Lainauspalvelut

, |

Lyhyet tunnukset asiakasrekisterissä

Osalla henkilökunnasta on ollut käytössä jo ennen Auroraa lyhyt tunnus, jota on voinut käyttää kirjastokortin numeron tilalla.

Joissakin Origo-kirjastoissa on ilmeisesti ollut aikaisemmin lyhyttunnuksia asiakkaillakin.

Tämä lyhyttunnus on konvertoitunut asiakastietoihin joko alias – kenttään tai kirjastokortin tunnus-kenttään.

Lyhyet tunnukset, jotka ovat vain 1 tai 2 merkkiä pitkiä ovat aiheuttaneet virheitä ja sekaannuksia lainaustilanteissa, ja lainat ovat joissakin tapauksissa menneet  väärälle henkilölle lainoiksi. Syynä on se, että lukija on lukenut jonkun henkilön kirjastokortin numerosta vain yhden tai kaksi merkkiä ja tuonut esille jonkun toisen henkilön lyhyttunnuksen ja hänen tietonsa, joten lainat ovat rekisteröityneet väärälle henkilölle.

Tästä syystä Axiell poistaa rekisteristä kaikki lyhyttunnukset, joissa on vain 1 – 2 merkkiä. Kirjastokortin tunnus – kentästä poisto on jo tehty ja alias – kentästä tullaan tekemään ensi viikolla.

Jos haluat vielä käyttää lyhyttunnusta ja viet uuden tunnuksen rekisteriin, huomioi seuraavat  Axiellin antamat ohjeet:

  • lyhyttunnus kirjoitetaan aina alias-kenttään (kirjastokortin tunnus-kenttään laitetaan vain kirjastokorttien numerot)
  • lyhyttunnuksen pituus pitää olla vähintään 3 merkkiä
  • käytä mieluimmin kirjaimia, mutta ei A- tai N- kirjainta (koska kirjastokortin tai niteen viivakoodeissa on kirjaimet  A =asiakas tai N= nide, näistä voi taas syntyä virhetilanteita)
  • alias on aina ainutkertainen, eli rekisterissä voi olla vain yksi samanlainen tunnus

Asiakkaiden käyttöön lyhyttunnuksia ei suositella!

 

Pirjo-Riitta Lehtonen

Lyhyet tunnukset asiakasrekisterissä Lue tiedote »

, |

Ohjeistusta kirjastoille asiakassähköposteista

Ennakkovaroitukset

Aurorassa ennakkovaroitukset (=eräpäivämuistutukset) lähetetään asiakkaalle sähköpostilla, mikäli asiakkaan tietoihin on tallennettu sähköpostiosoite. Ennakkovaroitukset lähtevät aina, vaikka Auroran ilmoitusasetuksissa olisi valittuna ”Ei valintaa” -vaihtoehto ennakkovaroitusten kohdalla. Sähköpostien lähettäjänä on asiakkaan kotikirjasto.

Kirjastoille tulleissa sähköposteissa on runsaasti sähköposteja, jotka eivät ole tavoittaneet vastaanottajaa. Tähän on löytynyt kolme syytä:

–       asiakaslajina on oma kirjasto
–       sähköpostiosoitteessa on skandeja
–       sähköpostiosoite on vain vanhentunut (näitä tuli esim. Turussa esiin jo Kulttuurikorttilähetyksissä, joista säännöllisesti palautui 4000-5000 vastaanottajaa, joita ei tavoitettu)

Näihin palautuneisiin sähköposteihin ei tarvitse reagoida. Asiakkaan vastuulla on, että hänen sähköpostiosoitteensa on oikein tallennettu järjestelmään. Selkeät virheet (esim. skandien käyttö sähköpostiosoitteeessa) voi tietenkin korjata Auroraan, mikäli ehtii.

Noutoilmoitukset

Noutoilmoitukset, joita ei ole voitu toimittaa sähköpostitse,  on hyvä tulostaa uudelleen. Aurorassa voi tehdä haun asiakkaan sähköpostiositteella ja tulostaa noutoilmoituksen paperiversiona ja lähettää asiakkaalle kirjeenä. Katso erillinen ohje Koulutusmateriaalit-sivulta.

Ohjeistusta kirjastoille asiakassähköposteista Lue tiedote »

, |

Muistutukset, Laskut, Noutoilmoitukset, Ennakkovaroitukset

Tiedoksi (ja muistutukseksi) Pirjo-Riitta Lehtosen viesti alla.

 Ennakkovaroitus lähestyvästä eräpäivästä:

  • ilmoitustavaksi saa valita vain sähköpostin ! (vaikka ilmoitustavoissa on mainittu myös tekstiviesti)
  • varoitus lähtee vain kerran, 3 pv ennen eräpäivää

 Noutoilmoitukset = Saapumisilmoitukset

  • lähtevät tekstiviestinä tai sähköpostina automaattisesti heti varauksen tärpättyä, jos asiakkaalla on jompikumpi ilmoitustapa valittuna.
  • jos asiakkaalla on ollut aikaisemmassa järjestelmässä valittuna sekä tekstiviesti että sähköposti, Aurorassa se on tekstiviesti.
  • kirjeenä lähtevät tulostetaan kirjastossa ja postitetaan (tulostus ja postitus on tehtävä säännöllisesti ja mahdollisimman nopeasti)
  • ne kirjastot, joilla on ollut käytössä e-kirje, voivat käyttää e-kirjettä sitten kun ko. kirjastolla on tähän valmiudet, aluksi e-kirjeet pitää kuitenkin lähettää kirjastosta
  • myöhemmin e-kirjeiden lähetys automatisoidaan

 Muistutukset ja laskut

  • odottavat!
  • älkää tehkö muistutusten ja laskujen kanssa vielä mitään. Odotetaan Axiellin selvitystä, valmistelua ja ohjeita!

Muistutukset, Laskut, Noutoilmoitukset, Ennakkovaroitukset Lue tiedote »

, |

Ohje: Tulostamista varten kootut saapumisilmoitukset

Sähköpostissa ja tekstiviestinä lähtevät saapumisilmoitukset = noutoilmoitukset lähtevät automaattisesti silloin, kun varaus tärppää.

Kirjeet tulostetaan kirjastossa postitettavaksi, tai lähetetään e-kirjeenä  liitteessä olevan ohjeen mukaan. Toiminto on Librassa.

Jatkossa E-kirjeiden lähettäminen automatisoidaan. E-kirjeitä ei vielä tällä hetkellä lähetetä ollenkaan, vaan nyt kirjeet lähetetään kirjekuorissa kirjastosta. Toimikaa siis ohjeen mukaan mahdollisimman nopeasti, että ehtisivät pian postiin!

Turussa kaikkien Turun kirjastojen noutoilmoitukset lähetetään keskitetysti pääkirjastosta.

Noutoajaksi oli laitettu poikkeuksellisesti 14 vrk niille varauksille, jotka tärppäsivät silloin kun kirjastot olivat kiinni. Axiell muutti tilanteen normaaliksi vappuaattona klo 15. Tästä johtuen, nyt tulostettaviin noutoilmoituksiin tulee noutopäiväksi 8.5. (uusiin tärppääviin 9.5.), edellyttäen että kirjasto on joka päivä auki.

Tekstiviestinä ja sähköpostina lähteneissä noutoilmoituksissa on siis eri noutopäivä kuin nyt paperisina tulostettavissa noutoilmoituksissa. Myös ohjelma ilmoittaa eri noutopäivää.  Turussa pyrimme lainaamaan nimellä varatuiksi nämä ”ongelma-varaukset” ja pidämme ne siihen asti asiakkaalle varattuna. Olemme muuttaneet noutoilmoitukseen (käsin) noutopäiväksi 11.-  14.5., joka oli se alkuperäinen noutopäivä (näkyy varauksen välissä olevassa kuitissa). Voitte tässä toimia tietysti aivan oman harkintanne mukaan.

Kirjeessä olevat asiakkaan nimi- ja osoitetiedot voivat tulla sellaiseen kohtaan, että ette voi käyttää ikkunallisia kirjekuoria, jos sellaisia teillä on käytössä. Ikkunakuoriin täytyy tehdä asetukset Librassa. Ennen kuin pääkäyttäjänne ehtii asetukset tekemään, pitänee käyttää tavallisia kirjekuoria ja kirjoittaa siihen nimi ja osoite ihan vanhanaikaiseen tyyliin, ainakin Turussa jouduimme näin tekemään.

Pirjo-Riitta Lehtonen

Ohje: Tulostamista varten kootut saapumisilmoitukset Lue tiedote »

|

Ohjeita: hyllyssä olevat varatut niteet ja erääntyneet noutoa odottavat niteet

Järjestelmäkoulutukset-Koulutusmateriaalit -sivulle on lisätty Aurora-ohjeita Silveristä saataviin varauslistoihin.

–       Erääntyneet noutoa odottavat niteet
–       Hyllyssä olevat varatut niteet (hyllyvaraukset)

 Kaikki eivät tarvitse näitä kaikkia tietoja, mutta ovat tässä samassa, ottakaa käyttöönne ne mitä tarvitsette.

 Noutoilmoitusten tilanteesta tiedoksi seuraavaa:

 Tulostamista varten kootut saapumisilmoitukset- toiminto  (joka tehdään Librassa) on vielä hiukan epävarma kirjeiden ja e-kirjeiden osalta. Maanantaina asiaan pitäisi tulla lisäselvitystä. Tietoa lähetetään heti, kun sitä saadaan.

 Sähköposti- ja tekstiviesti-ilmoitukset lähtevät (ja ovat jo perjantaina tärpänneistä lähteneet). Noutoilmoituksissa on mainittu, että varauksen voi noutaa 2.5.alkaen. Noutoaikaa on pidennetty (14 vrk, autossa hiukan pitempi).

 Muistutukset ja laskut ovat vielä avoimia asioita. Niitä valmistellaan Axielissa, asiasta lisää myöhemmin.

Palautetut laskutetut niteet-lista löytyy Librasta. Mutta sitä ei kannata vielä katsoa tai käyttää, koska tässä on vielä paljon puutteita ja epävarmuutta! Asiaa selvitellään Axiellissa, palataan tähän myöhemmin.

 Ohjelma ilmoittaa vain kerran laskutetusta niteestä palautuksessa! Ole tarkkana! Kun ohjelma ilmoittaa palautuksessa, että nide on laskutettu, laita  niteen väliin lappu,  jossa on tieto laskutuksesta ja lainaajan nimi + kortin numero + palautuspäivä + onko maksettu niteen maksut ym. Ilmoita sähköpostilla tai puhelimitse laskuttaneelle kirjastolle palautuksesta. Jos et tiedä mikä kirjasto on laskuttanut, ilmoita Turun pääkirjaston vastaanottoon: kirjastolaskut@turku.fi.

Pirjo-Riitta Lehtonen ja Pirjo Laulajainen

Ohjeita: hyllyssä olevat varatut niteet ja erääntyneet noutoa odottavat niteet Lue tiedote »

, , |

PallasPro-ohjelman viimeaikaiset ongelmat

Nykyisessa Vaski-yhteisjärjestelmässä on eilen ja viime viikolla ollut ongelmia. Alla listattuna Turussa noudatettavat toimintaohjeet. Muissa Vaskeissa noudatetaan oman esimiehen antamia ohjeita.

Noutoilmoitusten tekstiviesti-ongelma 2.-3.3. pe – la (mahd. 1.3. to ?)
Viime perjantaina iltapäivällä tuli tietoa Raisiosta, Mynämäeltä ja Ruskolta, että noutoilmoitukset eivät olleet lähteneet tekstiviestinä.

Näin on mahdollisesti ollut jo torstaina. Sama jatkui lauantaina. Sunnuntaina asia korjattiin.

Pallas nurin 5.3. maanantaina klo 16 – 20.
Pallas ei toiminut koko maanantai-iltana. Ilmeisesti sama ongelma koko Vaskissa. Verkkokirjaston toiminnassakin häiriötä.

HUOMIO!
1.-3.3. tärpänneiden varausten noutoilmoituksia ei saada lähtemään taannehtivasti.

Asiakkaille, joilla ilmoitustapa on tekstiviesti, pitää kyseisten päivien noutoilmoitusten kohdalla soittaa tai lähettää viesti kirjastosta. Viimeistä noutopäivää on syytä siirtää, jotta noutoaika säilyisi 5 päivänä (eli lainattava nimellä varatuksi).

Palautuksista, joiden eräpäivä on ollut 5.3. ja jotka oli otettu vastaan maanantai-iltana, ei tietenkään peritä myöhästymismaksua.

Jos asiakas on yrittänyt netissä tai puhelinuusinnassa 5.3. uusia lainojaan, joiden eräpäivä on ollut 5.3., ei peritä myöhästymismaksuja näistä lainoista.

Lisätiedot: Ulla-Maija Maunu

PallasPro-ohjelman viimeaikaiset ongelmat Lue tiedote »

, , |

Koulutusta: lainauspalvelu Vaski-Aurorassa

Auroraan liittyvät lainauspalvelun koulutukset aloitetaan luentomuotoisilla tilaisuuksilla, joissa käsitellään lainauspalvelun toimintakäytäntöjä yhteisjärjestelmässä, Vaski-kirjastojen yhteisiä käyttösääntöjä, eri asiakasryhmiä ja niiden parametreja ym.

Tilaisuudet on suunnattu kaikille, jotka työskentelevät lainauspalvelussa. Koulutukset ovat samansisältöisiä. Valitse itsellesi sopivin koulutuspaikka ja ajankohta.

8.3. torstaina klo 12:30-15:30 Turun kaupunginkirjaston Studiossa
23.3. perjantaina klo 9:00-12:00 Turun kaupunginkirjaston Studiossa
28.3. keskiviikkona klo 12:30-15:30 Turun kaupunginkirjaston Studiossa
29.3. torstaina klo 13:00-16:00 Kaarinan kirjasto (max 20 henk)
30.3. perjantaina klo 10:00-13:00 Uudenkaupungin kirjasto (max 40 henk)

Ilmoittaudu tästä!

Näiden koulutusten lisäksi järjestetään huhtikuussa yleiskoulutusta, jossa on lainauspalvelun käytännön harjoittelua.

Lisätiedot: Pirjo-Riitta Lehtonen
pirjo-riitta.lehtonen@turku.fi
puh 02-2620635

Koulutusta: lainauspalvelu Vaski-Aurorassa Lue tiedote »

, , |

Vaski-lainauspalvelut ydinryhmän muistiot

Vaski-lainauspalvelujen ydinryhmä kokoontui 18.1.2012 ja 24.1.2012 Turun kaupunginkirjastossa.

18.1.2012 päivän muistio löytyy Vaski-lainauspalvelujen ryhmän sivulta. Kokouksessa käsiteltiin: Kirjastokortit ja rekisteröinti asiakasryhmille Kunnan laitokset ja vastaavat sekä Yritykset ja muut yhteisöt.

24.1.2012 päivän muistio löytyy Vaski-lainauspalvelujen ryhmän sivulta. Kokouksessa käytiin läpi Kotipalvelun asiakkaiden rekisteröintitavat.

Vaski-lainauspalvelut ydinryhmän muistiot Lue tiedote »

Scroll to Top