Käyttäjätunnukset

Tietoturvan ja tietosuojan huomioiminen

Jokainen meistä on velvollinen huolehtimaan tietoturvasta ja tietosuojasta. Tähän ohjeeseen on koottu keskeisimmät ohjeet kirjaston tietoturvaan liittyen:

  • Kohan käyttäjätunnus ja siihen liittyvä salasana ovat henkilökohtaisia – niitä ei saa luovuttaa muiden käyttöön.
  • Asiakastiedot ovat luottamuksellisia ja tietoja tulee käsitellä ainoastaan työtehtävien niin edellyttäessä. Asiakastietojen katselu ja muokkaus lokitetaan.
  • Kirjaudu ulos Kohasta ja sulje selain, kun lopetat työskentelyn yhteiskäyttöisillä koneilla.
  • Lukitse aina työasema poistuessasi koneen äärestä.
  • Kohaa on suositeltavaa käyttää joko yksityisen selauksen tilassa tai vaihtoehtoisesti määritellä selain tyhjentämään historiatiedot aina kun selain suljetaan (ks. ohje).
  • Kuten normaalistikin, linkkien seuraamisessa tulee noudattaa varovaisuutta eikä epämääräisiä linkkejä tule koskaan avata.
  • Älä välitä sähköpostilla asiakastietoja tai kuvakaappauksia joissa asiakkaan tietoja näkyy. Tukipyyntö-sähköpostissa asiakkaaseen voi viitata esimerkiksi asiakastietueen id-numerolla tai linkillä asiakastietueeseen.

Luethan myös tämän esityksen koskien Arjen tietoturvaa Vaski-kirjastoissa.

Jos huomaat tietoturvaan tai -suojaan liittyvän ongelman, ole välittömästi yhteydessä Vaskitukeen suojatusti salatulla sähköpostilla. Jos mahdollisuutta lähettää sähköpostia salattuna ei ole, voi myös Vaskitukea pyytää avaamaan salatun sähköpostiyhteyden kanssasi.

Tietoturvan ja tietosuojan huomioiminen Lue tiedote »

Käyttäjätunnuksen voimassaolon jatkaminen

Kohan käyttäjätunnukset ovat voimassa enintään vuoden. Määräaikaisten työntekijöiden tunnuksissa voimassaolo päättyy työsuhteen päättyessä.

Esihenkilöt huolehtivat työntekijöidensä käyttäjätunnusten voimassaoloajoista (lukuunottamatta museoiden työntekijöiden tunnuksia, joiden osalta jatkamispyynnön voi laittaa osoitteeseen vaskituki@turku.fi)

Tili menee lukkoon vanhentumispäivänä. Tilin voimassaolon voi tarkistaa käyttäjätunnuksen ”asiakastiedoista”. Esihenkilöt voivat antaa työntekijälle uuden vanhentumispäivän vuodeksi eteenpäin. Hätätapauksessa lisäaikaa voi antaa myös toinen työntekijä, mutta näissä tapauksissa lisäajan antamisesta tulee kertoa työntekijän esihenkilölle.

Voimassaolon jatkaminen

Mene Kohan asiakashakuun. Etsi asiakastiedoista oikea käyttäjätunnus (käyttäjätunnuksella tai nimellä). Rajaa haku tyyppii ”Kirjaston työntekijä”.

Valitse ”Muita toimintoja” -valikosta ”Asiakkaan käyttöoikeuden jatkaminen”. Klikkaa OK kysymykseen ”Haluatko varmasti jatkaa asiakkaan tilin voimassaoloaikaa?”.

Vanhentumispäivän muutoksen voi tehdä myös käyttäjätunnuksen asiakastietojen muokkausnäkymässä. Tällöin voi itse valita vanhenemispäivän. Yli vuoden voimassaoloaikaa ei saa laittaa! Muokkausnäkymää kannattaa hyödyntää silloin kun työsuhde on määräaikainen. Vanhenemispäiväksi pitää laittaa työsuhteen päättymispäivää seuraava päivä.

Käyttäjätunnusten haku ja järjestäminen

  1. Mene asiakashakuun ja rajaa asiakastyyppiin ”Kirjaston työntekijä” sekä omaan kirjastoosi
  2. Jos haluat tarkastella vanhentuneita tai vanhenevia tunnuksia, järjestä hakutulos ”Vanhenee” -sarakkeen mukaan
  3. Avaa muokattavat käyttäjätunnukset ”muokkaa” painikkeesta omaan välilehteensä, jolloin saat pidettyä muokkaamasi hakutuloksen auki

Käyttäjätunnuksen voimassaolon jatkaminen Lue tiedote »

Salasanan vaihto

Salasana pitää vaihtaa, kun ensimmäisen kerran kirjautuu. Jos olet unohtanut salasanasi, ota yhteys vaskitukipostiin.

Salasanan pääset vaihtamaan oikeasta yläkulmasta. Valitse nimesi alta aukeavasta valikosta ”Tilini”. (Huom! Kevyttunnuksen saanut työntekijä ei voi vaihtaa omaa salasanaansa. Kevyttunnukselle pyritään antamaan sellainen salasana, jota työntekijä pystyy käyttämään ja jos salasana tuntuu liian hankalalta, voi sen vaihtamista pyytää Vaskituesta.)

Valitse sen jälkeen valikosta Vaihda Salasana ja lisää uusi salasana sekä vahvista se. Huomio turvallisen salasanan vaatimukset (vähintään 15 merkkiä pitkä, sisältää sekä pieniä että isoja kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä). Järjestelmä neuvoo, mikäli salasanasta puuttuu jotakin. Muista tallentaa.

Salasanan vaihto Lue tiedote »

Käyttäjätunnuspyynnöt

Uuden käyttäjätunnuksen, olemassaolevan tunnuksen käyttöoikeuksien muutoksen tai käyttäjätunnuksen poiston voi tilata esimies tai hänen valtuuttamansa henkilö. Valtuutukseksi riittää ilmoitus sähköpostilla Vaskitukeen.

Uusi tunnus sekä tunnusten muutospyynnöt ja poistot tilataan tällä lomakkeella. Käyttäjälle valitaan vain ne käyttäjäoikeudet, joita hän tarvitsee työtehtäviensä puolesta. Ilman lomaketta tulleita tilauksia ei käsitellä. Tilauslomakkeet arkistoidaan Vaskituessa.

Käyttäjätunnus ja salasana toimitetaan salattuna viestinä esimiehelle/hänen valtuuttamalleen henkilölle viiden arkipäivän sisällä tilauksesta. Esihenkilö antaa tunnuksen ja salasanan käyttäjälle ja opastaa vaihtamaan salasanan ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä.

Huom! Kohan käyttö vaatii käyttäjätunnuksen lisäksi aina myös selaimeen asennetun asiakasvarmenteen. Asiakasvarmenteiden jakelusta vastaa oman kunnan it-tuki. Mikäli työaseman selaimesta puuttuu varmenne, ei Kohan kirjautumisikkuna aukea vaan käyttäjä saa virheilmoituksen ”403 Forbidden”.

Sotuteekin tunnukset

Sotuteekkitunnuksilla voi sotu-avaimen perusteella selvittää asiakkaan hetun. Sotuteekkitunnuksia jaetaan vain perustelluista syistä ja ne pyydetään Vaskituelta (vaskituki@turku.fi).

Käyttäjätunnusten voimassaolo

Esihenkilöt huolehtivat, että työntekijöiden henkilökohtaiset käyttäjätunnukset eivät ole enää voimassa, kun työsopimus/keikkatarve loppuu kokonaan ja ilmoittavat lomakkeella tai sähköpostilla Vaskitukeen, kun käyttäjätunnuksen saa poistaa.

Käyttäjätunnukset ovat voimassa vuoden kerrallaan. Esihenkilö voi jatkaa voimassaoloaikaa.

Käyttäjätunnuspyynnöt Lue tiedote »

Eri toimipisteissä työskentely ja käyttäjätunnuksen kirjaston valinta

Jos työskentelet useammassa kuin yhdessä toimipisteessä, tarkista aina, että käyttäjän kirjasto on oikein jotta mm. palautukset ja lainaukset kirjautuvat oikeaan yksikköön. Väärän kirjaston käyttö aiheuttaa monenlaista sotkua. Kirjaston voi valita suoraan kirjautuessa tai sen voi kirjautumisen jälkeen vaihtaa oikean yläkulman pudotusvalikosta.

Kirjautuessa käyttäjälle on oletuksena valittu ”Oma kirjasto”. Oma kirjasto tarkoittaa käyttäjätunnuksen tietoihin tallennettua kirjastoa (=käyttäjän pääasiallinen toimipiste). Jos kirjautuessa siis jättää valinnaksi ”Oma kirjasto”, on kirjastona tällöin tuo käyttäjän tiedoissa oleva kirjasto, eikä esim. käyttäjän viimeksi itselleen asettama kirjasto.

Eri toimipisteissä työskentely ja käyttäjätunnuksen kirjaston valinta Lue tiedote »

Scroll to Top