Yhteisöasiakkaan kortin voi antaa kaupungin ja kunnan laitoksille (esim. peruskoulut, lukiot, ammattioppilaitokset, korkeakoulut, ammattiopistot, päiväkodit ml. yksityiset päiväkodit ja perhepäivähoitajat, valtion laitokset, vankilat, työsiirtolat yms). Yhteisöasiakkaan kortin voivat saada myös yleishyödyllisiksi katsotut järjestöt ja yhdistykset. Kortti voidaan myöntää Vaski-alueen ulkopuoliselle taholle (Vaski-johtoryhmän päätös 22.1.2019).
Uuden yhteisöasiakkaan lisääminen
- Kirjastokortin käyttäjän henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta.
- Nimi-kenttään täytetään yhteisön nimi ja kirjastokortin käyttäjän etu- ja sukunimi. Esimerkiksi Pullakujan koulu, Outi Oikarinen.
- Osoitekenttään täytetään yhteisön osoitetiedot, muihin yhteystietoihin joko yhteisön tai kortin käyttäjän sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
- Syntymäaikakenttää Kohan yhteisöasiakkailla ei ole, ikärajallisen aineiston lainaaminen on siitä huolimatta mahdollista.
- Jos varaustunnus halutaan vaihtaa, siihen ei saa laittaa henkilöiden etu- tai sukunimiä. Varaustunnus kannattaa myös pitää mahdollisuuksien mukaan lyhyenä (suositus max 10 merkkiä).
- Kulttuurikortti-rasti voidaan lisätä, jos asiakas haluaa.
- Viestiasetukset käydään läpi kortin käyttäjän kanssa ja annetaan kortille tunnusluku.
Yhteisöasiakkaiden korttien voimassaoloaika on yksi vuosi. Se mahdollistaa kortin käytön tarkistamisen säännöllisin väliajoin ja käyttöoikeuden poistamisen väärinkäytösten kohdalla.
Jos yhteisökortin yhteyshenkilö, eli kortin käyttäjä vaihtuu, on uusi yhteisökorttihakemus täytettävä uuden henkilön tiedoilla. Hakemukseen vaaditaan aina aineistosta vastaavan henkilön (kuten päiväkodin johtajan) allekirjoitus. Ensisijaisesti vanha kortti poistetaan, ja uudelle käyttäjälle tehdään kokonaan uusi kortti. Jos asiakas välttämättä haluaa jatkaa saman kortin käyttöä, vanhaa korttia voidaan käyttää edelleen, kunhan tiedot päivitetään kokonaisuudessaan, salasana vaihdetaan, ja uusi lomake vastaavan henkilön allekirjoituksella on täytettynä.
Yhteisöasiakkaan parametrien mukaan määräytyvät esim. maksut. Yhteisökortilla lainatusta aineistosta ei muodostu myöhästymis- tai muistutusmaksuja. Yhteisökortin vastuuhenkilö vastaa yhteisökortin käytöstä ja myös mahdollisista korvauksista. Perintään yhteisökortilla lainattua aineistoa ei kuitenkaan lähetetä, vaan tarvittaessa kirjasto ottaa yhteyttä yhteisökortin vastuuhenkilöön ja mahdollinen lasku lähtee vastuuhenkilölle.
Yhteisökorttia varten on tehty oma ilmoittautumislomake, joka löytyy extranetin Materiaalipankista. Lomakkeelle tarvitaan yhteisön nimi, kortin käyttäjän tiedot, yhteisön osoite, vastuuhenkilön allekirjoitus ja päiväys. Ilmoittautumislomakkeen allekirjoittaa vastuuhenkilö, joka on yhteisön allekirjoitusoikeuden omaava henkilö.
Lomakkeet on arkistoitava huolellisesti.