Tiedonhaku ja niteiden hallinta

Niteiden erämuokkaukseen ja -poistoon on mahdollista viedä nykyisin jopa 10 000 nidettä kerralla. Vieminen tapahtuu tallennetun raportin kautta seuraavasti:

• Käytä pääkäyttäjältä saamaasi raporttilinkkiä, joka lataa suoraan raportille näkyville ensimmäiset 10 000 nidettä.
  • Vaihtoehtoisesti 10 000 nidettä saa näkyville ajamalla raportin normaalisti, valitsemalla sen jälkeen näytettäväksi 10 nidettä ja muuttamalla sen jälkeen osoiterivin loppuun luvuksi 10000 (limit=10 –> limit=10000).
• Sivun lataaminen vie aikansa. Kun sivu on latautunut, valitse Eräkäsittele 10000 näkyvillä olevaa riviä -valikosta oikea toiminto.
• Niteiden erämuokkaus/-poisto -sivulla esikatselu ei enää näytä niteitä, koska näytettävä määrä on rajattu 1000 niteeseen. Muutos kuitenkin kohdistuu kaikkiin raportilta tuotuihin niteisiin.
• Tee nidelomakkeelle tarvittavat muutokset. Tee muutokset ainoastaan kenttiin joita haluat muokata, kaikki muut kentät saa jättää tyhjiksi vaikka niissä lukisikin Pakollinen tieto.
  • Jos olet esimerkiksi asettamassa niteet Pois käytöstä kiinniolon ajan -tilaan, valitse kentän 7 – Ei lainattavissa -valikosta oikea tila.
  • Vastaavasti jos olet poistamassa niteiltä kyseisen erikoistilan, laita rasti kentän vieressä olevaan laatikkoon.
• Valitse lopuksi Tallenna.
• Erämuokkaus/-poisto siirtyy taustatyöjonoon. Voit siirtyä linkin kautta tarkastelemaan työn etenemistä. Työn tilana näkyy Valmis, kun kaikki niteet on käsitelty.
  • Huom. sivua pitää päivittää, jotta työn ajantasainen tilanne päivittyy sivulle.
• Kun taustatyö on kokonaan valmistunut, avaa raportti uudelleen. Voit nyt viedä seuraavat niteet erämuokkaukseen/-poistoon.

Myös Koha-Suomen sivuilta löytyy ohjeistusta erämuokkauksista ja -poistoista.

Niteiden erikoistilat ja niiden käyttäytyminen

Erikoistilojen valinta on nyt helppoa. Kohaan jää vain kaksi sellaista erikoistilaa, joita on tarkoitus käyttää sellaisissa tilanteissa, joissa nide on käsittelyssä henkilökunnalla esimerkiksi kokoelmatyötä tehdessä, ongelmien selvittelyn takia tai korjaustarpeen takia. Nämä erikoistilat ovat:

• Käsiteltävänä, varattavissa
• Käsiteltävänä, ei varattavissa

Molemmat tilat poistuvat palautuksessa. Kun tarvitaan tilaa, joka ei poistu palautettaessa (esim. kun poistetaan nide, jossa on varauksia), voidaan käyttää Ei saatavana, ei varattavissa -tilaa.

Ei varattavissa olevaa Käsiteltävänä-tilaa on tarkoitus käyttää sellaisissa tilanteissa, kun emme ole varmoja siitä palautuuko kyseinen nide enää asiakkaiden lainattavaksi tai tiedämme, että se ei palaudu. Tämä voi olla tilanne esimerkiksi silloin, jos aineisto on turmeltunut, palautunut vajavaisena, tai nide on menossa korjaukseen emmekä tiedä tuleeko se enää lainauskuntoon.

Jompikumpi Käsiteltävänä-erikoistila on hyvä olla aina, jotta niin asiakkaat kuin henkilökuntakin tietävät mikä tilanne on. Lisäksi niteen voi halutessaan lainata työkortille. Finnan prioriteettisääntöjä on muutettu niin, että niteen erikoistila näkyy ennen tietoa siitä, onko nide lainassa vai ei. Eli jos nide on lainattu työkortille sekä on tilassa ”käsiteltävänä”, asiakkaalle näkyy Finnassa, että nide on henkilökunnan käsiteltävänä. Erityisen ongelmallisia ovat sellaiset työkortit, joilla roikkuu niteitä lainassa kuukausikaupalla ilman erikoistilaa ja asiakkaat ihmettelevät miksi kirja on aina vaan lainassa. Tämänlaisesta niteiden käsittelytavasta olisi hyvä päästä eroon.

Jos nide on lainassa työkortilla vain lyhytaikaisesti (max. kuukauden) erikoistilaa ei välttämättä tarvita. Poikkeuksena tilanteet, joissa nide ei välttämättä palaa kiertoon, jolloin on hyvä käyttää erikoistilaa, joka estää varaamisen.

Vapaasanahaussa haku kohdistuu tietueen kaikkiin osiin. Jos haluat hakea jotakin tiettyä tietoa, voit tarkentaa hakua käyttämällä etuliitteitä. Oheiseen listaan on kerätty tavallisimmat Kohan tiedonhaussa käytettävät etuliitteet. Kattavampi lista käytettävissä olevista etuliitteistä löytyy täältä.