Hankinta

Tarratulostus

Tarratulostukseen pääsee Muita toimintoja -> Työkalut -> Tarratulostustyökalu mikäli käyttäjätunnuksellasi on tarratulostukseen tarvittavat oikeudet. 

Valitse tarrapohja, millaiselle arkille tulostat tarroja. Vaskissa käytössä on 12, 14 ja 96 tarran arkkeja. 

Avaa vasemmalta Valitse lista -valikosta oma valmis listasi tulostettavista tarroista tai lue tulostettavien niteiden viivakoodit oikeanpuoleiseen sarakkeeseen Lue viivakoodi -laatikkoon. Voit myös lukea viivakoodit viivakooditiedostoon ja kopioida kaikki viivakoodit kerralla tiedostosta. 

Jos valitset Tänään vastaanotettu -listauksen, voit siirtää sarakkeen lopussa olevasta nuolesta haluamasi nidetunnukset tulostettavien joukkoon.  

Kun tulostettavat viivakoodit on tuotu, klikkaa yläreunasta Tulosta-painiketta. 

Pääset tulostuksen esikatseluun. Tällä näytöllä voit säätää arkin marginaaleja joko yläreunassa tai vasemmassa reunassa. Kun säädöt ovat valmiit, klikkaa Tulosta. Tulostusohjelmassa tulee poistaa marginaalit ja skaalaus käytöstä. 

Marginaalit eri tarratyypeille:

  • 12 tarran arkit ylämarginaali 13mm, vasen marginaali 0mm 
  • 14 tarran arkit ylämarginaali 8mm, vasen marginaali 0mm 
  • 96 tarran arkki (Turku) ylämarginaali 5mm, vasen marginaali 0mm 
  • 96 tarran arkki (Kaarina) ylämarginaali 10mm, vasen marginaali 5mm

Valitse avautuvasta ikkunasta Avaa ohjelmalla. Älä käytä tiedoston avaamiseen Firefoxia.

Pääset lopulliseen esikatseluun, josta voit tulostaa tarra-arkin. 

Tarratulostus Lue tiedote »

Budjetin sulkeminen ja saapumattomien tilausten siirto

Kun budjettia ei enää haluta käyttää vaan siirtää saapumattomat tilaukset uuteen budjettiin, voi budjetin sulkea. Ennen sulkemista on kuitenkin väliaikaisesti muutettava uuden budjetin tilien tilikoodeihin edellisen vuoden vuosiluku, sillä järjestelmä pystyy siirtämään saapumattomat tilaukset ainoastaan samannimiseltä tilikoodilta toiselle. Eli kun halutaan esimerkiksi siirtää vuoden 2023 saapumattomat tilaukset vuoden 2024 budjettiin, on vuoden 2024 budjetin tilikoodeihin käytävä vaihtamassa siirtämisen ajaksi vuosiluku 2023.

Tilikoodien vaihtamisen jälkeen valitaan Hankinnat-sivulla vasemmasta laidasta Budjetit ja oikean budjetin kohdalta pudotusvalikosta Sulje. Tämän jälkeen Koha antaa valita mihin budjettiin vastaanottamattomat tilaukset siirretään.

Huomaa, että samanaikaisesti ei saa tehdä tilauksia hankintaportaalista tai verkkokaupoista. Kun budjetin sulku ja tilausten siirto on saatu tehtyä, muutetaan vuoden 2024 budjetin tilien tilikoodeihin takaisin vuosiluku 2024, minkä jälkeen uusia tilauksia voi alkaa taas tehdä.

Budjetin sulkeminen ei vielä poista budjettia tileineen käytöstä. Sulkemisen jälkeen täytyy siis vielä muokata budjettia ja ottaa rasti pois kohdasta Aktivoi budjetti. Rastin poistamisen jälkeen budjetti siirtyy Käytöstä poistetut budjetit -välilehdelle.

Älä koskaan poista budjettia tai sen tilejä, sillä niitä tarvitaan hankintatilastoja varten!

Budjetin sulkeminen ja saapumattomien tilausten siirto Lue tiedote »

Kirjaväylä-verkkokauppa

Kaikilla kirjastoilla ei välttämättä ole Kirjavälityksen Kirjaväylä-verkkokaupalle juurikaan käyttöä, sillä Kirjavälitykseltä tilataan ainoastaan kirja-aineistoa (ml. nuotit, kartat) ja kaikki kirja-aineisto tilataan ensisijaisesti Hankintaportaalin kautta, jotta hintakilpailutus toteutuu. Etenkin vieraskielisen kirjallisuuden kohdalla tulee kuitenkin vastaan tilanteita, joissa teosta ei pysty tilamaan portaalin laajankaan haun kautta, ja tällöin voi tilata suoraan verkkokaupasta.

  1. Kirjaväylässä kunkin teoksen kohdalta löytyy sininen Ostoskorit-painike:
  1. Painiketta klikkaamalla aukeaa ponnahdusikkuna. Tilattava kappalemäärä kirjoitetaan halutun osaston Määrä-laatikkoon. Viitteeksi voi kirjoittaa haluamansa huomautuksen, mutta laatikon voi myös jättää tyhjäksi. Lopuksi klikataan ponnahdusikkunan alalaidasta löytyvää Tallenna-painiketta.
  1. Kun kaikki on valmista, löytyy sivun oikeasta yläkulmasta Ostoskori-toiminto, josta pääsee tarkistamaan tilauksensa ja lähettämään sen.
  1. Ostoskorinäkymässä pitää ensin ruksata tilattavat ostoskorit:
  1. …ja sen jälkeen klikata sivun alalaidasta löytyvää Lähetä valitut ostoskorit -painiketta:
  1. Aivan viimeiseksi klikataan vielä:

Kirjaväylä-verkkokauppa Lue tiedote »

Kausijulkaisujen hankinnat

Huom! Tämä ohje edellyttää, että kausijulkaisulle on tehty jo tilaus Kohaan (kts. Uusi lehtitilaus).

Lehtihankinnassa on kaksi vaihetta – ensimmäisessä vaiheessa lehtitilaukselle luodaan hankinta ja jälkimmäisessä vaiheessa lehtilaskun tultua hankinta käsitellään saapuneeksi.

1. Hankinnan lisääminen lehtitilaukselle

  • Aloita valitsemalla Kohan etusivulta Hankinnat.
  • Ensimmäisenä haetaan toimittaja. Voit hakea toimittajan nimellä kummalla tahansa toimittajan hakukentällä, tai painamalla Haku tyhjän kentän jälkeen, jolloin aukeaa lista kaikista toimittajista.
  • Hae oikea toimittaja ja paina +Uusi tilauskori nimen perässä. Jos olet jo tehnyt toimittajalle tilauskorin, voit myös valita Lisää tilauskoriin.
  • Anna tilauskorille tunnistettava nimi ja paina alhaalta Tallenna.
  • Paina +Lisää tilauskoriin ja sen jälkeen valitse Kausijulkaisutilauksesta.
  • Hae lehti ISSN:n, nimekkeen, julkaisijan tai toimittajan perusteella. Koska haku kohdistuu vain aiemmin luotuihin lehtitilauksiin, etuliitteitä tms. ei tarvitse käyttää. Haku kannattaa kohdistaa vain oman kirjaston tilauksiin.
  • Paina oikean hakutuloksen kohdalla Tilaus.
  • Täytä tilausten määrä, valitse tili ja täytä laskussa näkyvä hinta sekä veroprosentti. Huomioi että hinnassa käytetään pistettä erottamaan desimaalit. Korvausmaksuun täytyy myös jättää tilauksen koko hinta, muuten hinta ei näy tilastossa.
  • Paina lopuksi Tallenna.

Jaetut lehtitietueet

Jos lehden vuosikerta on jaettu kahdeksi tietueeksi, tee molemmille oma hankinta. Jaa vuosikerran tilaushinta kahtia, niin että molempien yhteissumma on yhden kokonaisen vuosikerran hinta tai vaihtoehtoisesti laita ensimmäiselle hankinnalle hinnaksi koko summa ja toiselle 0,00.

2. Lehtitilaukseen liitetyn hankinnan sulkeminen

Kun laskut ovat saapuneet ja summat on lisätty Kohaan, voidaan tilauskorit sulkea ja tilaukset merkitä saapuneiksi. Vaihe on välttämätön, jos tapana on sulkea vuodenvaihteen jälkeen aina vanha budjetti ja siirtää vastaanottamattomat tilaukset uuteen budjettiin. Jos kirjastonne käyttää Kohan sijaan jotain muuta tapaa seurata budjettia, tätä vaihetta ei tarvitse tehdä.

Jos kaikkien tilattujen lehtien laskut eivät ole vielä saapuneet, ne voi lisätä Kohaan käyttämällä arviohintana esim. viime vuoden tilaushintaa. Tällöin kannattaa laittaa tilauksen tiedoissa rasti ruutuun kohtaan Vahvistamaton hinta. Tilauskoria ei voi sulkea jos se sisältää vahvistamattomia hintoja, mutta vahvistamattomat hinnat näkyvät hankintojen Tilattu-sarakkeen loppusummassa.

  • Ensimmäisenä tilauskori täytyy sulkea, jotta tilaukset siirtyvät avoimista vastaanotettaviksi. Valitse etusivulta Hankinnat ja hae toimittaja, jonka tilauksia olet vienyt tilauskoriin. Klikkaa tilauskorin nimeä, jonka otat käsittelyyn. Valitse ylhäältä Sulje tilauskori. Huom! Tässä vaiheessa ei kannata sulkea kaikkia tilauskoreja, koska tilauksia on helpompi käsitellä jos vastaanotettavana on vain yksi tilauskori kerrallaan. Tilauskorin voi tarvittaessa avata uudelleen.
  • Sulkemisen jälkeen Koha kysyy varmistuskysymyksen ja ehdottaa tilauskorin lisäämistä samannimiseen ryhmään. Jätä ruutu tyhjäksi ja hyväksy korin sulkeminen.
  • Koha palaa tilauskorien listaan. Klikkaa painiketta Vastaanota tilauksia listan yläpuolella. Koha kysyy toimittajan laskunumeroa, mutta laskun voi nimetä haluamallaan tavalla. Laskut voi halutessaan nimetä välittäjän laskujen numeroinnin mukaan, mutta tämä voi olla työlästä lehtilaskujen määrän vuoksi. Sen sijaan vastaanotetut tilaukset on mahdollista niputtaa esim. vastaanottavan osaston tai kirjaston mukaan, samoin kuin tilauskorit.
  • Kun klikkaat seuraava, aukeaa lista kaikista valitun toimittajan tilauksista, jotka ovat suljetuissa ostoskoreissa. Voit hakea tilauksen nimellä tai klikata tilauksen kohdalla Vastaanota.
  • Vastaanotettujen tilausten määränä näkyy 1, jos Kohaan merkitty lehden tilausjakso on vielä voimassa. Muussa tapauksessa määränä näkyy 0, jonka voi muuttaa ykköseksi. Paina lopuksi Tallenna.
  • Toista vastaanotto kaikkien tilauskorissa olleiden tilausten kohdalla. Jos tilauksia on useammasta suljetusta tilauskorista, tilauskorin nimi näkyy ensimmäisessä sarakkeessa, katso että vastaanotat tilaukset halutun laskun alle.
  • Kun kaikki tilauskorit on suljettu ja niiden tilaukset vastaanotettu, budjettien tilattujen summien ja käytettyjen summien pitäisi täsmätä.

Kausijulkaisujen hankinnat Lue tiedote »

Seuraavan vuoden tilien lisääminen Kohaan

Hankintaportaalista ja verkkokaupoista tilaaminen vaatii aina vastineekseen oikean nimisen tilin Kohassa, minkä vuoksi joka vuosi on luotava seuraavan vuoden ostoskoreja vastaavat tilit Kohaan ennen niihin tilaamista. Ilman oikein luotuja ja nimettyjä tilejä eivät hankintaportaalin ja verkkokauppojen tilaukset siirry Kohaan. Hankintaportaaliin seuraavan vuoden ostoskorit tulevat käyttöön syksyllä rinnakkain kuluvan vuoden ostoskorien kanssa, Kirjastopalvelun ja Kirjavälityksen osalta ostoskorien vaihto toteutetaan sen sijaan lähellä vuodenvaihdetta.

Seuraavan vuoden budjetin ja tilien teko on aina kunkin kirjaston omalla vastuulla. Budjetteihin pääsee käsiksi Hankinnat-etusivun vasemman laidan valikosta. Siellä uuden budjetin tileineen pystyy luomaan käyttämällä budjetin Kopiointi-toimintoa:

Toiminto tekee kopion kuluvan vuoden budjetista tileineen. Kopioinnin jälkeen on uuden budjetin alle syntyneiden tilien tiedoista käytävä muokkaamassa seuraavat tiedot:

  • Oikeat vuosiluvut tilikoodeihin ja tilien nimiin (tämä on ehdottoman tärkeää, sillä tilaukset eivät muuten siirry)
  • Tilin omistaja, jos vaihtunut
  • Tilin käyttäjät, jos vaihtuneet
  • Määrärahasummat, jos muuttuneet

Lisäksi kannattaa tarkistaa, että tilille on asetettu oikea kirjasto. Kirjasto on valittava aina, jotta tili ei näy turhaan kaikille hankintaa tekeville. Hyvä on myös varmistaa, että kohdassa Rajoita käyttö on valittuna jompi kumpi seuraavista:

  • Omistaja ja käyttäjät (=ainoastaan tilille lisätyt käyttäjät ja omistajat voivat katsoa ja muokata tiliä sekä vastaanottaa tilauksia; ideaalitilanteessa kannattaa suosia tätä ja lisätä tilille käyttäjiä tarpeen tullen)
  • Omistaja, käyttäjät ja kirjasto (=omistajan ja käyttäjien lisäksi tiliä voivat katsoa ja muokata sekä tilauksia vastaanottaa kaikki, joiden kirjastoksi on asetettu tiliin liitetty kirjasto)

Lisää ohjeita budjettien ja tilien tekemisestä löytyy Koha-Suomen ohjeista.

Seuraavan vuoden tilien lisääminen Kohaan Lue tiedote »

Aarre-verkkokauppa

Valitseminen ja tilaaminen Aarre-verkkokaupasta

Kirjaudu tunnuksillasi Aarteeseen.

Voit lisätä tuotteita ostoskoriin joko hakutulosten kautta, selaamalla eri aihealueiden tarjontaa tai valitsemalla valintalistoilta.

Tuotekortilta ostoskoriin lisääminen

Tuotekortilta ostoskoriin lisääminen tapahtuu käyttämällä valmiita ostoskoreja. Avaa alhaalta Lisää muihin koreihin-valikko, valitse haluamasi kappalemäärä oikeaan koriin ja paina Päivitä valinnat. Tuote on nyt siirtynyt ostoskoriin ja on valmis tilattavaksi.

Valintalistoilta valitseminen

Aarteen valintalistat löytyvät vasemmalta Uutuusluettelot-kohdasta.

Valitse pudotusvalikosta haluamasi valintalista:

Teoksen nimeä klikkaamalla saat tarkempia teostietoja näkyville. Ostoskorit löytyvät teostietojen oikeasta reunasta:

Valitse avautuvista ostoskoreista oikea ja lisää sinne tilattava määrä. Sen jälkeen paina Päivitä valinnat.

Ostoskorin lataaminen ja tilaaminen

Jos haluat myöhemmin käydä tarkistamassa ovatko kaikki valinnat varmasti ostoskorissa, klikkaa sivun yläkulmasta ostoskärryjen kuvaa. Valitse avautuvalta sivulta Lataa ostoskori:

Valitse haluttu ostoskori. Avatussa ostoskorissa voi näkyä myös muiden valitsijoiden valintoja, joten muuta vain omia valintojasi. Voit muuttaa tilattavia kappalemääriä ja jos haluat perua valintasi, laita lukumäärän kohdalle 0. Paina lopuksi Päivitä.

Tilaa ostoskori painamalla Kassalle-painiketta ja jatkamalla tilauksen tekemistä. Lopussa paina vielä Vahvista tilaus -painiketta. Tilaus on nyt tehty ja tilaukset siirtyvät myös Kohaan. Tilauksista tulee tilausvahvistus sähköpostiin.

Aarre-verkkokauppa Lue tiedote »

Scroll to Top