Ilman henkilötunnusta oleva asiakas viedään asiakasrekisteriin samalla tapaa kuin muutkin asiakkaat. Poikkeuksen muodostaa vain henkilötunnuksen puuttuminen ja voimassaoloajan lisääminen.
- Asiakastietuelomaketta täytettäessä jätetään huomiotta henkilötunnuksen vieminen Sotuteekkiin. Koska henkilötunnusta ei lisätä, ei asiakkaan syntymäaika tallennu automaattisesti vaan se on muistettava täyttää lomakkeelle käsin.
- Voimassaoloajaksi laitetaan yksi vuosi (lomakkeen osio Kirjaston asetukset > Vanhentuu). Kun ulkomaalainen asiakas saa suomalaisen henkilötunnuksen, lisätään henkilötunnus asiakastietoihin ja voimassaoloaika pidennetään henkilöasiakkaiden voimassaoloajan mukaiseksi.
- Osoitetiedot, sähköposti ja puhelinnumero laitetaan asiakaan täyttämän kaavakkeen mukaisesti.
- Vastaanottokeskuksessa asuvan henkilön osoitetiedoksi laitetaan vastaanottokeskuksen osoite.
- Henkilöllisyystodistuksena on hyväksytty vastaanottokeskuksen myöntämä kuvallinen henkilökortti, vaikka se ei olekaan virallinen henkilöllisyystodistus.
- Harvinaisempia tapauksia ovat alaikäiset maahanmuuttajat, jotka asuvat vastaanottokeskuksessa ja hakevat kirjastokorttia. Alaikäiselle maahanmuuttajalle määrätään virallisesti huoltaja/edunvalvoja, joka vastaa alaikäisen lainoista. Näissä tapauksissa annetaan kirjastokorttikaavake mukaan ja pyydetään palauttamaan täytettynä huoltajan/edunvalvojan tietoineen ja allekirjoituksineen.
- Lainaajalomaketta ei tarvitse säästää, vaan sen saa tuhota.