Helmikuussa 2017 käynnistetyssä projektissa testattiin Koha-järjestelmän toimivuutta ja soveltuvuutta Vaski-kirjastojen tarpeisiin. Projektin tavoitteena oli tuottaa Vaski-kirjastoille kattavaa tietoa siitä, miten ja millä keinoilla käyttöönottoprojekti voidaan toteuttaa.
Projektissa toteutettiin Aurora–Koha -vertailu, jossa saatiin arvokasta tietoa Koha-järjestelmän nykyisistä puutteista, tuotekehittämisen organisoinnista ja järjestelmävaihdoksen vaatimista toimintatapamuutoksista. Raportti tarjoaa päätöksenteon tueksi myös arvion kehittämistyöhön vaadittavista resursseista.
Turun kaupungilla on meneillään palvelinsalin uusimisprojekti, jonka yhteydessä palvelimet siirretään vanhasta ympäristöstä uuteen.
Kirjastojärjestelmän sovelluspalvelimet ja hankintaportaalin palvelin siirretään uuteen ympäristöön tiistaina 18.9. klo 21:00 alkaen. Siirron tulisi olla valmis keskiviikkoaamuna 19.9. klo 07:00.
Auroraa tai hankintaportaalia ei saa käyttää siirron aikana.
Verkkokirjasto ei siirron aikana saa yhteyttä Auroraan, joten kirjautuneen käyttäjän palvelut ja saatavuustiedot ovat pois käytöstä siirron ajan. Asiakkaille laitetaan katkosta tiedote verkkokirjastoon.
EU:n uusi tietosuoja-asetus täsmentää henkilötietojen käsittelytapoja myös kirjastoissa ja mm henkilötunnuksen näkyminen asiakastiedoissa on perusasiakaspalvelussa tarpeetonta. Henkilötunnus tullaan tästä syystä piilottamaan muilta kuin niiltä, jotka tarkistavat osoitetietoja väestörekisteristä tai hoitavat perintäasioita. Muutos toteutetaan torstaina 8.3.
Henkilötunnuksella voi piilotuksen jälkeenkin hakea. Näin esimerkiksi uutta asiakasta lisätessä on mahdollista tarkistaa, löytyykö hänen henkilötunnuksensa jo rekisteristä.
EU:n tietosuojauudistuksen takia yhteiskäyttötunnukset poistetaan kirjastojärjestelmästä (Aurora) 30.11.2017.
Taustaa:
Tietosuoja on henkilöiden yksityiselämän suojaamista ja siinä olennaisena osana on oikeus omiin henkilötietoihin. Oikeuksiin kuuluu, että jokainen henkilötieto suojataan luvattomalta tai vahingoittavalta käytöltä.
Tietosuoja-asetuksen ilmoitusvelvollisuus edellyttää, että loukkauksesta saadaan riittävästi tietoa. Koska Aurorassa käsitellään ja tarkastellaan henkilötietoja, tulisi jokaisen käyttää Auroraa omilla henkilökohtaisilla tunnuksillaan. On tärkeää myös sisäistää, että asiakastiedot ovat salassapidettäviä, eikä niitä tule edes tarkastella muuten kuin työtehtäviin liittyen.
Vaskin johtoryhmä päätti 24.2.2017 kokouksessaan, että yhteistunnuksista luovutaan syksyllä.
Toimintaohje esimiehille:
Yhteistunnukset poistetaan 30.11.2017. Sitä ennen esimiesten on syytä pyytää kaikille tarvitseville omat, henkilökohtaiset tunnukset Auroraan. Myös määräaikaisille/keikkatyöntekijöille tehdään omat tunnukset. Työsuhteen päättyessä esimiesten tulee huolehtia tunnusten poistamisesta.
Tunnuksiin liittyvät pyynnöt lähetetään vaskitukeen. Aurorasta pääsee tarkastelemaan olemassaolevia tunnuksia (Asetukset – käyttäjien hallinta).
Käytännön vinkkejä:
Kannattaa yhdessä miettiä omaan toimintaympäristöön sopivimmat ratkaisut, jotta yhteiskäyttötunnuksista luopuminen ei tee työskentelystä liian hankalaa
Koneen voi edelleen avata yhteiskäyttötunnuksilla (tai kunnan oman toimintakäytännön mukaisesti), eli omien tunnusten käyttöpakko koskee vain Auroraa ja muita ohjelmia, joissa henkilötietoja käsitellään.
Auroraa ei kannata työn lomassa kokonaan sulkea, vaan uloskirjautuminen tarjoaa nopean kirjautumismahdollisuuden. Aurorasta uloskirjautuminen tapahtuu napauttamalla vasemmassa alakulmassa olevaa painiketta, jossa on kirjautuneen nimi (ks kuva). Yhteiskäyttöisellä koneella (esim tiskissä) uloskirjautumisen jälkeinen kirjautumisikkuna kannattaa jättää valmiiksi seuraavaa kirjautujaa varten.
lukitse työkone kun poistut sen välittömästä läheisyydestä
Uloskirjautuminen Aurorasta tapahtuu vasemmasta alakulmasta
Aurorassa otetaan perjantaina 28.4. käyttöön omavalvontajärjestelmä, jonka avulla nimetyt henkilöt voivat pyydettäessä tarkistaa, kuka on käynyt asiakkaan tiedoissa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että Aurora tallentaa käyttäjän toimenpiteet ja tallennetut tiedot saa haettua sitä varten luotuun raporttiin, josta ilmenee esimerkiksi millä tunnuksella on käyty asiakkaan tiedoissa ja onko jotain muutettu. Raporttia pääsee tarkastelemaan vain siihen tarkoitetuilla tunnuksilla, eikä tietoja tarkisteta ilman painavaa syytä. Vaski-johtoryhmä nimesi tehtävään Ulla-Maija Maunun ja Susanna Sandellin.
Tiedot asiakkaista, asiakkaiden lainaamasta aineistosta sekä varauksista ja maksuista ovat salassapidettäviä. Kirjastojärjestelmää tulee käyttää vain työasioissa, eikä sen sisältämiä salaisia tietoja saa tarkastella muuten kuin asiakkaan kirjastoasioiden hoitoon liittyen.
Sekä Aurorassa että verkkokirjastossa on ollut vikaa viime päivien aikana.
Sunnuntaina 23.10. Aurorassa on ollut toimintahäiriöitä, jotka ovat häirinneet lainaustoimintaa Turun pääkirjastossa ja omatoimikirjastoissa. Lisäksi toimintahäiriöt ovat vaikuttaneet verkkokirjaston saatavuustietojen näkyvyyteen sekä varauksen tekoon.
Axiell kommentoi Auroran toimintahäiriöitä:
Sunnuntai yöisin 2:15 käynnistyy SQL Serverin huoltoajo tietokannalle (Reindex.Subplan_1). Se yleensä kestää vajaan tunnin mutta viime sunnuntaina ajo on kestänyt yli 18 tuntia.
Eli tämä ajo on aiheuttanut häiriöitä mm. lainauksen ja palautuksen toimintaan. Lokeista ei löytynyt syytä miksi ajo kesti poikkeavan kauan viime sunnuntaina.
Lisäksi verkkokirjastossa on ollut häiriöitä. Kansalliskirjasto tiedottaa asiasta:
Suunnittelemattomia katkoja Finnassa 24.10. illasta lähtien 25.10. klo 9.50 asti.
Finnassa on ollut häiriöitä eilisestä illasta lähtien yhden Solr-hakuindeksinoden sekoamisen seurauksena. Käynnistimme koko klusterin uudelleen, ja tilanne näyttää nyt rauhoittuneen. Syy tapahtuneeseen ei vielä ole selvillä.
27.6. tapahtuneen Internet-liikenteen palvelukatkon korjaavat toimenpiteet ja testaus suoritetaan Soneran toimesta lauantaina 9.7. kello 12.00 lähtien. Ulkoverkon palvelukatkon arvioitu kesto on 15 minuutista yhteen tuntiin. Katkon aikana Aurora ja verkkokirjasto eivät toimi.
Turussa sisäverkon palvelut (esim. MetKu) toimivat normaalisti, mutta sähköposti ja ulkoverkossa olevat nettisivut eivät toimi kyseisenä aikana.
Käyttö palautuu normaaliksi, kun työt saadaan tehtyä. Katko ei aiheuta toimenpiteitä käyttäjille.
Pääkäyttäjäryhmän (vaskituen) kokoonpanoon on lisätty Anni Rajala. Pääkäyttäjäryhmän kokoonpanoon kuuluu tällä hetkellä:
Susanna Sandell (vetäjä, Turku)
Tuula Orne (Turku)
Anne Heino (Turku)
Riitta Kari (Naantali)
Anni Rajala (Turku)
Pääkäyttäjät tavoitat vaskitukipostin kautta. Auroraan liittyvät kysymykset ja käyttäjätunnuspyynnöt lähetetään aina tähän yhteiseen postiin: vaskituki@turku.fi
Vaskin uusi verkkopalvelu vaski.finna.fi hyödyntää jo nyt Kirjastohakemiston toimipistetietoja, eli aukiolotiedot, osoitteet ja toimipisteen palvelut ym. tiedot tulevat suoraan Kirjastohakemistosta.
Tuplatyön välttämiseksi tullaan samaan käytäntöön siirtymään myös nykyisessä verkkokirjastossa (vaskikirjastot.fi) juhannuksen jälkeisellä viikolla, 25.6. alkaen. Tämä tarkoittaa, että Kirjastohakemiston tietojen pitäminen ajan tasalla tulee olemaan entistä tärkeämpää. Nyt onkin aika varmistaa, että oman kirjastonne tiedot on päivitetty sekä kesän että tulevan syksyn osalta. Myös kieliversiot (suomi, ruotsi, englanti) tulisi huomioida.
Kirjastohakemiston tietoja ei ylläpidetä Vaskissa keskitetysti, vaan kukin kirjasto vastaa itse tietojensa ajantasaisuudesta.
Touko-kesäkuussa järjestettiin kaksi samansisältöistä koulutustilaisuutta koskien Kirjastohakemiston ylläpitoliittymää. Luentomateriaalit löytyvät Maakunnan ekstranetin Koulutusarkistosta. Hyvät ja ajantasaiset ohjeet löytyvät myös ylläpitoliittymän sisältä.
Ylläpitoliittymä tulee uudistumaan kesän aikana. Koulutuksissa osallistujat pääsivät tutustumaan hieman jo uuteenkin ylläpitoon, mutta tarkempi koulutus ylläpidosta järjestetään maakunnallisesti 3.9. iltapäivällä Turussa.
Kommenttien kirjoittaminen edellyttää että olet kirjautunut.