Asiakastiedot

Asiakkaalle järjestelmästä lähtevät viestit

Sähköpostit ja tekstiviestit lähtevät Kohasta 15 minuutin välein (lähetykset käynnistetään aamulla klo 9:30).

IlmoitustyyppiMilloin lähtee?Lähetystapa
EnnakkoilmoitusYhden kerran 1-7 päivää ennen eräpäivää asiakkaan valinnasta riippuenSähköposti (jos valinta käytössä asiakkaan viestiasetuksissa)
EräpäiväilmoitusVarsinaisena eräpäivänäSähköposti (jos valinta käytössä asiakkaan viestiasetuksissa)
Ensimmäinen myöhästymisilmoitus8 päivää eräpäivän jälkeenSähköposti jos asiakkaan tiedoissa s-postiosoite, muuten kirje/e-kirje
Toinen myöhästymisilmoitus22 päivää eräpäivän jälkeenKirje/e-kirje
SaapumisilmoitusTekstiviesti/s-posti 15 minuutin sisällä tärppäytyksestä

Kirje siirtyy Postin käsiteltäväksi klo 21 jälkeen		Asiakkaan valinnan mukaan tekstiviesti, sähköposti tai kirje/e-kirje (jos viestiasetuksissa ei ole mitään valittuna = lähtee kirjeenä/e-kirjeenä, asiakas voi valita myös sekä sähköpostin ja tekstiviestin halutessaan)
Palautuskuitti15 minuutin sisällä palautuksestaSähköposti (jos valinta käytössä asiakkaan viestiasetuksissa)
Lainauskuitti15 minuutin sisällä lainauksestaSähköposti (jos valinta käytössä asiakkaan viestiasetuksissa)
Varauksen noutomuistutusViiden eräpäiväkalenterin aukiolopäivän jälkeen varauksen saapumisesta

Viesti lähtee yhden kerran		Sähköposti (asiakkailla oletuksena asetus päällä, voi muuttaa viestiasetuksista)
Ilmoitus kirjastokortin vanhenemisesta30 päivää ennen tilin vanhenemistaSähköposti
TervetulosähköpostiVain painettaessa ”Lähetä tervetulosähköposti” asiakastiedoistaSähköposti
Tunnusluvun vaihtoilmoitusHeti kun tunnusluku vaihdetaan tai annetaan ensimmäinen tunnusluku joko verkkokirjastossa tai kirjastojärjestelmässä. Vain muutoksesta lähtee viesti: jos tallentaa uudelleen saman tunnusluvun, ei viestiä lähde. Sähköposti

Asiakkaalle järjestelmästä lähtevät viestit Lue tiedote »

Asiakkaan viestit ja huomautusrivimerkinnät

Asiakkaan viestit

Viestit eivät ole lainauskieltoja, vaan kirjaston viestejä joko asiakkaan tai henkilökunnan tiedoksi. Viesteissä ei saa olla mitään asiatonta tai loukkaavaa tietoa asiakkaasta. Asiakkaalla on aina oikeus tarkistaa omat tietonsa asiakasrekisteristä.

Asiakkaan viestit näkyvät Kohassa sekä lainaus- että asiakkaan tiedot -välilehdellä. Viestissä näkyy lisäyspäivämäärä, lisäysyksikkö, viestin lisänneen virkailijan tunnus sekä itse viesti. Viestiä voi muokata klikkaamalla Muokkaa-painiketta ja sen voi poistaa klikkaamalla Poista-painiketta. Kohassa Auroran kommenttikentän viestit eli ns. piilotetut viestit näkyvät myös lainausnäytössä.

Uuden viestin saa lisättyä joko asiakassivun yläpalkin Lisää viesti -painikkeesta tai lainausnäkymän oikeassa reunassa olevasta Lisää uusi viesti -painikkeesta.

Järjestelmästä lähetetyt viestit näet asiakkaan tietojen Ilmoitukset-välilehdeltä.

Huomautusrivimerkinnät

853: Os.Vrk 3/08 PKV, 680: Os.Vrk 3/08 pp.kk.vv
  • Tarkoittaa: uusi osoite etsitty väestörekisteristä
  • Toimenpide: varmistettava asiakkaalta mikä on nykyinen osoite, kerrotaan että se on etsitty väestöstä ja POISTETAAN huomautus (jos asiakkaan antamia tietoja muutetaan asiakkaan tietämättä, pitää kertoa mistä ja milloin uusi tieto on saatu)
853: #3/08 PK
  • Tarkoittaa: paperinen katoamisilmoitus on tehty kadonneesta kortista, kirjasto jossa ilmoitus on tehty, kuukausi ja vuosi milloin ilmoitus on tehty. Ilmoituksen yhteydessä kadonnut kortti laitetaan lainauskieltoon. Paperinen ilmoitus tehdään silloin, jos kortti on kadonnut sellaisella tavalla, että joku muu voi käyttää sitä väärin (esim. varkaus). Paperi-ilmoitukseen kirjoitetaan selitys kortin katoamisesta, esim. varastettu lompakon mukana tms.
  • Toimenpide: jos joku yrittää käyttää kadonneeksi ilmoitettua korttia, voi kyseessä olla kortin anastanut henkilö. Haastatellaan asiakasta. Jos hän on löytänyt kadonneeksi ilmoittamansa kortin, tarkistetaan henkilöllisyys huolellisesti kuvallisesta henkilötodistuksesta. Jos asia ok, puretaan kortin lainauskielto, poistetaan katoamisilmoitus ja huomautusrivin teksti. Poistettavaan katoamisilmoitukseen olisi hyvä ottaa asiakkaan allekirjoitus, poistettuja ilmoituksia on yleensä säilytetty noin vuoden ajan. Jos asia tuntuu epävarmalta tms., etsitään katoamisilmoitus ja katsotaan mitä siihen on merkitty selitykseksi. Tarvittaessa kutsutaan poliisi. Jos asiakas poistuu paikalta, tunto- merkit otetaan ylös ja toimitaan kuten rikosasioissa yleensä.
853: ULOSHAKU 3/07 PK
  • Tarkoittaa: asiakkaalla ja/tai hänen huollettavallaan on laskutettua aineistoa. Laskut on lähetetty jatkoperintään Turun lakiasiainosastolle, kuukausi, vuosi, kirjasto. Ehdoton lainauskielto.
  • Toimenpide: velan mahdollinen vanheneminen ja lainausoikeuden antaminen on tarkistettava tapauskohtaisesti lakiasiainosastolta. Uloshakulaskut on Turussa keskitetty pääkirjastoon, vastaanottoon.
680: ULOSHAKU 3/07 kk/v
  • Tarkoittaa: asiakkaalla ja/tai hänen huollettavallaan on laskutettua aineistoa. Laskut on lähetetty jatkoperintään Raision lakimiehelle, kuukausi, vuosi, kirjasto. Ehdoton lainauskielto.
  • Toimenpide: Uloshakulaskut on Raisiossa keskitetty pääkirjastoon Niina Kylen-Suomiselle ja, jos Niina ei ole paikalla, niin Yhteispalvelupisteeseen.
680: VirL kk/v
  • Tarkoittaa: merkintä tarkoittaa virallista laskua Raisiossa (kuukausi/vuosi). Laskut tulostettu jo kaupungin kirjanpito-ohjelman kautta. Laskut siirrettiin Intrumille (Intrum).
  • Toimenpide: pääkirjaston Yhteispalvelupiste ja Niina Kylen-Suominen hoitavat nämä.
529: Läh. ulosottoon pp.kk.vv
  • Tarkoittaa: nämä aineistot on Naantalissa lähetetty ulosottoon.
853 AKTIV KAPITAL, INTRUM, TAITOA, nykyisin SARASTIA kk/vv
  • Tarkoittaa: Turusta lainanneella asiakkaalla ja/tai hänen huollettavallaan on laskutettua aineistoa. Laskutuksen hoitaa perintätoimisto Aktiv Kapital, Intrum Justitia, Taitoa tai Sarastia kuukausi/vuosi.  Lainauskielto voimassa.
  • Toimenpide: Laskut on Turussa keskitetty pääkirjaston vastaanottoon, ota yhteyttä sinne. Velan mahdollinen vanheneminen ja lainausoikeuden antaminen on tarkistettava tapauskohtaisesti.
853 AKTIV KAPITAL, INTRUM, TAITOA, nykyisin SARASTIA kk/vv, oikeudellinen perintä
  • Tarkoittaa: kuten yllä, mutta laskut ovat edenneet tai etenemässä ulosottovaiheeseen.
  • Toimenpide: kuten yllä. Ehdoton lainauskielto.
680: Svea-perintä
  • Tarkoittaa: laskutuksen hoitaa Svea-perintä.
  • Toimenpide: palautuksista ilmoitetaan Niina Kylen-Suomiselle.
680: osVrk
  • Tarkoittaa: asiakkaan osoite tarkistettu väestörekisteristä
  • Toimenpide: varmistettava asiakkaalta mikä on nykyinen osoite, kerrotaan että se on etsitty väestörekisteristä ja POISTETAAN huomautus (jos asiakkaan antamia tietoja muutetaan asiakkaan tietämättä, pitää kertoa mistä ja milloin uusi tieto on saatu)
680: nimiVrk
  • Tarkoittaa: asiakkaan nimi on tarkistettu väestörekisteristä
  • Toimenpide: kerrotaan asiakkaalle, että uusi nimi on saatu väestörekisteristä ja vaihdettu kirjastojärjestelmään
853 LASKUTUSVAIHEESSA OLEVA
  • Tarkoittaa: Turusta lainanneella asiakkaalla ja/tai hänen huollettavallaan on lainassa aineistoa, joka on niin paljon myöhässä, että siitä olisi lähtenyt lasku, mutta laskun arvo olisi ollut alle 30 €, tai on ollut joku muu syy miksi laskua ei ole lähetetty perintätoimiston kautta asiakkaalle.
  • Toimenpide: Laskut on Turussa keskitetty pääkirjaston vastaanottoon, ota yhteyttä sinne.
680 tai 853: LASKU LAPSELLA: LILLI LAINAAJA, eräpv, osasto
  • Tarkoittaa: huoltajan huomautusrivillä on tieto lapsen/huollettavan laskusta.
  • Toimenpide: kerrotaan huoltajalle mistä on kyse. Ei lainauskieltoa lapsella tai huoltajalla. Kun laskutetut lainat palautetaan ja kaikki on kunnossa, on muistettava poistaa asiakastiedoista viesti laskusta.
853: LASKU PK:SSA 2/09
  • Tarkoittaa: asiakkaalle lähetetty uusi lasku esim. ½ vuoden hakuajan päätyttyä tuloksettomana.
  • Toimenpide: kun asiakas on hoitanut laskun, tekstin voi poistaa. Ei lainauskieltoa.
853: VJ 5/08 PK
  • Tarkoittaa: asiakas velkajärjestelyssä, kuukausi, vuosi, kirjasto/osasto.
  • Toimenpide: lainausoikeus voi olla, vaikka velkoja/laskuja, jos ne velat ja laskut kuuluvat velkajärjestelyn piiriin. Tarkistettava.
853: KYSY PRL
  • Tarkoittaa: asiakkaan asioihin esim. lainauskieltoon liittyy jotain sellaisia asioita, joihin sisältyy tietosuoja.
  • Toimenpide: kysyttävä Turun pääkirjaston vastaanotosta.
853: TURVAKIELTO -24 asti, 680: TURVAKIELTO -24 asti
  • Tarkoittaa: asiakas on saanut maistraatista osoitteelleen turvakiellon, eli hänellä on virallinen lupa kieltäytyä antamasta osoitettaan mihinkään rekistereihin.
  • Toimenpide: asiakas näyttää maistraatista saamansa paperin. Siitä otetaan asiakkaan salliessa kopio kirjastoon. Asiakas voi antaa postilokero- tai poste restante -osoitteen. Jos asiakas ei käytä kumpaakaan, hänen osoitetietoihinsa laitetaan kirjaston osoitetiedot. Asiakkaalle voi suositella matkapuhelinnumeron tai sähköpostiosoitteen antamista, jotta hän saa kirjaston ilmoitukset (erityisesti noutoilmoitukset) nopeammin, mutta tämä ei ole pakollista.
680: Tietojen luovutuskielto
  • Tarkoittaa: soitettu numerotiedusteluun ja sieltä saatu ”tietojen luovutuskielto” –ilmoitus.
  • Toimenpide: Kysytään asiakkaalta osoite. Vain virallisessa turvakielto-tapauksessa asiakas voi kieltäytyä antamasta osoitetta.
853: MYÖS KORTTI 423AXXXXX, 680xxxxx
  • Tarkoittaa: asiakkaalla on kortti myös toisessa Vaski-kirjastossa. Sitä ei ole voinut poistaa, jos siinä on lainoja, varauksia tai maksuja. Jos kortti on vain huoltajatietona, voidaan asiakkaan toisen (jäljelle jäävän) kortin tiedot siirtää huoltajatiedoksi.
  • Toimenpide: kun ”ylimääräisten” korttien lainat, varaukset ja maksut on hoidettu, ja huoltajan tiedot siirretty jäljelle jääneeseen kirjastokorttiin, voidaan ylimääräiset kortit poistaa. Samalla poistetaan myös turhat huomautukset muista korteista.
&-MERKKI
  • Saa poistaa. Ensimmäisen konversioajon yhteydessä Vaski-kirjastojen kortteihin ilmestynyt merkki (merkki tarkoitti sitä, että asiakastietoja ei ole tarkastettu ja muita tietueita voi löytyä). Tämän merkin tieto on vanhentunut, koska myöhemmin tehdyn konversioajon jälkeen vastaavaa merkkiä ei ole kirjastokortteihin enää lisätty.
853: SAA LAINATA, OSAMAKSUSOPIMUS 6/21 ASTI PK, 680: SAA LAINATA, OSAMAKSUSOPIMUS 6/21 ASTI
  • Tarkoittaa: asiakkaan kanssa tehty maksusopimus, jossa asiakas sitoutuu kuukausittain lyhentämään velkasaldoaan siihen asti jolloin velka on kokonaan suoritettu. Lainausoikeus säilyy, mutta sitä voi käyttää vain tiskillä virkailijan kanssa.
  • Toimenpide: tarkistetaan lainauksen yhteydessä onko asiakas noudattanut maksusopimusta. Velkasaldosta tulee ilmetä lyhennys selityksen kanssa. Epäselvissä tapauksissa otettava yhteyttä osastolle jossa sopimus on tehty. Joka osastolla säilytetään sopimuksesta kirjallista lomaketta jossa sopimuksen ehdot näkyvät. Jos asiakas ei ole noudattanut sopimusta (ei ole lyhentänyt sovitusti velkaansa tai velkaa on sopimuksen voimassaolo-aikana kertynyt lisää) sopimus raukeaa.
853: HAKU 12/16 PK
  • Tarkoittaa: asiakas on väittänyt palauttaneensa niteen, jota häneltä on karhuttu. Nide on laitettu ½ vuoden ”tarkkailu-ajalle”. Se on lainattu kirjaston sisäiselle VPL-kortille (=”väittää palauttaneensa”) ja siitä on tehty nidevaraus (=”VPL ep.30.6.16 PK”)
  • Toimenpide: huomautusrivin teksti ei vaikuta normaaliin lainauspalveluun. (Osasto, jossa nidevaraus tehdään, säilyttää itsellään kirjallisen selonteon tilanteesta ja mitä asiakkaan kanssa on sovittu. Jos nide löytyy hakuajan puitteissa, laitetaan sekä asiakas- että nidetiedot kuntoon. Kun nide on korvattu tai se on löytynyt, poistetaan myös huomautusrivin teksti.)
853: TPS-JÄÄKIEKKO KAUSI 2019-2020, TEATTERI KEVÄT 2020, METSÄMÄKI VUOSI 2020 YMS.
  • Tarkoittaa: Kausikortteja saa laina kerran kevät tai syyskaudella per asiakas.  
  • Toimenpide: Asiakkaan viestikenttään viedään tieto asiakkaan kausikortin lainaamisesta. Poikkeuksena on Metsämäen ravikausikortit, joissa sama kausikortti on voimassa koko vuoden eli tämän kausikortin saa lainata vain kerran koko kuluvan vuoden aikana. Vanhentuneet merkinnät poistetaan.
853: TARKISTA HENKILÖLLISYYS
  • Tarkoittaa: Asiakas on pyytänyt, että hänen henkilöllisyytensä tarkistetaan aina lainaamisen yhteydessä. Asiakkaalla on lainauskielto, joka estää lainaamisen lainausautomaateilla. Asiakas todentaa henkilöllisyytensä kuvallisella henkilöllisyystodistuksella.
  • Toimenpide: Asiakas voi lainata aineistoa kirjaston asiakaspalvelupisteissä todistettuaan henkilöllisyytensä. Lainaaminen ei ole mahdollista ilman henkilöllisyyden todentamista kuvallisella henkilöllisyystodistuksella.

Kohaan siirtyessä käytetään vain kirjastokorttia, eli tätä merkintää ei enää käytetä.

853: LAINARAJA XX KPL, 680: LAINARAJA XX KPL
  • Tarkoittaa: sovittu asiakkaan tai huoltajan kanssa lainarajasta.
  • Toimenpide: asiakkaan on lainattava virkailijan kautta (ei itsepalvelua). Näitä lainoja ei voi uusia netin kautta.
KAT.ILM.!!!
  • Tarkoittaa: hyvin vanha tieto kortin katoamisilmoituksesta. Silloin oli vielä Turussa sellaisia kirjastokortteja, joiden asiakastunnukseen sisältyi henkilötunnus ja joiden mitätöinti oli ongelmallista.
  • Toimenpide: ei tarvitse enää huomioida, asia vanhentunut. Valitettavasti tätä vanhaa tietoa ei saa poistettua, jos kadonneen kortin tilalle on tallennettu uusi kortti.
680 Osoiteturvakielto
  • Tarkoittaa: osoite on Tiina Salolla ja Niina Kylen-Suomisella

Asiakkaan viestit ja huomautusrivimerkinnät Lue tiedote »

Asiakastietojen haku ja uuden asiakkaan lisääminen

On tärkeää, että yhtä asiakasta kohti olisi vain yksi asiakastietue. Muun muassa tietokantojen yhdistymisistä johtuen samasta asiakkaasta voi olla tallennettuna useita asiakastietueita. Asiakastietoja hakiessa tai ennen uuden asiakkaan lisäämistä on aina tehtävä seuraava haku, jotta mahdolliset jo olemassa olevat asiakkaasta tallennetut tietueet tulevat esille:

  1. Tee haku ensisijaisesti asiakkaan syntymäajalla. Asiakkaan nimi voi muuttua, syntymäaika ei. Haku-laatikkoon syntymäaika kirjoitetaan muodossa XX.XX.XXXX, ja hakukenttä-laatikkoon valitaan Syntymäaika.
  2. Löydetyt tulokset tulevat sukunimen mukaiseen aakkosjärjestykseen, josta oikea asiakas löytyy selaamalla. Huomaathan, että jos tuloksia on paljon, ne voivat jatkua toiselle sivulle. Toiselle sivulle pääsee alareunan ”Seuraava”-painikkeella. Voit myös valita tulosten yläreunasta, että lista näyttää kerralla enemmän kuin 20 tulosta. Jos asiakasta samalla nimellä ei löydy, voit kysyä asiakkaalta onko mahdollista, että hän on järjestelmässä jollain toisella nimellä.

Jos tietoja ei löydy entuudestaan, lisätään asiakas uutena asiakkaana. Asiakkaan lisäyslomakkeella pyydetään ensimmäiseksi syöttämään asiakkaan henkilötunnus. Järjestelmä tarkistaa tässä kohtaa, onko sama henkilötunnus jo viety Koha-Suomen Sotu-siiloon. Jos tällä henkilötunnuksella löytyy jo asiakas, näytölle tulee pop-up ikkuna, jossa lukee ”Asiakas on jo olemassa! Paina OK siirtyäksesi tietoihin.” OK-painikkeesta pääset asiakkaan olemassa olevaan tietueeseen, johon voit päivittää asiakkaan tiedot ajan tasalle uuden asiakastietueen tekemisen sijaan.

Kelvolliset matkapuhelinnumerot

Vaskissa ei toistaiseksi lähetetä tekstiviestejä ulkomaisiin numeroihin, minkä vuoksi asiakkaalle voi matkapuhelin-kenttään lisätä ainoastaan suomalaisen numeron 0- tai +358-alkuisena. Koha herjaa, mikäli asiakkaan tietoihin yrittää lisätä ei-kelvollista numeroa.

Asiakastietojen haku ja uuden asiakkaan lisääminen Lue tiedote »

Lainauskiellot

Asiakkaalta voi olla lainaus estetty useasta eri syystä. Asiakkaalle on voitu lisätä käyttörajoitus, maksuja voi olla liikaa, kortti voi olla vanhentunut tai tili on lukittu liian monen epäonnistuneen kirjautumisyrityksen takia.

Maksut ylittävät maksurajan

  • Kun asiakkaalla on maksuja 15 euroa tai enemmän, muodostuu automaattisesti lainauskielto. Lainauskieltoon vaikuttaviin maksuihin lasketaan mukaan ainoastaan järjestelmän automaattisesti lisäämät maksut (myöhästymis- ja muistutusmaksut sekä noutamattoman varauksen maksut).
  • Lainauskiellosta ei erikseen ilmoiteta asiakkaan tiedoissa, mutta yrittäessä lainata asiakkaalle ilmoittaa järjestelmä ylittyneestä maksurajasta. Vaihtoehdot ovat lainauksessa Maksa, Ohita rajoitus tilapäisesti tai Maksa kaikki maksut. Yleensä rajoitusta ei ole syytä ohittaa.
  • Järjestelmä antaa uusia lainat ilman erillistä varoitusta, vaikka maksuraja ylittyisi. Verkkokirjastossa lainoja ei voi uusia jos maksuja on liikaa.

Kortti on vanhentunut

  • Asiakkaalle, jolla ei ole henkilötunnusta, asetetaan kortin voimassaoloajaksi (manuaalisesti) 1 vuosi.
  • Järjestelmästä tuleva kortin voimassaoloaika on esimerkiksi Henkilöasiakkaalla 10 vuotta ja Yhteisöasiakkaalla 1 vuosi.
  • Kun asiakkaan kirjastokortin voimassaoloaika umpeutuu, on kortin käyttö estetty ja asiakkaan tiedoissa kerrotaan kortin vanhentuneen.
  • Katso ohje käyttöoikeuden jatkamiselle Koha-Suomen ohjeista.

Tili on lukittu

  • Asiakkaan tili lukittuu automaattisesti, jos väärällä pin-koodilla on yritetty kirjautua kuusi kertaa. Yli 50 yrityksestä tulee lisäksi käyttörajoitus (ks. kohta Käyttörajoitus liian monesta epäonnistuneesta kirjautumisyrityksestä).
  • Tieto lukitsemisesta näkyy asiakkaan tiedoissa sivun vasemmassa laidassa. Lukituksen voi purkaa vaihtamalla asiakkaalle pin-koodin. Asiakas voi vaihtaa koodin myös itse käyttämällä verkkokirjaston salasanan palautustoimintoa.

Käyttörajoitukset

Käyttörajoitukset näkyvät asiakkaan tiedoissa punaisella tekstillä. Rajoitukset voivat olla automaattisesti tai manuaalisesti lisättyjä. Rajoituksen voi lisätä ja poistaa asiakkaan Tiedot tai Lainaus -näytöillä (ks. tarkempi ohjeistus Koha-Suomen ohjeista).

Käyttörajoitus liian monesta epäonnistuneesta kirjautumisyrityksestä

  • Asiakkailla, joilla on yli 50 epäonnistunutta kirjautumisyritystä, on syytä epäillä, että korttia yrittää käyttää väärä henkilö. Tästä syystä tilin lukitsemisen lisäksi asiakkaalle lisätään myös automaattisesti käyttörajoitus.
  • Rajoituksen purkaminen tapahtuu pin-koodin vaihtamalla (ks. tarkempi ohjeistus Koha-Suomen ohjeista). Asiakkaan tietoturvan vuoksi myös kirjastokortti vaihdetaan tällaisessa tilanteessa. Kortin vaihtamisesta ei peritä asiakkaalta maksua.

    Huom! Rajoitus poistuu pin-koodin vaihdon jälkeen vartin välein ajettavassa ajossa, joten rajoitus kannattaa poistaa manuaalisesti, mikäli haluaa tunnuksen toimivan saman tien.

Käyttörajoitus laskutetusta aineistosta

  • Asiakkaalle muodostuu automaattisesti käyttörajoitus, kun hänelle muodostuu lasku palauttamattomasta aineistosta. Rajoituksissa on selitys Lainauskiellossa ja syy on Auto-räkning/VASKON jos lasku on lähtenyt Auroran aikana. Lainassa -näytöllä näkyy laskutettu kirja. Kirjan eräpäivä on punaisella.
  • Huollettavan lasku lähtee huoltajalle, jolloin lainauskielto muodostuu automaattisesti huoltajalle. Huollettavan lainauskielto on lisättävä manuaalisesti.
    • Kirjasto voi itse laskuttaa tai laskutuksen voi hoitaa muu taho esim. perintätoimisto.

Lainauskiellot Lue tiedote »

Verkkokirjaston muutospyyntöjen hyväksyminen Kohassa

Jos asiakas tekee verkkokirjastossa muutoksia seuraaviin tietoihinsa, tulee siitä hyväksyntäpyyntö Kohan virkailijaliittymään. Hyväksymistä vaativat muutokset ovat osoite, varaustunniste ja puhelinnumero.

Näitä pyyntöjä pääsee käsittemään etusivun Asiakastietojen muutospyynnöt -linkistä. Vaskissa on sovittu, että jokainen kirjasto/kunta huolehtii omiin toimipaikkoihinsa osoitetuista muutospyynnöistä. Muutospyynnöt jakautuvat asiakkaan kotikirjaston mukaan.

Muutospyynnön Asiakkaan tiedot- linkistä pääset katsomaan asiakkaan tiedoista mm. onko asiakkaalla rajoitteita, jotka päivityksen yhteydessä on syytä ottaa pois.

Varaustunnisteen tulee alkaa kirjaimella ja sisältää 4-10 merkkiä. Tunnuksessa saa käyttää vain kirjaimia ja numeroita. Hävyttömiä tai loukkaavia tunnuksia ei tule hyväksyä. Tunnuksessa ei myöskään saa olla tietoa, josta asiakkaan voi tunnistaa (esim. asiakkaan koko nimi, tarkka syntymäaika tms.).

Verkkokirjaston muutospyyntöjen hyväksyminen Kohassa Lue tiedote »

Kirjastokortin mitätöinti ja poisto

Kirjastokortin mitätöinti

  • Kirjastokortti mitätöidään tilapäisesti lisäämällä rajoite (asiakastietueen alaosan välilehdeltä). Syyksi merkitään ”kortti kadonnut” tai ”kortti varastettu”.
  • Huomioi, että jos kortti on varastettu ja on mahdollista, että myös tunnusluku on varkaan tiedossa: mitätöidyllä kortilla pystyy kirjautumaan verkkokirjastoon ja omatoimikirjastoon. Tällöin on annettava asiakkaalle uusi kortti ja täytettävä kadonneesta kortista kirjastokortin katoamislomake ja pyydetään asiakasta vaihtamaan tunnuslukunsa verkkokirjastossa.
  • Jos asiakas löytää kadonneeksi ilmoittamansa kirjastokortin, niin kortti voidaan ottaa käyttöön poistamalla rajoite. Kirjastokortin aktivoimiseksi asiakkaan on esitettävä kuvallinen henkilötodistus (kuvasta pitää pystyä tunnistamaan asiakas).
  • Asiakas saa kadonneen mitätöidyn kirjastokortin tilalle uuden kirjastokortin mistä tahansa Vaski-kirjastosta esittämällä kuvallisen henkilötodistuksen.
  • Vanhan kirjastokortin numero poistetaan ja uusi numero linkitetään tilalle. Asiakkaan tunnusluku ja asiakas ID pysyvät samana, mutta kirjastokortin numero vaihtuu.

Kirjastokortin/tietueen poisto

  • Asiakkaan tiedot poistetaan asiakasrekisteristä klikkaamalla Asiakastiedot näytön ylävalikosta ”Muita toimintoja” valitsemalla Poista.
  • Korttia/tietuetta ei voi poistaa, jos asiakkaalla on maksuja tai lainoja tai asiakas on huoltaja.
  • Huoltajatiedot on siirrettävä uudelle huoltajalle, jos tietue poistetaan kokonaan.
  • Järjestelmä huomauttaa tietueen poistossa esteistä ja poiston onnistuessa varmistaa vielä kysymällä Haluatko poistaa asiakkaan XXX. Poisto on hyväksyttävä painikkeella Kyllä, poista.

Kirjastokortin mitätöinti ja poisto Lue tiedote »

Asiakastietojen tarkastuspyyntö

Kohaan liittyvä tarkastuspyyntö (tietosuojaseloste, kohta 10)

Tarkastuspyynnön toimittamiselle on useita vaihtoehtoja. Ohjeet asiakkaille löytyvät Turun kaupungin verkkosivuilta, osoitteesta https://www.turku.fi/tietosuoja

  1. Asiakas käy henkilökohtaisesti Turku-pisteessä esittämässä tarkastuspyynnön
    Asiakas esittää tarkastuspyynnön Turun kaupungin Turku-pisteessä osoitteessa Puolalankatu 5. Asiakas yksilöi haluamansa henkilötiedot ja hänen on myös todistettava henkilöllisyytensä.
  2. Vapaamuotoinen pyyntö tai lomake toimitetaan postitse
    Asiakas toimittaa vapaamuotoisen, omakätisesti allekirjoitetun pyynnön. Pyynnössä tulee ilmetä asiakkaan nimi, henkilötunnus, postiosoite, puhelinnumero ja mahdollinen sähköpostiosoite. Pyynnöstä tulee myös ilmetä mitkä tiedot hän haluaa tarkistaa (esimerkiksi kirjastojärjestelmään hänestä tallennetut henkilötiedot). Pyyntö toimitetaan postitse osoitteeseen PL 355, 20101 Turku tai henkilökohtaisesti Turku-pisteeseen osoitteeseen Puolalankatu 5, 20100 Turku. Pyyntö voidaan antaa myös kirjastolle toimitettavaksi. Tällöin kirjasto lähettää pyynnön Turku-pisteeseen postitse.

Asiakas voi tehdä tarkastuspyynnön maksutta kerran vuodessa. Raportin antaja (Koha-pääkäyttäjä) laittaa asiakastietoihin huomautusmerkinnän: Rekisteritiedot annettu (järjestelmä tallentaa huomautuksen tallennusajankohdan). Lomake hävitetään, kun toimenpide on suoritettu.

Asiakastietojen tarkastuspyyntö Lue tiedote »

Asiakastyypit ja parametrit

Muokattu 12.9.2023 (korjattu yhteisöasiakasta koskevia parametrejä)

AsiakastyyppiMaksut ja varaaminenMuistutukset ja laskuAsiakastietueen voimassaoloaika
Henkilöasiakas (15 vuotta täyttäneet)Käytössä myöhästymis- ja muistutusmaksut sekä noutamattoman varauksen maksu.

Asiakas voi tehdä yhden varauksen / tietue.

Huom! Myöhästymismaksuja ei mene lasten ja nuorten aineistosta.		Muistutukset ja lasku lähetetään lainaajalle.10 vuotta
Lapsiasiakas (alle 15-vuotiaat)Käytössä myöhästymis- ja muistutusmaksut sekä noutamattoman varauksen maksu.

Asiakas voi tehdä yhden varauksen / tietue.

Huom! Myöhästymismaksuja ei mene lasten ja nuorten aineistosta.		Muistutukset lähetetään lainaajalle ja lasku huoltajalle.10 vuotta
Huollettava, muu kuin lapsiKäytössä myöhästymis- ja muistutusmaksut sekä noutamattoman varauksen maksu.

Asiakas voi tehdä yhden varauksen / tietue.

Huom! Myöhästymismaksuja ei mene lasten ja nuorten aineistosta.		Muistutukset lähetetään lainaajalle ja lasku huoltajalle.10 vuotta
KotipalveluasiakasEi maksuja.

Asiakas voi tehdä yhden varauksen / tietue.		Ei lähetetä3 vuotta
Yhteisöasiakas (Kunnan laitokset ja vastaavat sekä yleishyödylliset yhdistykset)
Ei myöhästymis- ja muistutusmaksuja. Noutamattoman varauksen maksu muodostuu, mutta sen voi harkintaa käyttäen poistaa.

Asiakas voi tehdä useamman varauksen / tietue.		Muistutukset lähetetään yhteisölle vastuuhenkilön nimellä.

Kohasta ei muodostu laskua automaattisesti, mutta kirjasto voi halutessaan laskun lähettää ja asettaa asiakkaalle lainauskiellon.		1 vuosi
KaukolainakirjastoEi maksuja.

Asiakas voi tehdä useamman varauksen / tietue.		Muistutukset lähetetään kaukopalvelun asiakaskirjastolle, laskutuksen hoitaa kulttuurikeskuksen taloustiimi.20 vuotta
Ei-tilastoitavat lainat (sisäisessä käytössä olevat työkortit, lainoja ei tilastoida)Ei maksuja.

Asiakas voi tehdä useamman varauksen / tietue.		Ei lähetetä5 vuotta

Järjestelmän muut asiakastyypit (pääkäyttäjien käytössä)

TyyppiKäyttötarkoitusVoimassaoloaika
Kirjaston työntekijäHenkilökunnan kirjautumistunnusten asiakastyyppi1 vuosi tai työsopimuksen päättymispäivä
Z API ZErilaisten rajapintoja käyttävien järjestelmien/toimintojen käyttäjätunnukset–
Z Automaatti ZSIP2-automaattien/ovikoneiden/laitteiden käyttäjätunnukset–

Asiakastyypit ja parametrit Lue tiedote »

Kulttuurikortti

Kulttuurikortti on maksuton etukortti, jolla saa sähköpostiin tietoa eduista ja vinkkejä Turun kaupungin runsaasta kulttuuritarjonnasta. Kulttuurikortti-tiedotteet lähetetään vain yli 18-vuotiaille, lisäksi tiedotteet ovat luettavissa Kulttuurikorttisivuilla.

Kulttuurikortti-ominaisuus aktivoidaan valitsemalla pudotusvalikosta ”Käytössä” asiakkaan muokkauksessa osiossa Muut määreet ja tunnukset > Kulttuurikortti. Samalla tulee varmistaa, että asiakkaan sähköpostiosoite on oikein.

Jos asiakas haluaa perua Kulttuurikortti-ominaisuuden, pitää valintaa tyhjentää asiakkaan tiedoista. Asiakas voi myös itse perua tiedotteet sähköpostiin lähetetystä tiedotteesta löytyvät Omat tiedot -linkin kautta.

Järjestelmästä lähtee aina kuukauden vaihteessa tieto E-maileriin, jonka kautta tiedotteet lähetetään ja jossa on voimassaoleva asiakasrekisteri kulttuurikorttilaisista. Jos asiakkaalle tekee muutoksen Kohassa esim. kuukauden alussa, niin ensimmäiset tiedotteet lähtevät hänelle vasta seuraavan kuukauden aikana. Asiakas voi itse päivittää tietojaan suoraan E-maileriin tiedotteessa olevan linkin kautta, mutta tämä tieto ei siirry Kohaan.

Kirjastokortit

Kulttuurikortteina toimivat Turun kaupunginkirjaston kaksi viimeisintä korttia ja Vaski-kirjastojen Naakka-kortti, ja näihin voidaan halutessa liimata Kulttuurikortti-tarra. Kulttuurikortti on näyttökortti ja siksi vain nämä kortit kelpaavat Kulttuurikortteina.

Kulttuurikorttitarroja on lähetetty kaikkiin Vaski-kirjastojen toimipisteisiin ja niitä voi pyytää lisää Eeva Liipolta: eeva.liippo@turku.fi.

Kulttuurikorttiin liittyvä asiakaspalaute ja kysymykset voi ohjata osoitteeseen kulttuurikortti@turku.fi.

Lisää tietoa kulttuurikortista löytyy Turun kaupungin verkkosivuilta:
https://www.turku.fi/kulttuurikortti

Kulttuurikortti Lue tiedote »

Kirjastokortin antaminen asiakkaalle, jolla ei ole henkilötunnusta

Ilman henkilötunnusta oleva asiakas viedään asiakasrekisteriin samalla tapaa kuin muutkin asiakkaat. Poikkeuksen muodostaa vain henkilötunnuksen puuttuminen ja voimassaoloajan lisääminen.

  • Asiakastietuelomaketta täytettäessä jätetään huomiotta henkilötunnuksen vieminen Sotuteekkiin. Koska henkilötunnusta ei lisätä, ei asiakkaan syntymäaika tallennu automaattisesti vaan se on muistettava täyttää lomakkeelle käsin.
  • Voimassaoloajaksi laitetaan yksi vuosi (lomakkeen osio Kirjaston asetukset > Vanhentuu). Kun ulkomaalainen asiakas saa suomalaisen henkilötunnuksen, lisätään henkilötunnus asiakastietoihin ja voimassaoloaika pidennetään henkilöasiakkaiden voimassaoloajan mukaiseksi.
  • Osoitetiedot, sähköposti ja puhelinnumero laitetaan asiakaan täyttämän kaavakkeen mukaisesti.
    • Vastaanottokeskuksessa asuvan henkilön osoitetiedoksi laitetaan vastaanottokeskuksen osoite.
  • Henkilöllisyystodistuksena on hyväksytty vastaanottokeskuksen myöntämä kuvallinen henkilökortti, vaikka se ei olekaan virallinen henkilöllisyystodistus.
  • Harvinaisempia tapauksia ovat alaikäiset maahanmuuttajat, jotka asuvat vastaanottokeskuksessa ja hakevat kirjastokorttia. Alaikäiselle maahanmuuttajalle määrätään virallisesti huoltaja/edunvalvoja, joka vastaa alaikäisen lainoista. Näissä tapauksissa annetaan kirjastokorttikaavake mukaan ja pyydetään palauttamaan täytettynä huoltajan/edunvalvojan tietoineen ja allekirjoituksineen.
  • Lainaajalomaketta ei tarvitse säästää, vaan sen saa tuhota.

Kirjastokortin antaminen asiakkaalle, jolla ei ole henkilötunnusta Lue tiedote »

Scroll to Top