Aurora

Ennen Kohan käyttöönottoa pitäisi kirjastoissa käydä vielä läpi Aurorassa vanhentuneet tai touko-/kesäkuussa vanhenemassa olevat varaukset. Läpikäynti on nyt erityisen tärkeää, sillä vanhentuneiden varausten käsittely Kohassa poikkeaa Aurorasta ja varaukset poistuvat järjestelmästä viimeisen voimassaolopäivän mentyä. Koska heti Kohan käyttöönoton jälkeen ei kirjastoissa välttämättä ole aikaa alkaa käydä läpi vanhenemisuhan alla olevia varauksia, on kesäkuussa vanhenemassa olevia varauksiakin hyvä käydä ennakkoon Aurorassa läpi ja tarvittaessa jatkaa voimassaoloaikaa.

Ohje vanhentuneiden varausten hausta löytyy täältä. Ohjeesta poiketen kannattaa loppupäivä asettaa nyt reippaasti kesäkuun puolelle (esim. 20.6.).

Vanhenevien varausten läpikäynnistä Kohassa tulee ohjeistusta käyttöönoton jälkeen.

Lisätiedot: kohaprojekti@turku.fi

Ennen Kohan käyttöönottoa olisi jokaisen kirjaston hyvä siivota omat hankintatietonsa Aurorassa, jossa on kaikki tarvittavat tiedot tallella, sillä konversiossa hankinnoista siirtyvät Kohaan pelkät niteet eivätkä varsinaiset hankintatiedot. Niteille päivittyy kyllä korvaushinta, mutta esimerkiksi tilausaika tai toimittajatieto eivät siirry Kohaan. Kohaan siirtyvät sellaiset hankinnat, joiden tila Aurorassa on odottaa tilausta, tilattu, osittain saapunut ja toimitus myöhässä. Niistä kaikista muodostuu Kohaan nide, jonka tila on tilattu.

Odottaa tilausta -tilaiset:

Ennen järjestelmänvaihtoa kannattaa hakea kaikki odottaa tilausta -tilaiset hankinnat ja joko tehdä tilaus tai poistaa tarpeettomat.

Tilattu-, osittain saapunut – ja toimitus myöhässä -tilaiset:

Mene hankintaan ja tee haku kaikkiin kirjastosi tilattu-, osittain saapunut – ja toimitus myöhässä -tilaisiin hankintoihin. Klikkaa pari kertaa lähetyspäiväsarakkeen otsikkoa, niin että vanhimmat tilaukset tulevat ylimmäksi. Käy läpi hankintoja yksi kerrallaan.

Vanhimpien tilausten lisäksi kannattaa kiinnittää huomiota varsinkin seuraaviin tapauksiin:

• Jos kirjastosi tilaus on Vaskin ainoa tai hankintoja on vain pariin kirjastoon, tilaus on voitu perua ja muut kirjastot ovat jo poistaneet hankintansa.
• Jos tilaus on saapunut muihin kirjastoihin, se on todennäköisesti loppuunmyyty.
• Ostotukitilauksia jää usein saapumatta.
• Osittain saapuneet – tarkista onko kyseessä virhe saapumiskäsittelyssä.

Jos mahdollista, tarkista toimittajalta onko tilaus voimassa.

• Kirjastopalvelun tai Kirjavälityksen verkkopalveluista, kohdasta avoimet tilaukset.
• Jos ei löydy voimassa olevaa tilausta, poista hankinta Aurorasta.
• Jos on oletettavaa, että esimerkiksi vanha av-aineistotilaus ei koskaan saavu, kannattaa hankinta poistaa.
• HUOM! Jos olet poistamassa Vaskin viimeistä nidettä ja siihen kohdistuu varaus, poista ensin varaus ja ilmoita asiakkaalle asiasta.

Joissakin virhetilanteissa hankinnalle ei ole muodostunut nidettä eli saapumistiedoissa ei näy kyseistä hankintaa. Nämä eivät siirry Kohaan eikä niille tarvitse tehdä mitään.

Lisätiedot: vaskituki@turku.fi

Vaski-johtoryhmän kokouksessa 2.3. päätettiin, että Kohan käyttöönottoon liittyen Aurorasta suljetaan eräpäiväkalenterit ajalta 19.5.2021 -14.6.2021. Jokainen kirjasto vastaa itse oman eräpäiväkalenterinsa sulkemisesta Aurorassa. Eräpäiväkalenterin sulkeminen on käytävä tekemässä viimeistään 23.3., jotta 56 vrk:n laina-ajalla varustetuille niteille ei ehdi tulla ei-toivottuja eräpäiviä.

Projektiryhmä huolehtii Kohan eräpäiväkalentereista kesäkuun osalta (kaikilta suljetaan eräpäiväkalenterista 1.-14.6., viikonloput ja juhannus), mutta sen jälkeen vastuu eräpäiväkalenterin ylläpidosta siirtyy kirjastoille. Kalenterin ylläpitoon annetaan oikeudet niille henkilöille, jotka sitä tarvitsevat. Koha-Suomella on hyvät ohjeet eräpäiväkalenterin käytöstä, mutta järjestämme myös aiheen tiimoilta työpajan heti käyttöönoton jälkeen. Työpajasta tiedotetaan erikseen.

Lisätiedot: kohaprojekti@turku.fi

Koronan aiheuttamien rajoitteiden vuoksi kirjastoissa on saattanut vapautua joulukuulle ylimääräistä aikaa, jota voi mahdollisuuksien mukaan hyödyntää tekemällä tietokannan siivousta. Alle on koottu muutamia vinkkejä siitä, mistä siivottavaa saattaisi löytyä.

Niteet, jotka eivät ole liikkuneet Auroran aikana

Edellisen konversion jäljiltä joillakin kirjastoilla voi olla niteitä, jotka eivät ole Auroran aikana liikkuneet laisinkaan. Nämä kannattaa käydä läpi ja tarkistaa onko niteitä olemassa / onko tarvetta poistaa / onko luokka järkevän näköinen. Niteitä voi hakea niteiden hallinnassa hyödyntämällä aikarajausta Nidettä viimeksi muutettu (- 30.4.2012) ja valintaa Ei lainattu:

Niteiden luokat

Luokituksen yhtenäisyyttä voi edistää korjaamalla oman kirjaston tiedossa olevia poikkeamia YKL-luokituksesta. Alla pari vinkkiä luokista, joita voi tutkia jos omassa kirjastossa ei ole tiedossa mitään järjestelmällisiä poikkeamia.

• Kielten luokissa on monen kirjaston vanhoissa niteissä vielä vanhaa helppolukuisten kirjojen muotoluokkaa 072. Siis esim. englanninkielisiä easy readereita on luokassa 89.5072.
• Elämäkertoja läpikäydessään löytää melko todennäköisesti korjattavaa ainakin vanhempien kirjojen luokituksessa.
• Lisäksi voi tutkia, onko YKL-luokituksessa viime vuosikymmenenä tapahtuneita muutoksia huomioitu omissa niteissä. Koska näistä muutoksista on jo aikaa, on poistotarpeen arviointi myös paikallaan.
  • Joogalla on nykyään oma luokka 59.331 (aikaisemmin jooga oli luokassa 59.33)
  • Itsepuolustus menee nykyään luokkaan 79.181 (aikaisemmin luokkaan 79.18)
  • Käsityöluokassa on uudehkoja alaluokkia helmi-, paju-, betoni- yms. töille (65.91-65.93). Aikaisemmin nämä käsityölajit on yleensä luokitettu luokkaan 65

Keväällä ohjeistetut siivoukset

Keväällä extranetissä ohjeistettiin käymään läpi pitkään kadonneina tai korjattavina olleita niteitä sekä sellaisia niteitä, joilla on tilana Hyllypaikka vanhentunut, Signum vanhentunut, Nidekohtainen signum tai Nidekohtainen hyllypaikka. Jos näille siivouksille ei ollut keväällä aikaa, ne voi ottaa työn alle nyt. Tarkempi ohjeistus löytyy tästä tiedotteesta.

Lisätiedot: kohaprojekti@turku.fi