Nyt lyhyen ajan sisällä on tullut tapauksia, joissa perintään menneitä niteitä on korvattu suoraan kirjastoon. Tästä syystä siis muistinvirkistykseksi prosessi koskien perintään mennyttä aineistoa.
Perintään mennyttä aineistoa ei saa korvata kirjastoon. Asiakkaalla on kaksi vaihtoehtoa.
Asiakkaan tulee palauttaa aineisto ja maksaa vain perintäkulut laskun mukaisesti perintätoimistolle tai
Korvata aineisto ja maksaa perintäkulut saamansa laskun mukaisesti perintätoimistolle.
Ohjatkaa asiakas olemaan yhteydessä laskuttavaan kirjastoon, jos hänellä on lainauskielto ja viestissä merkintä perinnästä tai laskutetusta aineistosta. Älkää ottako aineistokorvauksia vastaan tai poistako lainauskieltoa.
Hyllyvarausraportissa on versiopäivityksen jäljiltä edelleen ongelmia/puutteita, joiden korjaaminen menee kesälomista johtuen syksyyn:
Julkaisuvuosi puuttuu
Numerointitieto puuttuu
Teoksen osan nimi puuttuu
Päivämäärän mukainen järjestäminen ei toimi
Listaus kirjastoista, joissa nidettä on hyllyssä, ei ole aakkosjärjestyksessä
Kirjastot, joissa niteitä on hyllyssä -sarakkeen otsikkona näkyy ”Alkaen” ja noutokirjasto-sarakkeen otsikkona ”loppuen”
Muistattehan noudattaa hyllyvarauksia hakiessaVaskissa sovittuja sääntöjä. Erityisesti on tärkeää, ettei tärppäytetä muualta noudettavia niteitä, jotka ovat noutopisteessä hyllyssä (ellei varaus ole jo yli kolme päivää vanha). Hyllyvarausraportin ongelmat ja puutteet hidastavat ja hankaloittavat raportin lukemista, mutta toivomme silti huolellisuutta listan käsittelyyn, sillä väärin tärppäytetyt niteet teettävät ylimääräistä työtä kirjastoissa ja aineiston kierto hidastuu.
Versiopäivityksen jälkeen niteet, joiden laina-aika on Ei lainattavissa tai Jokerimutta joilla ei ole mitään erikoistilaa, jäävät palautuksessa kiinni varauksiin. Tällaisten niteiden etsimiseksi on tehty raportti 2175 Niteet, joilla ei ole ”Ei lainata” tai ”Ei varata” -erikoistilaa. Tarkistaa tilanne oman kokoelmanne osalta ja lisätkää niteille sopiva erikoistila (Jokereilla käytetään Ei varata -tyyppistä erikoistilaa Saatavana, ei varattavissa).
Henkilökunnan Koha-käyttäjätunnukset ovat voimassa vuoden kerrallaan. Järjestelmänvaihdossa käyttäjätunnusten vanhenemispäiväksi tuli 3.6.2022 ellei työsuhde ole määräaikainen. Tunnukset lakkaavat toimimasta vanhenemispäivänä.
Vaskissa olemme sopineet, että esihenkilöt huolehtivat työntekijöidensä käyttäjätunnusten voimassaoloajoista (voimassaolon jatko ja työsuhteen päättyminen). Ohje tunnusten voimassaolon tarkistamiselle ja jatkamiselle löytyy extranetin ohjeista.
Esihenkilöt ilmoittavat aina myös työsuhteen päättymisestä. Ilmoitus tehdään tällä lomakkeella.
Käyttäjätunnuksen vanhenemisesta tulee ennakkoilmoitus sähköpostiin kuukautta ennen voimassaoloajan päättymistä. Ilmoitus tulee siihen sähköpostiin, joka on käyttäjätunnukselle tallennettu. Jos työntekijällä ei ole ollut työosoitetta käyttäjätunnusten tekemisen aikaan, on käytetty esihenkilön sähköpostiosoitetta.
Siirto-toiminnon käyttäminen kellutuksen tasapainotuksessa. Kun kelluvaa kokoelmaa tasapainotetaan ja niteitä lähetetään toiseen yksikköön, tulisi siihen jatkossa käyttää Siirto-toimintoa työkorteille lainaamisen sijaan (tällä tavoin saadaan vähennettyä palautustilastoihin kirjautuvia työkorttilainojen palautuksia). Siirto-toiminto löytyy Kohan etusivun Lainaus ja palautus -painikkeen takaa. Siirtoa varten valitaan ensin kohdekirjasto ja sen jälkeen luetaan niteen viivakoodi. Toiminto asettaa niteen kuljetettavaksi ja kun nide saapuu perille kohdekirjastoon, puretaan siellä kuljetustila palauttamalla nide normaalisti. Tarkempi ohje toiminnosta löytyy Koha-Suomen Redminestä.
Hankintaportaalin ja verkkokaupan kautta tilatuille lasten ja nuorten hyllypaikkojen niteille tulee nyt automaattisesti myöhästymismaksuton laina-aika nidetyyppi-kenttään.
Varaustunnisteet. Muistakaa noudattaa tätä ohjetta, kun asetatte asiakkaille varaustunnisteita. Vaskissa on sovittu mm. varausten hyllyttämisen helpottamiseksi, että varaustunnisteen tulee alkaa kirjaimella ja sisältää 4-10 merkkiä eikä tunnisteessa saa olla erikoismerkkejä. Varaustunnisteita hyväksyessä tulee lisäksi muistaa, ettei tunnuksessa saa olla tietoa, josta asiakkaan voi tunnistaa (esim. asiakkaan koko nimi tai tarkka syntymäaika). Myöskään hävyttömiä tai loukkaavia tunnuksia ei tule hyväksyä.
Hakuhistoriat on siivottu. Jatkossa virkailijatunnuksen hakuhistoriassa säilytetään ainoastaan 1 kk + kuluva kuukausi ja vanhojen hakuhistorioiden poisto tehdään joka kuun alussa.
Laskutustyökalun käyttöönotto on edelleen kesken ja tiedotamme, kun laskutus voidaan Vaskissa aloittaa. Tällä hetkellä työkalun testaamista joudutaan vielä jatkamaan, jotta kaikki mahdolliset virheet saataisiin korjattua ennen tuotantokäytön aloittamista.
Vaski-kirjastoille on perustettu yhteinen Teams -tiimi, jonka alle voi koota keskustelukanavia eri aiheista. Tiimiin on perustettu jo ”Koha käpälään” -niminen järjestelmäaiheinen kanava, jossa voi nostaa keskusteluun järjestelmää ja siihen liittyviä Vaskin toimintakäytäntöjä koskevia asioita. Pääkäyttäjät osallistuvat keskusteluun, mutta eivät päivystä kanavan keskusteluja kuten vaskitukipostia päivystetään.
Vaskituki palvelee totuttuun tapaan jatkossakin osoitteessa vaskituki@turku.fi. Vaskitukipostia päivystetään arkisin klo 9-16 ja tukipyyntöihin vastataan kiireellisyys- ja lähetysjärjestyksessä. Eli kaikki toimenpiteitä vaativat pyynnöt lähetetään edelleen vaskitukipostiin. Muutoksena on vain, että Vaskin yhteisen Teamsin myötä Vaskitukipostin vastaanottajista on poistettu muut paitsi vastaajat. Vaskitukiposti ei siis enää toimi tiedonjakelukanavana. Otathan huomioon, että vaskitukipostiin tai Teamsiin ei tule laittaa asiakkaan yhteystietoja tai kuvakaappauksia, joista yhteystiedot näkyvät.
Olethan jo mukana Vaskin Teamsissä? Jos vastasit kieltävästi, pyydä esihenkilöltäsi ohjeet liittymiseen.
Vaskissa on vanhoja, jopa Auroran aikaisia hyllyvarauksia, jotka tulisi hoitaa pois päiväjärjestyksestä. Vaski-extranetissä on ohje hyllyvarausten käsittelystä, ja sitä tulee noudattaa.
Eli aika ajoin kannattaa tarkistaa hyllyvarauslistassa olevat vanhat varaukset laittamalla ensimmäiseen sarakkeeseen oma kirjasto ja järjestämään hakutulos viimeisen sarakkeen päivämäärän mukaan.
Jos ensimmäisessä sarakkeessa näkyy vain oma kirjasto, on kyseessä Vaskin ainoa kappale/kappaleet ja olet silloin ainoa, joka voi reagoida varaukseen. Jos nidettä ei löydy, se pitää merkitä kadonneeksi. Mikäli viimeisen kappaleen tilalle ei hankita uutta, pitää kyseisen kirjaston ilmoittaa asiakkaalle, ettei hän voi saada teosta.
Uutuusaineistossa paljon tuplatietueita. Auroran aikana tilatuissa ISBN:t ovat eri muodossa kuin Kohan aikana tilatuissa. Jos samaa nimekettä on tilattu Vaskille sekä Auroran, että Kohan aikana, on näistä tilauksista syntynyt tuplatietue tietokantaan.
Vanhentuvat varaukset. Kohassa ei ole mahdollista antaa varaukselle lisäaikaa. Jos varaukselle halutaan antaa jatkoaikaa, pitää poistaa vanha varaus ja tehdä uusi. Uusi varaus pyydetään siirtämään alkuperäiselle paikalleen vaskituesta. Vaski-johtoryhmä tulee linjaamaan miten näiden kanssa jatkossa toimitaan. Kohan aikana tehdyille varauksille tulee pidempi voimassaoloaika kuin Aurorassa.
Viivakoodit, joita ei saa luettua viivakoodinlukijalla. Standardiin kuulumattomia merkkejä (esim > <) sisältävät viivakoodit kannattaa ajan myötä vaihtaa kun niitä tulee vastaan.
Pienelle osalle asiakkaista on konversion jälkeen syntynyt miinussaldoa maksuihin. Ongelma koskee tällä hetkellä n 20:ä asiakasta. Näitä maksuja ei pysty poistamaan. Koha-Suomi korjaa tilanteen jossain vaiheessa. Sitä ennen maksutilanne kannattaa pitää ennallaan. Asiakkaalle voi kertoa, että kertyneet maksut tulevat näkyviin oikein kun virhe korjataan. Miinusmerkkinen saldo ei haittaa kirjastopalvelujen käyttöä.
Ulkomaiset puhelinnumerot. Vaskissa ei toistaiseksi lähetetä tekstiviestejä ulkomaisiin numeroihin, minkä vuoksi asiakkaalle voi matkapuhelin-kenttään lisätä ainoastaa suomalaisen numeron 0- tai +358-alkuisena. Koha herjaa, mikäli asiakkaan tietoihin yrittää lisätä ei-kelvollista numeroa. Jos asiakkaalla on konversiossa siirtynyt ulkomainen numero, ei siihen toimiteta tekstiviestinoutoilmoitusta. Jos näitä tulee vastaan asiakaspalvelussa, ne kannattaa vaihtaa tai poistaa.
Kuittimuutokset: Sähköpostiin tulevista laina- ja palautuskuiteista poistettu ylimääräiset tekstit.
Sähköpostiin lähetettävät kuitit. Asiakkaan on mahdollista valita verkkokirjastossa lainaus- ja palautuskuitit sähköpostiinsa. Asiakkaan valitessa sähköpostikuitit, tulevat ne hänelle aina kaikista lainoista ja palautuksista riippumatta siitä onko ne lainattu/palautettu tiskillä tai automaatilla. Nämä kuitit lähtevät Kohasta ja lähetetyt kuitit näkyvät virkailijaliittymässä asiakkaalle lähetetyistä ilmoituksissa. Aikaisemmin osalla automaateista asiakkaan oli mahdollista valita kuitin lähetys sähköpostiin. Jatkossa automaateilta lähetettäviä lainakuitteja ei enää hyödynnetä ja jos näitä automaattikohtaisia kuittipalveluja on vielä käytössä on ne tarkoitus ottaa pois päältä.
Aukioloaikojen muutos Vaskituelle tiedoksi. Jos kirjaston viikottaiset aukiolomäärät muuttuvat (esim kirjastolle tulee yksi aukiolopäivä viikossa lisää), pitää noutoaikoja koskevat asetukset päivittää. Kirjasto päivittää eräpäiväkalenterinsa ajan tasalle ennen asetusmuutosta.
Kohan hakutulossivun saatavuustiedot ovat harhaanjohtavat. Vain lainassa olevien niteiden määrä pitää paikkansa. Hakutulossivun mukaan saatavilla oleva nide voi olla hyllyssä, tilattu, kuljetuksessa jne.
Palvelinsalissa huoltotöitä kerran kuussa: Koha-Suomen palvelinsalissa (Vaskin Koha-palvelimilla) tehdään huoltotöitä joka kuun toinen keskiviikko aamulla klo 7.00-9.00. Huoltotöistä ei tiedoteta erikseen henkilökunnalle tai asiakkaille, ellei tiedossa ole pidempää Koha-käyttökatkoa. Huoltojen yhteydessä katkot ovat siis mahdollisia, mutta yleensä niiden pitäisi olla hyvin lyhytkestoisia. Mahdolliset katkot koskevat virkailijaliittymää, automaatteja, omatoimikirjastoja ja verkkokirjaston kirjautuneen käyttäjän palveluita sekä Kohaan liitettyjä tunnistautumispalveluja (esim e-aineistot, eBooking).
Pyynnöt jonon kärkeen nostettavista varauksista tulee tehdä ohjeen mukaisesti. Vaillinaiset pyynnöt lisäävät virheiden mahdollisuutta ja ovat työläitä mikäli ne eivät sisällä kaikkia tarvittavia tietoja. Esimerkiksi kärkeen nostettava varaus tulee tehdä valmiiksi, jolloin siinä on varmasti oikeat valinnat tehtynä (esim oikea noutopaikka ja varauksen tyyppi).
Noutoajan jatkaminen ei ole sallittua. Jos asiakas ei pääse hakemaan varaustaan noutoajan puitteissa, tehdään hänelle uusi varaus jonon päähän. Tällaisissa tapauksissa varausta ei tule pyytää siirtämään jonon kärkeen.
”Sotu on jo olemassa” -ilmoitus: Mikäli järjestelmä ilmoittaa että sotu on jo olemassa, mutta sotuavaimella ei silti löydy asiakasta, lisää asiakastietueeseen järjestelmän ilmoittama sotuavain. Esimerkiksi jos vahingossa tuplaklikkaa ”Lisää sotu!”-painiketta hetua uudelle asiakkaalle lisätessä saa ilmoituksen, että sotu on jo olemassa. Tämä johtuu siitä, että ensimmäinen klikkaus tallentaa hetun sotu-siiloon ja toinen löytää juuri syntyneen sotuavaimen.
Kaikki Hankintaportaalista tulevat tietueet eivät ole yhdistyneet Kohassa jo oleviin tietueisiin, ja Kohaan on muodostunut tuplatietueita. Saapumiskäsittelyä tehtäessä kannattaa olla tarkkana ja kiinnittää huomio mahdollisiin tuplatietueisiin. Kun huomaat tuplatietueen, pyydä kuvailijoita yhdistämään tietueet (kuvailu.kaupunginkirjasto@turku.fi).
Hankintaehdotuksiin tulee edelleen käyttää verkkokirjastosta löytyvää hankintaehdotuslomaketta. Vaskissa ei vielä olla ehditty sopimaan ja suunnittelemaan miten Kohan asiakastietueessa olevaa hankintaehdotuksen lähetysmahdollisuutta hyödynnetään, joten ominaisuutta ei vielä tule käyttää.
Vaskin tietokannassa on jälleen useita varauksia ennakkotietueisiin.
Valintalistoilla olleiden nimekkeiden tietueet jäävät tietokantaan vaikka niitä ei olisi tilattu yhtään kappaletta. Asiakkaat eivät pysty itse varaamaan näitä nimekkeitä eivätkä ne näy verkkokirjastossa.
Kun ennakkotietueeseen tekee varausta, Aurora varoittaa puuttuvista niteistä, mutta henkilökunta pystyy ohittamaan varoituksen ja tekemään varauksen. Tyhjään tietueeseen ei kuitenkaan saa tehdä varausta, ellei huolehdi siitä että nimekettä todella tilataan kirjastoon. Henkilökunta ei saa tehdä näihin tietueisiin edes omia varauksiaan, koska tyhjä ennakkotietue muuttuu verkkokirjastossa näkyväksi jos siinä on varauksia.
Auroran tiedonhaussa ennakkotietueen tunnistaa paitsi tietuetyypistä, niin myös tietueen edessä olevasta i-symbolista (ks kuva).
Hyllyvaraukset ovat koronarajoitusten takia vain lisääntyneet. Turhien kuljetusten välttämiseksi hyllyvaraushakuun tehdään muutos: lista hyllyssä olevista varatuista niteistä otetaan niin, että haku rajataan toissapäivänä tai sitä aikaisemmin tehtyihin varauksiin. (ks kuvallinen ohje). Aiemman ohjeen mukaan haku rajoitettiin eilisiin ja sitä aikaisemmin tehtyihin varauksiin. Tällä muutoksella on tarkoitus antaa kirjastoille riittävästi aikaa hakea sähköposteihin tulleet hyllyvaraukset.
Päällekäisten varaushakujen välttämiseksi on tärkeää noudattaa Vaskin hyllyvarauskäytäntöjä:
Sähköpostiin tulevat hyllyvaraukset ovat ensisijaisia ja ne haetaan mahdollisimman pian
Kommenttien kirjoittaminen edellyttää että olet kirjautunut.