Asiakastiedot

Lomakkeiden säilytysajat

• 15-vuotiaiden ja sitä vanhempien henkilöasiakkaiden lainaajalomakkeita ei saa säilyttää.
• Alle 15-vuotiaiden lainaajalomakkeet on säilytettävä siihen asti, kunnes lapsiasiakas täyttää 15 vuotta ja huoltajatieto poistuu järjestelmästä. Lapsiasiakkaiden lomakkeet on hyvä arkistoida esimerkiksi syntymävuosittain, jolloin ”vanhentuneet” lomakkeet on helppo hävittää kerran vuodessa.
• Yhteisöasiakkaiden lomakkeet on arkistoitava asiakkuuden ajan. Lomakkeen tulee olla löydettävissä, jos yhteisön vastuuhenkilö sitä pyytää.
• Kotipalveluasiakkaiden lomakkeet on arkistoitava asiakkuuden ajan.

Lomakkeiden tietoturvallinen käsittely ja arkistointi

• Asiakastietoja sisältäviä dokumentteja ei pidä väliaikaisestikaan säilyttää siten, että ulkopuolinen voi päästä käsiksi tietoihin. Älä siis säilytä niitä näkyvillä tai vartioimattomassa työpisteessä.
• Arkistoitavat asiakastietoja sisältävät dokumentit tulee säilyttää lukitussa tilassa/kaapissa.
• Ne lomakkeet joita ei säilytetä (henkilöasiakas), pitää hävittää mahdollisuuksien mukaan ilman viivettä.
• Asiakastietoja sisältävät dokumentit hävitetään pistämällä ne joko silppuriin tai tietoturvaroskikseen.

Jos asiakas ei pääse itse asioimaan kirjastoon, toinen henkilö voi tulla asioimaan hänen puolestaan. Tätä varten henkilöllä on oltava mukanaan oma sekä asiakkaan henkilöllisyystodistus sekä vapaamuotoinen valtakirja. Valtakirjassa pitää nimetä että tämä henkilö (hetu myös kirjoitettuna) saa hoitaa hänen kirjastoasioitaan.

Kirjastokortin tekeminen

Jos asiakas ei pääse itse asioimaan kirjastoon, toinen henkilö voi tulla tekemään kirjastokortin hänen puolestaan. Tätä varten henkilöllä on oltava yllä mainittujen lisäksi mukanaan täytetty lainaajalomake asiakkaan allekirjoituksella.

Asiakkaalle, joka ei pääse fyysisesti paikalle ollenkaan, kannattaa myös aina suositella kirjakassi-palvelua. Lisätietoa kirjakassi-palvelusta löytyy täältä.

Varauksen hakeminen

Toinen henkilö voi lainata varauksen omalle kortilleen, jos hänellä on näyttää varauksesta lähetetty noutoilmoitus. Mikäli hakijalla on varaajan kirjastokortti, ei noutoilmoitusta tarvita vaan asiakaspalvelussa voidaan noutaa varaus varaushyllystä ja lainata varaajan kortille. Omatoimikirjastossa omatoimiaikana varauksen voi noutaa ja lainata automaatilla ainoastaan sillä kortilla, jolla varaus on tehtynä.

Käytettäessä toisen henkilön kirjastokorttia on muistettava, että kirjastokortti on henkilökohtainen arvokortti, jonka käytöstä vastaa aina henkilö, jolle kirjastokortti on myönnetty. Jos antaa oman kirjastokorttinsa toisen henkilön käyttöön, vastaa myös kirjastokortillaan lainatusta aineistosta.

Alle 15-vuotiaalla asiakkaan tietoihin on aina linkitettävä huoltaja. Asiakkaalta varmistetaan, että hän on lapsen virallinen huoltaja (suullinen vahvistus riittää). Esimerkiksi isovanhempaa ei voida lisätä lapsen kortille huoltajaksi, jos hän ei virallisesti ole lapsen huoltaja.

Huom! Myös lastenkodin yhteisökortti voidaan asettaa lapsen kortille huoltajaksi, jos lapsi on lastenkodin asiakas. Koska yhteisökortti on kerrallaan vain vuoden voimassa, pitää lapsen kortille merkitä voimassaoloaika sen mukaisesti. Kun lastenkoti sitten uusii korttinsa voimassaolon, voi siinä samassa yhteydessä jatkaa huollettavan lapsenkin kortin voimassaoloa.

Olemassa olevan huoltajatiedon vaihtaminen

Lapsen huoltajatiedon voi vaihtaa vastuun ottavan huoltajan pyynnöstä. Huoltajatietoa vaihtaessa täytetään aina uusi lomake, joka arkistoidaan. Huoltajan henkilöllisyystodistus tarkistetaan, mutta lapsen henkilöllisyystodistusta (esim. kuvaton Kela-kortti tai passi) ei tarvita.

Jos lapsella on perintään mennyttä aineistoa, huoltajaa ei vaihdeta ilman pakottavaa tarvetta. Jos huoltaja on vaihdettava, lapsen lainauskielto säilyy ja uuden huoltajan tietoihin voi lisätä viestin, etteivät kyseiset lainat ole hänen kontollaan. Lapselle voi myös laittaa tiedon, että perintälasku on mennyt vanhalle huoltajalle.

Lapsella voi olla aina vain yksi huoltaja Kohassa. Kun lisäät uuden huoltajan vanha pitää poistaa. Tämä tapahtuu lapsen tietoja muokkaamalla. Vanha huoltaja poistetaan laittamalla ensin täppä kohtaan ”poista” kyseisen huoltajan nimen kohdalla.

Sitten haetaan uuden huoltajan tiedot avautuneesta ponnahdusikkunasta. Kun huoltajatiedot löytyvät, valitaan sarakkeen oikeasta reunasta select.

Tämän jälkeen ponnahdusikkuna sulkeutuu ja huoltajatiedot päivittyvät lapsen tietoihin. Tehdyt muokkaukset tallennetaan, jonka jälkeen vanhan huoltajan tiedot tippuvat pois.

Tarkista, että yhteystiedot ovat oikein

Ensin on tärkeää tarkistaa, että yhteystiedot ovat varmasti oikein.

Loppukädessä kirjasto vastaa vain siitä, että viesti lähtee järjestelmästä siihen osoitteeseen tai puhelinnumeroon, jonka asiakas on antanut. Jos asiakkaan ilmoitukset-välilehdellä viesti on lähetetty-tilassa, on se lähtenyt järjestelmästä onnistuneesti.

Huom! Tekstiviestien osalta viestin tilaksi päivittyy ’epäonnistunut’ vasta sitten, kun DNA lakkkaa yrittämästä lähettää viestiä uudelleen ja ilmoittaa tiedon Kohaan. Tekstiviestin tilana voi siis ensin näkyä ’lähetetty’ ja myöhemmin ’epäonnistunut’.

Sähköpostit

Kirjaston viestien lähettäjä on noreply@vaskikirjastot.fi.

Ongelmatilanteissa voit pyytää asiakasta:

• tarkistamaan ettei kirjaston viesti löydy roskaposteista. Jos viesti löytyy roskaposteista, se kannattaa merkitä ”ei roskapostiksi”
• tallentamaan noreply@koha-suomi.fi -osoitteen yhteystietolistaansa.
• lisäämään noreply@koha-suomi.fi -osoitteen luotettujen lähettäjien listalle.
• varmistamaan, ettei hän ole estänyt lähetysosoitettamme.
• varmistamaan, ettei viesti ole suodattunut johonkin kansioon. Gmailissa voi myös hakea lähettäjän osoitteella. Jos viesti on roskapostissa tai roskakorissa saa vastaukseksi ”Osa roskakorissa tai roskapostissa olevista viesteistä vastaa hakuasi.” ja vieressä on linkki, jolla saa kyseiset viestit näkyviin.
• tarkistamaan ettei viesti ole ketjuttunut muiden kirjaston lähettämien viestien joukkoon. Osa sähköpostiohjelmista niputtaa samasta osoitteesta tulleet viestit, jolloin uusi viesti saattaa jäädä huomaamatta
• varmistamaan, että asiakas ei edelleenlähetä viestiä toiseen osoitteeseen (esim iki.fi-osoitteesta). Tällöin lähettäjäksi saattaa muodostua välittäjäsähköposti, joka on vastoin viestin lähettäjätietoja

Asiakkaan sähköpostijärjestelmän hallinnointi on asiakkaan omalla vastuulla. Kaikki yllä mainitut toiminnot eivät ole mahdollisia kaikissa järjestelmissä.

Tekstiviestit

Jos asiakkaalle lähetetyn tekstiviestin tila on Kohassa epäonnistunut, voi se johtua esimerkiksi siitä, ettei asiakkaan puhelin ole ollut kuuluvuusalueella tai päällä niinä kertoina kun viestiä on yritetty toimittaa. Epäonnistumisen syyn pystyy tarkistamaan raportilla Asiakkaalle lähteneet epäonnistuneet tekstiviestit (2219).

Järjestelmän kertomia epäonnistumisen syitä ovat:

• unknown subscriber = Numeroa ei ole olemassa
• invalid destination address = Numero on virheellinen
• expired = Viestiä ei saatu toimitettua voimassaoloajan puitteissa
• illegal subscriber = Vastaanottava operaattori on estänyt viestin
• DUPLICATE_MESSAGE = Viesti samansisältöinen kuin aiemmin lähetetty viesti (Koha estää duplikaattiviestien lähetyksen)
• NO_NOTES = Virheestä ei tietoa, mahdollisesti hetkellinen häiriö lähetyksessä
• undeliverable (Teleservice Not Provisioned) = Liittymä ei voimassa, viestiä ei voi toimittaa

Jos viesti tulee perille uudelleenlähettämällä, voidaan olettaa, että kaikki on kunnossa.

Jos asiakas käyttää muuta nimeä kuin henkilötodistukseen merkittyä nimeään, voi asiakastietueeseen tallentaa kutsumanimen sille varattuun Muu nimi-kenttään. Kutsumanimi näkyy Kohan asiakastiedoissa (suluissa) ja asiakas näkee sen myös verkkokirjastossa omissa tiedoissaan.

Kutsumanimi-kenttä näkyy verkkokirjastossa vain niillä asiakkailla, joille sellainen on tallennettu. Asiakas ei voi itse muuttaa tai lisätä kutsumanimeä verkkokirjastossa.

Järjestelmässä saattaa olla asiakastietueita, johin on ennen 8.4.2024 tallennettu kutsumanimi etunimi-kenttään. Tällöin henkilöllisyystodistuksessa oleva virallinen nimi on tallennettu kokonaisuudessaan asiakkaan viestikenttään. Näissä tapauksissa kutsumanimi kannattaa siirtää sille varattuun kenttään ja korjata henkilötiedot samalla oikeaksi.

Yhteisöasiakkaan kortin voi antaa kaupungin ja kunnan laitoksille (esim. peruskoulut, lukiot, ammattioppilaitokset, korkeakoulut, ammattiopistot, päiväkodit ml. yksityiset päiväkodit ja perhepäivähoitajat, valtion laitokset, vankilat, työsiirtolat yms). Yhteisöasiakkaan kortin voivat saada myös yleishyödyllisiksi katsotut järjestöt ja yhdistykset. Kortti voidaan myöntää Vaski-alueen ulkopuoliselle taholle (Vaski-johtoryhmän päätös 22.1.2019).

Uuden yhteisöasiakkaan lisääminen         

1. Kirjastokortin käyttäjän henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta.
2. Nimi-kenttään täytetään yhteisön nimi ja kirjastokortin käyttäjän etu- ja sukunimi. Esimerkiksi Pullakujan koulu, Outi Oikarinen.
3. Osoitekenttään täytetään yhteisön osoitetiedot, muihin yhteystietoihin joko yhteisön tai kortin käyttäjän sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
4. Syntymäaikakenttää Kohan yhteisöasiakkailla ei ole, ikärajallisen aineiston lainaaminen on siitä huolimatta mahdollista.
5. Jos varaustunnus halutaan vaihtaa, siihen ei saa laittaa henkilöiden etu- tai sukunimiä. Varaustunnus kannattaa myös pitää mahdollisuuksien mukaan lyhyenä (suositus max 10 merkkiä).
6. Kulttuurikortti-rasti voidaan lisätä, jos asiakas haluaa.
7. Viestiasetukset käydään läpi kortin käyttäjän kanssa ja annetaan kortille tunnusluku.

Yhteisöasiakkaiden korttien voimassaoloaika on yksi vuosi. Se mahdollistaa kortin käytön tarkistamisen säännöllisin väliajoin ja käyttöoikeuden poistamisen väärinkäytösten kohdalla.

Jos yhteisökortin yhteyshenkilö, eli kortin käyttäjä vaihtuu, on uusi yhteisökorttihakemus täytettävä uuden henkilön tiedoilla. Hakemukseen vaaditaan aina aineistosta vastaavan henkilön (kuten päiväkodin johtajan) allekirjoitus. Ensisijaisesti vanha kortti poistetaan, ja uudelle käyttäjälle tehdään kokonaan uusi kortti. Jos asiakas välttämättä haluaa jatkaa saman kortin käyttöä, vanhaa korttia voidaan käyttää edelleen, kunhan tiedot päivitetään kokonaisuudessaan, salasana vaihdetaan, ja uusi lomake vastaavan henkilön allekirjoituksella on täytettynä.

Yhteisöasiakkaan parametrien mukaan määräytyvät esim. maksut. Yhteisökortilla lainatusta aineistosta ei muodostu myöhästymis- tai muistutusmaksuja. Yhteisökortin vastuuhenkilö vastaa yhteisökortin käytöstä ja myös mahdollisista korvauksista. Perintään yhteisökortilla lainattua aineistoa ei kuitenkaan lähetetä, vaan tarvittaessa kirjasto ottaa yhteyttä yhteisökortin vastuuhenkilöön ja mahdollinen lasku lähtee vastuuhenkilölle.

Yhteisökorttia varten on tehty oma ilmoittautumislomake, joka löytyy extranetin Materiaalipankista. Lomakkeelle tarvitaan yhteisön nimi, kortin käyttäjän tiedot, yhteisön osoite, vastuuhenkilön allekirjoitus ja päiväys. Ilmoittautumislomakkeen allekirjoittaa vastuuhenkilö, joka on yhteisön allekirjoitusoikeuden omaava henkilö.

Lomakkeet on arkistoitava huolellisesti.

Sähköpostit ja tekstiviestit lähtevät Kohasta 15 minuutin välein (lähetykset käynnistetään aamulla klo 9:30).

Ilmoitustyyppi	Milloin lähtee?	Lähetystapa
Ennakkoilmoitus	Yhden kerran 1-7 päivää ennen eräpäivää asiakkaan valinnasta riippuen	Sähköposti (jos valinta käytössä asiakkaan viestiasetuksissa)
Eräpäiväilmoitus	Varsinaisena eräpäivänä	Sähköposti (jos valinta käytössä asiakkaan viestiasetuksissa)
Ensimmäinen myöhästymisilmoitus	8 päivää eräpäivän jälkeen	Sähköposti jos asiakkaan tiedoissa s-postiosoite, muuten kirje/e-kirje
Toinen myöhästymisilmoitus	22 päivää eräpäivän jälkeen	Kirje/e-kirje
Saapumisilmoitus	Tekstiviesti/s-posti 15 minuutin sisällä tärppäytyksestä Kirje siirtyy Postin käsiteltäväksi klo 21 jälkeen	Asiakkaan valinnan mukaan tekstiviesti, sähköposti tai kirje/e-kirje (jos viestiasetuksissa ei ole mitään valittuna = lähtee kirjeenä/e-kirjeenä, asiakas voi valita myös sekä sähköpostin ja tekstiviestin halutessaan)
Palautuskuitti	15 minuutin sisällä palautuksesta	Sähköposti (jos valinta käytössä asiakkaan viestiasetuksissa)
Lainauskuitti	15 minuutin sisällä lainauksesta	Sähköposti (jos valinta käytössä asiakkaan viestiasetuksissa)
Varauksen noutomuistutus	Viiden eräpäiväkalenterin aukiolopäivän jälkeen varauksen saapumisesta Viesti lähtee yhden kerran	Sähköposti (asiakkailla oletuksena asetus päällä, voi muuttaa viestiasetuksista)
Ilmoitus kirjastokortin vanhenemisesta	30 päivää ennen tilin vanhenemista	Sähköposti
Tervetulosähköposti	Vain painettaessa ”Lähetä tervetulosähköposti” asiakastiedoista	Sähköposti
Tunnusluvun vaihtoilmoitus	Heti kun tunnusluku vaihdetaan tai annetaan ensimmäinen tunnusluku joko verkkokirjastossa tai kirjastojärjestelmässä. Vain muutoksesta lähtee viesti: jos tallentaa uudelleen saman tunnusluvun, ei viestiä lähde.	Sähköposti