Asiakkaiden kirjastokortit vanhenevat tasaisin väliajoin. Näin pääsemme siivoamaan järjestelmästämme turhia asiakastietueita pois. Uusimisen yhteydessä tarkistamme, että asiakastiedot, kuten yhteystiedot, ovat ajan tasalla.
Henkilö- ja lapsiasiakkaiden korttien voimassaoloaika on 10 vuotta. Henkilöasiakkaiden, joilla ei ole suomalaista hetua, sekä yhteisöasiakkaiden kortit ovat voimassa vain vuoden kerrallaan. Asiakas saa kortin vanhenemisesta sähköpostiviestin kuukautta ennen sen vanhentumista.
Voimassaoloaikaa voidaan jatkaa joko paikan päällä kirjastossa tai pelkän puhelun tai sähköposti-ilmoituksen pohjalta. Voimassaolon jatkamiseen ei tarvita henkilöllisyystodistusta. Kirjastokortin voimassaolon jatkamista voidaan ajatella samalla tavalla kuin muidenkin asiakastietojen päivitystä. Täältä voi tarkastaa, mitä asiakastietoja voi päivittää ilman henkilöllisyystodistusta: Milloin vaaditaan henkilöllisyystodistus
Asiakas voi päivittää yhteystietonsa joko paikan päällä kirjastossa tai verkkokirjastossa. Jos asiakas on puhelimen tai sähköpostin päässä, tai hänellä ei ole henkilöllisyystodistusta mukana, hänelle voidaan päivittää vain ne tiedot joihin ei tarvita henkilöllisyystodistusta. Esimerkiksi asiakkaan katuosoitteen ja puhelinnumeron voi, mutta sähköpostiosoitetta ei voi päivittää ilman, että asiakas esittää kuvallisen henkilöllisyystodistuksen. Asiakkaalle ei saa kertoa mitään järjestelmässä jo olevia yhteystietoja ilman henkilöllisyyden tarkistamista.
Pääasiassa asiakkaan tiedot pyritään etsimään kirjastokortin numerolla (joko etänä tai paikan päällä), koska se on nopeinta ja varminta. Jos asiakkaalla ei ole korttia mukana tai ei sitä puhelimessa tai sähköpostissa mainitse, niin voimme etsiä asiakkaan myös syntymäajalla.
Pelkästä kortin uusimisesta ei tapahdu mitään kovin pahaa, vaikka väärän asiakkaan tiedot edessä olisikin, mutta jos samalla päivitetään vaikka osoitetietoja on hyvä kysyä asiakkaalta varmuuden vuoksi muita tietoja (kuten puhelinnumero, katuosoite, sähköpostiosoite tms.) varmistaaksemme, että ollaan muokkaamassa oikean asiakkaan tietoja.
Jos asiakas on yhteydessä sähköpostitse eikä anna muuta tietoja kuin nimensä, on aina olemassa vaara, että päädymme väärän asiakkaan tietoihin hakua tehdessä. Tässä tapauksessa kortin voimassaoloa voidaan jatkaa, mutta opastetaan asiakkaalle, että käy päivittämässä tiedot vaikka verkkokirjastossa.