Kolme tarpeellista varaushakua

Aurora-työpajoissa käytiin läpi kolme tärkeää varaushakua. Nämä haut ja niiden aiheuttamat jälkitoimenpiteet pitäisi suorittaa jokaisessa kirjastossa säännöllisesti.

1. Hyllyssä olevat varatut niteet (päivittäin klo 10 jälkeen)

Hakurajauksina kannattaa käyttää vain tärppäysyksikkö ja hyllyssä (ks. kuvakaappaus). Varaukseen liittyviin päivämääriin ei kannatta valita mitään. Turku katsoo listan ensin aamulla ja muut kirjastot vasta Turun jälkeen aikaisintaan klo 10.00. Listassa saattaa olla myös niteitä joihin ei ole syytä reagoida, esimerkiksi uusimpia lehtinumeroita jotka ovat hyllyssä mutta eivät lainattavissa. Nämä ”roikkuvat” listalla niin pitkään, kunnes lehtinumero muuttuu lainattavaksi uudemman ilmestyessä.

2. Vanhentuneet varaukset (säännöllisesti)

Varausta tehdessä varaus saa oletuksena voimassaoloajaksi yhden vuoden. Voimassaolon jälkeen varaukset näkyvät Aurorassa vanhentuneina eivätkä ne enää tärppää. Asiakkaalle verkkokirjastossa varaukset näkyvät kuitenkin edelleen aivan normaaleina. Vanhentuneet varaukset tulisikin käydä säännöllisesti läpi (jokainen kirjasto käy läpi ne joissa oma yksikkö on valittu noutoyksiköksi ) ja selvittää miksi varaus ei ole vuoden aikana tärpännyt. Jos syy todetaan sellaiseksi, että varausta ei ole syytä jatkaa (esim. teos ei ilmesty ollenkaan tai se on kadonnut), asiakkaalle tulee ilmoittaa syy varauksen raukeamiseen. Jos varaus on vanhentunut, mutta sitä on edelleen syytä jatkaa (esim. teoksen julkaisu on viivästynyt tai varausjono on yli vuoden pituinen), varaus tulisi aktivoida uudelleen

3. Noudettavissa olevat varaukset joiden käsittelyssä sattunut virhe (säännöllisesti)

Varauksen noutoaika on yksi viikko. Mikäli asiakas ei nouda varausta tämän ajan sisällä, nide tulisi viedä palautuksen kautta takaisin hyllyyn. Mikäli noudettava varaus on mennyt asiakkaalle virheellisesti lainauksen ohi tai noutamaton varaus on viety hyllyyn ilman palautusta, nide jää edelleen ”noudettavissa” -tilaan. Tällaiset ongelmatapaukset löytyy, kun hakee oman noutoyksikkönsä varauksia, joista noutoilmoitus on lähetetty yli viikko sitten. Tällä haulla löytyy myös noutamattomia, takaisin kotiyksikköön kuljetukseen lähetettyjä niteitä, jotka ovat hävinneet kuljetuksessa. Näiden niteiden tila on ”kuljetettavana”