Maksut, muistutukset ja laskutus

Laskutustyökalun käyttö

Laskutustyökalu löytyy Työkaluista kohdasta Työkaluliitännäiset. Se käynnistetään valitsemalla Toiminnot-valikosta ”Käynnistä työkalu”.? 

Laskutustyökalu käyttää esimääriteltyä ajanjaksoa, jolta laskuja lähetetään.? 

Alkuun tulee kuitenkin lähettää vanhimmat laskut, joten päivämäärä tulee rajata itse. 

Aseta ensin jakson päättymispäivä toiseen päivämääräkenttään, jotta laskutustyökalu ei joudu hakemaan kaikkia laskutettavia niteitä.? 

Aseta seuraavaksi jakson alkupäivä ensimmäiseen päivämääräkenttään.? 

Jätä Asiakasryhmä -asetus tyhjäksi.? 

Laita Minimi summaan 0 €, jotta korvaushinnattomat niteet tulevat mukaan laskulle.? 

Laskutettava aineisto näkyy kunkin asiakkaan alla, tiedot saa auki asiakkaan tiedoissa olevasta nuolesta. 

Käy laskutettava aineisto läpi korvaushinnattomien niteiden varalle ja korjaa tarvittaessa. Korjatut hinnat päivittyvät niteen tietoihin.? 

Jos et halua lähettää laskua, niin poista ruksi Laskuta kohdasta ja laskujäljenteitä tulostettaessa kyseistä laskua ei ole mukana laskujäljenteissä, mutta laskujäljenteiden ottamisen jälkeen rasti muodostuu uudestaan laskuun. Ennen kuin lähetät tiedostot Luo finvoice -nappia painamalla perintätoimistoon, niin ota uudelleen ruksi pois siitä laskusta mitä et halua siirtää perintätoimistoon. 

Voit lähettää laskun kaikille asiakkaille massana yläreunan Luo Finvoice:t -painikkeella tai yksittäin jokaisen asiakkaan kohdalta Luo Finvoice -painikkeella.? 

Mikäli kirjasto käyttää PDF-laskutusta laskut tulostetaan yläreunan Luo PDF:t -painikkeella tai yksittäin asiakkaan kohdalta Luo PDF lasku -painikkeella.? 

Ennen Finvoice lähetystä kannattaa ottaa laskuista jäljenteet Jäljennökset -painikkeella. Painike avaa näkymän, josta voit tulostaa laskuista PDF-jäljenteet.? 

Laittamalla ruksin yläreunan Näytä laskutetut -valintaruutuun, voi katsoa valitun aikavälin laskutetut niteet ja tarvittaessa tulostaa laskujäljenteet.? 

PDF-laskuihin tulee automaattisesti laskutuslisä 5,00€. Laskutuslisää ei lisätä asiakkaan maksuihin. 

Kaikista laskuista voi tulostaa jäljenteen myös jälkeenpäin klikkaamalla Näytä laskutetut -valintaruutua. Tällöin saat listan asiakkaista, joilla on laskutettuja niteitä valitulla aikavälillä. Kullekin asiakkaalle tulee listalle myös niteet, jotka on laskutettu aiemmin kuin valittuna aikavälinä, joten laskua varten tulee valita valitun aikavälin laskutettavat niteet. 

Lähetetyn laskun tiedot näkyvät Kohassa asiakkaalle ”Lähetetyt ilmoitukset” kohdassa. 

Asiakkaan viestikenttään tulee automaattisesti viesti ”Lasku perintätoimistossa”, kun laskutiedostot lähetetään Finvoicen kautta.? 

Asiakkaan viestikenttään tulee automaattisesti tieto ”Lasku kirjastossa”, kun kirjastot laskuttavat itse ja tulostavat PDF-laskutulosteet. 

Kun asiakkaan kaikki laskutetut niteet palautetaan, poistuu asiakkaalta rajoite. Jos osaa laskutetuista niteistä ei palauteta, jää rajoite paikalleen. Niteille jää laskutettu-tila ja asiakkaan tietoihin tieto (viesti), että hänelle on lähettetty lasku. Nämä tiedot pitää poistaa manuaalisesti.

Lisätietoja laskutustyökalusta löytyy Koha-Suomen ohjeista.

Laskutustyökalun käyttö Lue tiedote »

Maksujen vanheneminen

Kirjastolain (1492/2016) mukaan myöhästymismaksut, palautuskehotusmaksut sekä noutamattoman varauksen maksut ovat julkisoikeudellisia maksuja ja vanhenevat siten viiden vuoden kuluttua maksuunpanovuotta seuraavan vuoden alusta lukien eikä vanhenemista voi katkaista.

Esimerkki:

Asiakkaalla on maksuja, jotka ovat syntyneet 28.3.2019. Vanheneminen alkaa maksun syntymistä seuraavan vuoden alusta, joten maksut muuttuvat vanhentuneiksi 1.1.2025.

Kohaan käsin lisätyt maksut katsotaan yksityisoikeudellisiksi maksuiksi ja niihin sovelletaan lakia velan vanhenemisesta (728/2003), jonka mukaan velka vanhenee kolmen vuoden kuluttua laskun eräpäivästä, ellei vanhenemista ole katkaistu. Myös aineistokorvaukset ja laskutusmaksut ovat yksityisoikeudellisia maksuja. Vanhenemisen voi katkaista lähettämällä asiakkaalle muistutuslaskun.

Vuoden 2024 alusta lähtien lain mukaan vanhentuneet maksut mitätöidään Kohassa automaattisesti. Julkisoikeudelliset maksut mitätöidään aina vuoden alussa ja yksityisoikeudelliset kerran vuorokaudessa tehtävässä tietokanta-ajossa.

Mitätöity maksu näyttää Kohassa tältä (kuvan saa suuremmaksi klikkaamalla):

Maksujen vanheneminen Lue tiedote »

Verkkomaksuongelmien selvittely

Jos asiakas esimerkiksi kertoo maksaneensa maksut verkossa, mutta maksu ei ole poistunut kirjastojärjestelmästä, henkilökunta lähettää tapauksen Vaskituen (vaskituki@turku.fi) tarkistettavaksi.

Selvittelyssä tarvitaan yleensä seuraavia tietoja:

  • kirjastokortin numero (tarvitaan aina)
  • maksun ajankohta (pvm, kellonaika/arvio)
  • maksun viitenumero (asiakkaan tilitiedoista)

Jos on syytä olettaa, että asiakas on tehnyt onnistuneen maksusuorituksen, mutta maksut edelleen näkyvät Kohassa, älä poista maksuja. Pyri palvelemaan asiakas tarvittaessa ohittamalla maksuista mahdollisesti aiheutunut lainakielto. Jos maksut on jostain syystä pakko poistaa, käytä poista-toimintoa, älä maksa-toimintoa. Jos verkkomaksupalvelussa on viive ja maksut tavalla tai toisella on sillä välin menty poistamaan, syntyy tilanne, jossa asiakkaalla on saatavia kirjastolta (miinusmerkkiset maksut).

Jos asiakas ei pääse maksamaan maksujaan, tarkista että hänellä on sähköpostiosoite tiedoissaan. Sähköpostitietoa tarvitaan maksutietojen siirrossa. Verkkomaksutapahtuma käyttää ensisijaisesti Kohan asiakastiedoista löytyvää sähköpostiosoitetta. Jos Kohan tiedoissa ei sähköpostia ole, käytetään verkkokirjaston tiedoissa olevaa sähköpostiosoitetta.

Verkkomaksuna ei voi maksaa vain osaa maksuistaan, vaan koko summa on maksettava kerralla. Jos asiakas kertoo maksaneensa vain osan ja esittää siitä kuitin/tilitapahtumatiedot, on kyse todennäköisesti muusta maksusta tai siitä, että asiakas on ottanut verkkomaksutapahtumasta tiedot ja siirtynyt pankkiin tekemään tilisiirron. Tilisiirrossa maksu menee Paytrailille, jonka pitäisi palauttaa se jonkin ajan kuluttua automaattisesti. Kirjaston maksuja ei voi maksaa tilisiirrolla.

Taustatiedoksi Vaskituen tekemät yleisimmät toimenpiteet

  1. Tarkistetaan, että asiakkaalla on maksamattomia maksuja järjestelmässä ja että ne eivät ole syntyneet maksutapahtuman jälkeen.
  2. Tarkistetaan onko maksu verkkokirjaston ”epäonnistuneet verkkomaksut”-raportissa. Tarkistusta varten tarvitaan asiakkaan kirjastokortin numero.
  3. Jos maksua ei löydy em raportista, Turun taloushallinto tarkistaa näkyykö maksu verkkomaksutilillä. Taustatiedoiksi tarvitaan maksun viitenumero ja ajankohta. Keskeytetytkin maksutapahtumat näkyvät maksuhistoriassa.
  4. Tapaus lähetetään Finna-postiin jos maksutapahtuma keskeytyy ennen maksun siirtoa, mutta uusi maksuyritys ei pitkänkään ajan jälkeen onnistu, vaan asiakkaan maksut-välilehdellä on edelleen tieto keskeytyneestä tapahtumasta. Viestiin tarvitaan kirjastokortin numero ja maksuyrityksen ajankohta.

Verkkomaksuongelmien selvittely Lue tiedote »

Verkkomaksaminen

Verkkomaksuna voidaan periä vain:

  • myöhästymismaksut
  • muistutusmaksut
  • noutamattoman varauksen maksut
  • kirjastokortin uusimismaksut
  • osoitteen tarkistus väestörekisteristä
  • kaukopalvelumaksut

Poikkeustapauksissa asiakkaan maksuihin on mahdollista lisätä niteen korvaushinta, jos asiakkaalla on haasteita käydä maksamassa maksua kirjastossa. Näissä tapauksissa kirjastossa on otettava huomioon seuraavat asiat:

  • Korvausmaksu lisätään Kadonnut aineisto -maksutyyppinä
  • Verkkomaksuna korvatun niteen maksusta ei tule kirjastoon automaattisesti tietoa, vaan kirjaston on seurattava maksaako asiakas maksun verkossa. Asiakkaan kanssa kannattaa sopia, että hän ilmoittaisi kirjastoon esim, sähköpostilla, kun on maksanut niteen verkkokirjaston kautta.
  • Asiakkaan maksettua korvausmaksu on vielä muistettava poistaa nide asiakkaan lainoista.
  • Jos asiakas ei maksa verkkokirjaston kautta korvaushintaa, niin korvattavasta kirjasta lähtee normaalisti muistutukset ja lasku. Jos lasku lähtee automaattisesti perintätoimistosta, niin asiakas voi maksaa korvausmaksun sekä perintätoimistolle, että verkkokirjaston kautta. Tästä seuraa ikävä sotku ja lisätöitä kirjastolle.

Muita maksuja ei saa viedä järjestelmään. Esimerkiksi poistokirja- tai tulostemaksua ei enää saa viedä asiakkaan velkasaldoon, vaan se on maksettava, kun kirja tai tuloste luovutetaan asiakkaalle. Eli verkkomaksuna voidaan periä tällä hetkellä vain alvittomia maksuja.

Verkkomaksuna maksetaan koko saldo. Vanhentuneet eli yli viisi vuotta vanhat maksut eivät näy verkkokirjastossa. Verkkomaksun minimisumma on 1 €. Jos asiakkaan velkasaldossa on pienempi summa, verkkokirjasto ei tarjoa nettimaksumahdollisuutta lainkaan. Tällöin asiakkaan maksut-sivulla on tieto minimiveloituksesta. Minimiveloitukseen on päädytty siksi, että kirjastolle tulee kustannuksia jokaisesta verkkomaksutapahtumasta.

Maksut poistuvat kirjastojärjestelmästä kun maksutapahtuma on onnistuneesti toteutunut.

Erityistapauksissa verkkomaksu on mahdollista palauttaa asiakkaalle. Näissä tilanteissa kirjasto on yhteydessä Vaskitukeen. Mukaan liitetään kuva palautettavan verkkomaksun kuitista, asiakkaan kirjastokortin numero ja selvitys miksi maksu on palautettava.

Kuvallinen ohje verkkomaksuprosessista

Verkkomaksaminen Lue tiedote »

Perintä

Perintä alkaa vapaaehtoisella perinnällä. Vapaaehtoinen perintä tarkoittaa sitä, että velka saadaan hoidettua vapaaehtoisesti ilman, että saatava etenee oikeudelliseen perintään.

Vapaaehtoisen perinnän vaiheet ovat:

  1. Maksumuistutuksen eli huomautuksen lähettäminen
    – ensimmäinen virallinen ilmoitus maksun myöhästymisestä ja kehotus velan maksamiseen
    – saa lähettää aikaisintaan 14 päivän kuluttua laskun eräpäivästä
  2. Maksuvaatimuksen eli perintäkirjeen lähettäminen
    – voidaan lähettää aikaisintaan 14 vuorokauden kuluttua maksumuistutuksen lähettämisestä
    – maksuvaatimuksessa eli perintäkirjeessä asiakasta vaaditaan maksamaan laskun summa, kertyneet korot ja viivästymiskorot sekä perintäkulut
  3. Jälkiperintä
    – velan perintää jatketaan jälkiperinnässä, jos asiakas ei ole maksanut saatavaa ja velan perintä pitkittyy
    – jälkiperinnällä pyritään saamaan asiakkaalta vapaaehtoinen suoritus ja samalla huolehditaan, ettei velka pääse vanhenemaan
    – saatava siirretään usein jälkiperintään, jos saatavaa ei ole saatu perittyä maksuvaatimuksista huolimatta tai jos saatavaa ei kannata siirtää oikeudelliseen perintään asiakkaan heikon maksukyvyn vuoksi.
    – jälkiperinnässä seurataan asiakkaan taloudellisen tilanteen kehittymistä, jotta saatava saataisiin perittyä asiakkaan maksukyvyn parantuessa. Maksamattomalle velalle kertyy korkoa myös jälkiperinnän aikana

Oikeudellinen perintä

  • Oikeudellisella perinnällä tarkoitetaan vapaaehtoisessa perinnässä maksamatta jääneen saatavan perimistä oikeusteitse ja tarvittaessa ulosotossa.
  • Asiakas voi välttää oikeudellisen perinnän maksamalla heti saatavan korkoineen ja kuluineen.
  • Jos asiakas ei reagoi saamaansa haasteeseen, käräjäoikeus antaa yksipuolisen tuomion.
  • Tuomion perusteella asiakkaan luottotietoihin merkitään maksuhäiriömerkintä.
  • Tuomio vahvistaa saatavan ulosottokelpoisuuden ja näin saatavaa voidaan periä ulosotossa.

Ulosotto

  • Ulosottoperinnällä tarkoitetaan erääntyneen laskun eli saatavan perimistä ulosoton kautta.
  • Saatavaa voidaan periä ulosotossa käräjäoikeuden päätöksellä.
  • Ulosotossa saatava ulosmitataan asiakkaan omaisuudesta tai tuloista, kuten palkasta.
  • Asiakas voi tehdä ulosottomiehen kanssa maksusuunnitelman saatavan vapaaehtoiseksi maksamiseksi, muussa tapauksessa seurauksena on saatavan ulosmittaus.
  • Jos asiakkaalta ei löydy varoja saatavan maksamiseksi, ulosottomies toteaa asiakaan varattomaksi ja palauttaa asian takaisin velkojalle, joka voi jatkaa perintää.
  • Ulosoton toteamasta varattomuudesta tai pitkään jatkuneesta ulosotosta seuraa maksuhäiriömerkintä luottotietorekisteriin.

Perintä Lue tiedote »

Laskutetun aineiston palautus

  • Asiakaspalvelussa laskutetusta niteestä tulee ponnahdusikkuna, jossa on tieto Laskutettu. Toimi kirjastosi ohjeiden mukaan. Palautetun niteen tiedot tulevat näytölle. Eräpäivä näkyy punaisella ja suluissa merkintä (myöhässä).
  • Palautusautomaattikin ottaa laskutetut niteet vastaan, mutta laskutustieto jää ja ponnahdusikkuna tulee näkyviin, kun laina palautetaan uudelleen. Tällainen laina jätetään laskuttajan hoidettavaksi tai ilmoitetaan laskuttaneeseen kirjastoon.
  • Asiakkaan myöhästymismaksut muodostuvat automaattisesti Maksuihin. Maksut tulee maksaa kirjastoon ja ne saa poistaa asiakkaan maksuista.
  • Jätä palautetut laskutetut lainat odottamaan ja laskuja käsittelevän virkailijan käsiteltäviksi. Hän poistaa merkinnät ja ilmoittaa palautuksista eteenpäin perintätoimistoon.
  • Jos laskutettu nide on toisen kirjaston laskuttama pitää siitä ilmoittaa ko. kirjastoon välittömästi.
  • Laskuttava kirjasto poistaa niteeltä ”Laskutettu”  -tiedon. Tämä siksi, että tieto palautuksesta saadaan myös palautetut laskutetut niteet- listalle.
  • Asiakkaan korvaamaa nidettä ei makseta asiakkaalle takaisin, vaan asiakas saa pitää niteen.

Huomaa, että perintätoimiston laskuttamaa aineistoa ei voi korvata kirjastoon, eikä niistä voi vastaanottaa perintäkuluja. Nämä hoidetaan perintätoimiston kautta.

Laskutetun aineiston palautus Lue tiedote »

Scroll to Top