Tekstiviestit ja sähköpostit

|

Järjestelmästä lähtevät automaattiset sähköpostiviestit uudesta osoitteesta

Vaski-kirjastojen automaattisesti lähtevien sähköpostiviestien lähettäjäosoite on jatkossa noreply@koha-suomi.fi. Kirjaston lähettämiä automaattisia viestejä ovat mm. eräpäiväilmoitukset, varausten saapumisviestit sekä laina- ja palautuskuitit. Poistuva lähetysosoite on noreply@vaskikirjastot.fi.

Uusi automaattisten viestien lähetysosoite otetaan käyttöön tiukentuneiden roskapostisuodatinten takia. Haluamme taata, että kirjaston viestit saapuvat perille, eivätkä päädy roskapostikansioon. Lähettäjäosoitteen muutos tehdään 31.1. iltapäivällä.

Muutoksesta tiedotetaan asiakkaille verkkokirjastossa ja automaattisiin sähköpostiviesteihin lisätään huomautus muuttuneesta lähettäjäosoitteesta.

Järjestelmästä lähtevät automaattiset sähköpostiviestit uudesta osoitteesta Lue tiedote »

, , , , |

Ajankohtaista järjestelmästä 22.1.2024

Viikon 4 Koha-päivitys tehdään tiistaiaamuna 23.1. Päivitys tuo mukanaan vain pienen termimuutoksen Kohassa näkyvään asiakkaan lainahistoria-asetukseen. Viime viikon päivityksen yhteydessä on kuitenkin jäänyt mainitsematta seuraavat muutokset:

  • Viestien lähetysväli Kohassa on muutettu takaisin viidestä minuutista 15 minuuttiin.
  • Julkaisuvuoden mukainen järjestäminen toimii nyt nidehaun tuloksissa.

Vanhentuneiden maksujen mitätöintiajon jälkeen huomattiin, että mikäli myöhästymismaksuun liittyvä laina on edelleenkin myöhässä, laskee Koha sille myöhästymismaksut uudelleen maksun mitätöinnin jälkeen. Vanhentuneiden maksujen automaattista mitätöintiä ei voida siis tällaisille kauan palauttamatta olleiden lainojen myöhästymismaksuille tehdä. Maksujen vanhenemista koskevaa ohjetta on tältä osin täydennetty.

Muistutuksena, että extranetistä löytyy ohje vanhan budjetin sulkemisesta. Mikäli budjetin sulkemisen yhteydessä haluaa siirtää saapumattomat tilaukset kuluvan vuoden budjetin alle, löytyy ohjeesta neuvot myös siihen.

Lainaajalomakkeiden säilytysajoista ja käsittelystä löytyy nyt ohje extranetistä.

Lisätiedot: vaskituki@turku.fi

Ajankohtaista järjestelmästä 22.1.2024 Lue tiedote »

, , , , , |

Ajankohtaista järjestelmästä 15.1.2024

Viikon 3 Koha-päivitys tehdään tiistaiaamuna 16.1. Päivitys tuo mukanaan useampia muutoksia/korjauksia, joista voi lukea tarkemmin Koha-Suomen päivitystiedotteessa.

  • Huom. Tiedotteessa mainittu asiakastietojen yhteenvedon otsikkomuutos ei näy Vaskissa, koska meillä asiakkaan tiedot kokoava kuitti on toistaiseksi piilotettu tarpeettomana.

AV-aineiston hankintapaikat ovat kilpailutuksen myötä vaihtuneet ja uudet hankintapaikat on nyt päivitetty myös extranetin ohjeeseen kirjastoaineiston hankintapaikoista.

Vanhentuneiden maksujen automaattinen mitätöinti ei alun perin tepsinyt järjestelmänvaihtopäivänä myöhässä olleiden lainojen maksuille, koska kyseiset maksut olivat kirjautuneet Kohaan päivämäärällä 4.6.2021. Maksujen päivämäärät korjattiin ja mitätöintiajo on nyt nollannut myös nämä vanhentuneet maksut.

Turun pääkirjasto on muuttanut kuluvan vuoden lehtien lainauskäytäntöjä. Aiemmin kaikki kuluvan vuoden lehdet olivat luettavissa kirjastossa vain lukusalikappaleina, mutta tämän vuoden alusta lähtien kuluvan vuoden lehdet ovat uusinta numeroa lukuunottamatta lainattavissa ja varattavissa.

Jos varauksen on keskeyttänyt tiettyyn päivään asti, päättyy keskeytys käytännössä tällä hetkellä päivää liian aikaisin. Ongelma johtuu siitä, että keskeytyksen päättymispäivä tallentuu tietokantaan kellonajalla 00:00:00 eli Kohan näkökulmasta keskeytys päättyy heti vuorokauden alussa. Virheestä on raportoitu eteenpäin ja ensisijaisena toiveena on saada toiminnallisuus muutettua niin että keskeytys päättyisi vasta vuorokauden lopussa. Ongelmasta ei ole suoraan asiakkailta tullut palautetta, joten luultavasti monikaan ei ole edes havainnut yhden päivän heittoa keskeytysten jatkumisessa.

Viime syksynä Vaski-Kohaan tuli mahdollisuus lähettää asiakkaalle Tervetuloa-sähköposti, jossa on mm. linkki Vaskin käyttösääntöihin. Moni välttelee nykyään paperitulosteita, joten muistutuksena vielä uudelleen tämän toiminnallisuuden olemassaolo. Lähetyspainike löytyy asiakkaan tiedoista Muita toimintoja -pudotusvalikosta.

Mikäli et päässyt Arjen tietoturva -koulutukseen, on tilaisuudesta tehty tallenne jota voi pyytää Vaskituelta.

Lisätiedot: vaskituki@turku.fi

Ajankohtaista järjestelmästä 15.1.2024 Lue tiedote »

, , , |

Ajankohtaista järjestelmästä 8.1.2024

Viikon 2 Koha-päivitys tehdään tiistaina 9.1. Päivitys tuo mukanaan korjauksen niteiden järjestyksen säilymiseen tarratulostuksessa sekä korjauksen tarkan haun kielivalikon järjestykseen. Tarkemmat tiedot korjauksista löytyvät Koha-Suomen päivitystiedotteesta.

Viime syksystä lähtien on asiakkaan Ilmoitukset-välilehdellä näytetty ainoastaan viimeisen 12 kuukauden aikana Kohasta lähetetyt viestit. Muutos tehtiin, koska osalle asiakkaista viestejä kertyi niin paljon, että Ilmoitukset-sivun lataaminen muuttui todella hitaaksi. Mikäli asiakaspalvelussa on tarpeen saada haettua vanhempia ilmoituksia, löytyy Kohasta nyt raportti 2278 Asiakkaalle lähetetyt vanhemmat ilmoitukset. Raportin hakuehtoihin annetaan kirjastokortti ja päivämääräväli.

Salasanan vaihdosta lähtevään viestiin on lisätty kirjastokortin kolme viimeistä merkkiä. Aiemmin tiedon puuttuessa ei esimerkiksi huoltaja pystynyt päättelemään minkä kirjastokortin pin-koodia sähköposti-ilmoitus koskee.

Lisätiedot: vaskituki@turku.fi

Ajankohtaista järjestelmästä 8.1.2024 Lue tiedote »

, , , |

Ajankohtaista järjestelmästä 13.11.

Viikon 46 Koha-päivityksessä ei tule käyttäjille näkyviä muutoksia.

Koha-Suomi järjestää Koha-seminaarin Keravan kirjastossa tiistaina 28.11. Seminaari on avoin kaikille Koha-kirjastoissa työskenteleville. Ohjelma ja ilmoittautumislinkki löytyvät täältä.

Finnassa oli häiriöitä 13.11. klo 00.00 – 08.10 välisenä aikana, minkä vuoksi asiakkaat ovat voineet törmätä kirjautumisongelmiin verkkokirjastossa. Häiriöt johtuivat virheellisen palvelinkonfiguraation seurauksena loppuneesta lokitiedostojen levytilasta osassa Finnan edustapalvelimia. Ongelmat on nyt korjattu ja palvelinten valvontaa parannettu.

Tarramuutoksia varten on otettu käyttöön uusi erikoistila. Erikoistila näkyy Kohassa nimellä Tarramuutos, lähetä omistavaan kirjastoon ja verkkokirjastossa asiakkaille nimellä Käsiteltävänä.

  • Tila ei poistu automaattisesti palautuksessa eikä nide jää kiinni varauksiin.
  • Palautusautomaattiin palautuessaan automaatti ohjaa niteen samaan paikkaan kuin laskutetutkin niteet.
  • Uusi erikoistila säästää työtä tilanteissa, joissa paljon niteitä sisältävään tietueeseen tulee pääkirjauksen muutos ja niteet pitää saada pois kierrosta uudelleentarroitusta varten. Tähän asti niteille on jouduttu tekemään nidevaraus yksi kerrallaan ja nostamaan nidevaraukset sitten jonon kärkeen.
  • Turun henkilökunnalle tiedoksi: Turussa nämä niteet lähetetään kuvailijoiden käsiteltäväksi pääkirjaston 3. kerrokseen (= UAK).

Viestien lähetysväli Kohassa on lyhennetty 15 minuutista viiteen minuuttiin. Mikäli lähetysjonossa on yli 500 viestiä, lähetetään kerralla niistä ensimmäiset 500 ja loput jätetään odottamaan seuraavaa lähetyshetkeä. Muutoksen taustalla on Vaskiakin muutamaan otteeseen vaivanneet käyttökatkot, jotka ovat aiheutuneet viesteihin liittyvän tietokantataulun lukittumisesta. Kerralla lähetettävien viestimäärien rajoittamisen toivotaan auttavan ongelmaan.

Varauksia koskevia tiedotusasioita:

  • Viime versiopäivityksestä lähtien Koha on toiminut virheellisesti niin, että mikäli varatun niteen uudelleenpalauttaa, Koha ei säilytä viimeistä noutopäivää ennallaan vaan laskee varaukselle uuden noutoajan palautushetken perusteella. Jos varauksen noutoajan ei halua pitenevän mutta varaukselle tarvittaisiin uusi varauskuitti, kannattaa kuitti tulostaa toistaiseksi tietueen varausjonon kautta.
  • Hyllyvarausraportilla ei näkyneet kaikki varaukset. Ongelmaan on saatu korjaus ja raportti toimii nyt oikein.
  • Muistutuksena kaikille, että mikäli noudettavissa olevan varauksen poistaa Kohasta on myös varaushyllyssä oleva nide muistettava palauttaa. Mikäli varaus on toisen kirjaston noutohyllyssä, pyytää varauksen poistanut virkailija kirjastoa palauttamaan niteen Kohassa.

Z Kirjasarjapalvelu (koulujen varaukset) on nyt valittavissa noutopaikaksi Kohassa ja verkkokirjastossa. Noutopaikkaa voivat käyttää kirjasarjapalvelun kirjapaketeille ne Turun koulut, joilla ei ole lähikirjastoa tai kirjastoautopysäkkiä, Z Kirjasarjapalvelu (koulujen varaukset). Tarkempi ohje kirjasarjapalvelun varauksista löytyy täältä.

Lisätiedot: vaskituki@turku.fi

Ajankohtaista järjestelmästä 13.11. Lue tiedote »

, , , , |

Ajankohtaista järjestelmästä 6.11.

Viikon 45 Koha-päivitys tehdään tiistaina 7.11.2023. Koha-Suomi on saanut ratkaistua asiakastietojen tallentamiseen ilman pakollisia tietoja liittyneen ongelman, joten Kohaan saadaan tuotua nyt korjaukset joista ilmoitettiin kaksi viikkoa sitten. Päivityksen mukana tulee myös muutos, että tietueen Varaukset-välilehdellä Tulosta kuitti -painike näkyviin vain noudettavana tai kuljetuksessa oleville varauksille. Päivitystiedote löytyy kokonaisuudessaan täältä.

Koha-Suomen tiedonhakukoulutuksen tallenne on julkaistu. Linkki tallenteeseen ja muihin koulutuksen materiaaleihin löytyy Koha-Suomen sivuilta.

Extranetissä on kaksi uutta ohjetta:

Huoltajan lisääminen / vaihtaminen. Ohjeessa kerrotaan missä tapauksessa huoltajan voi vaihtaa, ja miten se käytännössä tapahtuu.

Asiointi toisen puolesta. Ohjeessa kerrotaan prosessi kirjastokortin tekemisestä ja varausten noutamisesta tilanteissa joissa joku muu henkilö asioi asiakkaan puolesta.

25.10-27.10 oli häiriöitä Kohasta lähtevien tekstiviestien perille saapumisen kanssa. Jotkut asiakkaat siis eivät ole saaneet varausten noutoilmoituksia. Epäonnistuneita tekstiviestilähetyksiä oli näiden kolmen päivän aikana 119 kappaletta. Kohasta lähti lokakuussa keskimäärin n. 1400 tekstiviestiä päivässä, joten valtaosa viestien lähetyksistä on onnistunut. Voimme poistaa mahdollisen 2 euron maksun asiakkaan tätä pyytäessä. Jos asiakas joutuu tekemään uuden varauksen ja joutuu varausjonon pohjalle, voi vaskitukea pyytää siirtämään asiakas takaisin jonon kärkeen.

Salon koulukirjastojen niteet ovat siirtyneet lähikirjastojen kokoelmien alle. Niteillä on edelleen hyllytarkenteena tieto sijainnista koulukirjastosta. Yksikköön Z Salon koulukirjastot oli edelleen tarve jättää Salon koulujen kirjasarjat, mutta yksikön nimi on Kohaan ja Finnaan nyt muutettu muotoon Z Salon koulujen kirjasarjat.

Lisätiedot: vaskituki@turku.fi

Ajankohtaista järjestelmästä 6.11. Lue tiedote »

, , , , |

Ajankohtaista järjestelmästä 30.10.

Viikon 44 Koha-päivitys tehdään tiistaina 31.10. Päivityksen mukana tulee mm. korjaus tilanteeseen, jossa asiakastietojen tallennus onnistui ilman osoitetietoja. Päivitystiedote löytyy kokonaisuudessaan täältä.

Vaskituki on kehittämispäivässä keskiviikkona 1.11. Vaskituen kautta saa kuitenkin yhteyden varapäivystäjiin, mikäli keskiviikkona olisi se tilanne ettei Koha toimisi ollenkaan.

Kohasta lähtevistä sähköpostiviesteistä on piilotettu näkyvistä kirjastokorttitunnuksen alkuosa. Viesteissä näkyy nyt kirjastokortin kolme viimeistä merkkiä, esim. Kirjastokortti: *****789. Muutos tehtiin viestien tietoturvan parantamiseksi.

Extranettiin on lisätty ohje Miksi henkilöllisyystodistuksella ei lainata, jota voi käyttää apuna asian selittämiseen asiakkaille.

Lisätiedot: vaskituki@turku.fi

Ajankohtaista järjestelmästä 30.10. Lue tiedote »

, |

Tunnusluvun vaihtoilmoitus ja Tervetulosähköposti käyttöön

Tunnusluvun vaihtoilmoitus

Kohasta lähtee nyt sähköpostitse tunnusluvun vaihtoilmoitus. Viesti lähtee välittömästi, kun tunnusluku vaihdetaan verkkokirjaston tai Kohan kautta. Myös virkailijatunnuksen salasanan vaihtamisesta lähtee viesti siihen sähköpostiosoitteeseen, joka virkailijatunnuksen tiedoissa on. Tietoturvasyistä sähköpostiviestissä näkyy vain käyttäjätunnuksen neljä viimeistä merkkiä.

Tervetulosähköposti

Kohasta saa nyt lähetettyä asiakkaalle Tervetuloa-viestin sähköpostilla. Tämän viestin voi siis laittaa uusille asiakkaille kortin teon yhteydessä.

Kun uusi asiakas on luotu, löydät yläpalkin oikeassa reunassa olevan ”Muita toimintoja” -pudotusvalikon alta vaihtoehdon ”Lähetä tervetulosähköposti”. Tätä painaessa sähköposti lähtee asiakkaalle välittömästi ja tulee näkyviin Ilmoitukset-välilehdelle. Asiakkaalle kannattaa mainita, että tällainen viesti hänelle lähtee, ettei se tule yllätyksenä. Jos asiakas ei tätä viestiä halua, sitä ei ole pakko lähettää.

Sähköpostissa on linkki käyttösääntöihin. Tämä on siis erityisen hyvä sellaisissa tilanteissa, joissa asiakas ei halua fyysistä käyttösääntöä mukaansa.

Sähköposti lähtee suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi riippuen asiakkaan kieliasetuksesta.

Viestin sisältö on tämä:

Hei,

Tervetuloa Vaski-kirjastojen asiakkaaksi.

Voit uusia lainojasi, etsiä tietoa kirjaston kokoelmista ja tehdä varauksia verkkokirjastossamme. Löydät verkkokirjaston osoitteesta www.vaskikirjastot.fi.

Tutustuthan myös käyttösääntöihimme (linkki käyttösääntöihin).

Jos sinulla on kysyttävää kirjaston toiminnasta tai aineistostamme, ole meihin yhteydessä.

Tähän viestiin ei voi vastata. Vaski-kirjastojen yhteystiedot löydät verkkokirjastosta osoitteesta http://vaskikirjastot.fi.

Tunnusluvun vaihtoilmoitus ja Tervetulosähköposti käyttöön Lue tiedote »

, , |

Ajankohtaista järjestelmästä 18.9.

Viikon 38 Koha-päivitys tehdään tiistaina 19.9. Päivitys tuo mukanaan mm. korjauksen ongelmaan, jossa nidevaraus ei estänyt lainan uusimista. Päivityksessä tulevat muutokset/korjaukset löytyvät kokonaisuudessaan Koha-Suomen tiedotteesta.

Koha-Suomi suosittelee, että kaikissa kirjastoissa käytettäisiin jatkossa Kohan Kausijulkaisujen hallintaa lehtien viemiseksi järjestelmään. Monessa kirjastossa näin on jo toimittukin, mutta osa kirjastoista on vielä tähän saakka lisännyt niteet suoraan tietueelle. Yhdenmukainen tapa viedä lehtiä mahdollistaa esimerkiksi sen, että saatavuustiedoissa niteet on mahdollista järjestellä järkevästi numerointitiedon mukaan. Lisäksi lehtiniteiden lisääminen Kausijulkaisujen hallinnan kautta varmistaa, että numerotiedot merkitään samalla tavalla kirjastosta riippumatta.

  • Jos Kausijulkaisujen hallinta ei vielä ole käytössä, tulee siihen siirtyä vuoden 2024 alusta lähtien. Tarvittaessa koulutusta lehtitilauksien tekoon ja lehtien vastaanottamiseen voidaan järjestää. Koulutustarvetta tullaan tiedustelemaan vielä erikseen niiltä kirjastoilta, joissa Kohan Kausijulkaisujen hallinta ei ole ollut käytössä.

Muistattehan kirjastoissa käydä läpi säännöllisesti ajettavat raportit ja nidehaut. Nyt on esimerkiksi kiertänyt varauksissa Jokereita, joista puuttuu erikoistila. Ohje läpikäytäviin raportteihin ja nidehakuihin löytyy täältä.

Asiakkaan Ilmoitukset-välilehdellä näytetään jatkossa ainoastaan viimeisen 12 kuukauden aikana lähetetyt viestit. Muutos tehtiin, koska viestimäärät olivat joillakin asiakkailla niin suuria, että niiden lataaminen oli erittäin hidasta. Mikäli jonkin asiakkaan vanhempia viestejä on tarvetta selvitellä ongelmatilanteessa, voi Vaskitukea pyytää auttamaan.

Lisätiedot: vaskituki@turku.fi

Ajankohtaista järjestelmästä 18.9. Lue tiedote »

, , , |

Ajankohtaista järjestelmästä 11.9.

Muistakaa tehdä Kohaan vuoden 2024 budjetti ja tilit ennen kuin teette tilauksia ensi vuoden ostoskoreihin. Tilaukset eivät siirry mikäli Kohasta ei löydy ostoskoria vastaavaa tilikoodia. Budjetin tileineen pystyy luomaan kopioimalla olemassa olevan budjetin. Tarkempi ohje löytyy täältä.

Asiakkaille lähtevää sähköposti-ilmoitusta kirjastokortin vanhentumisesta on päivitetty. Viestissä kerrotaan nyt vähän tarkemmin miten asiakkaan tulee toimia, jotta hän voi jatkaa kirjastokorttinsa käyttämistä. Myös yhteisöasiakkaille on lisätty oma viestinsä.

Ohje Kuittulostuksen säätö Firefoxissa on poistettu Vaskin extranetin ohjeista. Ohje oli tehty vanhaa Firefox ESR -versiota varten eikä sitä ole enää järkevää ylläpitää, koska Koha-Suomen ohjeista löytyy päivitetty, kattava ohje kuittitulostusasetuksista.

Ulkomaiset matkapuhelinnumerot on poistettu järjestelmästä. Noutoilmoituksen tekstiviestivalinta on myös poistettu asiakkailta, joilla oli tiedoissaan ulkomainen matkapuhelinnumero.

Lisätiedot: vaskituki@turku.fi

Ajankohtaista järjestelmästä 11.9. Lue tiedote »

Scroll to Top