrk, nidevaraukset sallittu, ei myöh.maksua (lehdet)

Lopuksi muutokset tallennetaan. Tallentamisen jälkeen aukeaa lista muokatuista niteistä.

Lehtien varastointi Lue tiedote »

Lehtien varaaminen

Kohassa yksittäiset lehtinumerot eivät ole omina tietueinaan, joten varaus on tehtävä nidevarauksena. Lehti on varattavissa, jos niteen tila ja laina-aika sallivat varaamisen.

  1. Hae haluttu lehti tarkan haun kautta. Haku kannattaa rajata Aikakauslehtiin.
  2. Valitse lehti hakutuloksista ja klikkaa lehden tiedoista Varaa.
  3. Hae asiakasta kirjastokortilla ja valitse asiakkaan toivoma noutopaikka.
  4. Etsi varattavaksi sopiva nide. Ensisijaisesti tarkistetaan löytyykö vapaata nidettä noutokirjastosta. Jos ei, valitaan mahdollisimman lähellä olevan kirjaston nide tai seuraavaksi vapautuva nide.

    Tuloksia voi tarvittaessa suodattaa vuoden mukaan:
  1. Klikkaa lopuksi Varaa tallentaaksesi varauksen.

Huom! Keltaisella varoituskolmiolla merkityt niteet eivät ole laina- ja maksusääntöjen mukaan varattavissa. Virkailija pystyy kuitenkin ohittamaan varoituksen ja tallentamaan nidevarauksen onnistuneesti.

Lehtien varaaminen Lue tiedote »

Scroll to Top