Varaukset

Vahingossa peruutetut varaukset

Silloin tällöin kirjastoille tulee yhteydenottoja asiakkailta, jotka ovat vahingossa peruuttaneet varauksensa verkkokirjastossa. Varauksia ei pystytä palauttamaan takaisin oikeille jonotuspaikoilleen, mutta asiakkaalle voi tällaisessa tilanteessa tarjota jompaa kumpaa seuraavista vaihtoehdoista:

  • listaa peruutetuista varauksista (listalta löytyy linkit teosten tietoihin verkkokirjastossa)
  • uusien varausten tekoa varausjonon hännille, jos varauksia on kohtuullinen määrä

Peruutetut varaukset saa haettua Kohan tallennetulla raportilla 2287 Peruutetut varaukset. Hakuehtoihin annetaan kirjastokortti sekä aikaväli jona varaukset on peruutettu. Raportti antaa tuloksena listan teoksista, jonka voi antaa asiakkaalle. Raportilta on myös mahdollista viedä tietueet Kohan listaksi ja tehdä sitä kautta niihin uudet varaukset:

  1. Jos tuloksia on enemmän kuin 20, vaihda Rivejä sivulla -valikosta näytettäväksi kaikki tulokset.
  2. Valitse valikosta Eräkäsittele x näkyvillä olevaa riviä vaihtoehto Lisää listaan.
  1. Luo uusi lista ja tallenna se.
  1. Siirry Listat-työkaluun Kohan yläpalkin Muita toimintoja -valikon kautta ja valitse äsken lisäämäsi lista.
  2. Voit nyt valita listan tietueet ja sen jälkeen varata ne listan yltä löytyvän Varaa-painikkeen kautta. Huom! Jos varauksia on paljon ja niissä on pitkät varausjonot, ei Koha välttämättä pysty tallentamaan kaikkia varauksia kerralla vaan tallentaminen epäonnistuu. Tässä tapauksessa tietueet on joko vietävä useammassa osassa varattaviksi tai tarjottava asiakkaalle teoslistaa omatoimista varaamista varten.

Tilanteissa, joissa virkailija on vahingossa poistanut asiakkaan varauksen, voi apua pyytää Vaskituelta. Vaskituki pystyy selvittämään kenen asiakkaan varaus oli kyseessä ja siirtämään asiakkaan uuden varauksen jonon kärkeen.

Vahingossa peruutetut varaukset Lue tiedote »

Kirjasarjapalvelun varausten ja palautusten käsittely

Entinen Turun Oppimateriaalikeskus on nyt Turun kaupunginkirjaston kirjasarjapalvelu.

Kirjasarjapalvelu tarjoaa valmiita kirjapaketteja lainattavaksi Vaski-kuntien kouluille. Kirjapaketteja ei anneta kaukolainaksi. Kirjasarjapalvelun paketit sopivat lainattavaksi silloin, kun koko luokka lukee saman kirjan. Opettajat voivat varata kirjapaketteja Vaski-verkkokirjaston kautta. Kirjasarjapalvelun paketteja voi varata ja lainata ainoastaan yhteisökortilla. Kirjasarjapalvelusta ei voi varata tai lainata yksittäisiä kirjoja. Pienempiä kirjamääriä tai lisäkappaleita tarvitseva asiakas ohjeistetaan varaamaan tarvitsemansa aineisto normaalisti Vaski-kirjastojen kokoelmasta.

Varaaminen ja lainaaminen

Kirjasarjapalvelun kirjapaketit löytyvät Vaski-verkkokirjastosta ja Kohasta Kirjapaketti kouluille -hakusanalla. Asiakas voi varata tarvitsemansa paketit verkkokirjaston kautta yhteisökortille. Henkilökunta voi myös tehdä varaukset asiakkaan puolesta Kohassa. Varauksen yhteydessä on valittava varauksen noutopaikka. Noutopaikkoja ovat kaikki Vaski-kirjaston toimipisteet ja kirjastoauto.

Huom! Ne Turun koulut, joilla ei ole lähikirjastoa tai kirjastoautopysäkkiä, voivat valita noutopaikaksi Z Kirjasarjapalvelu (koulujen varaukset). Kirjasarjapalvelu lähettää näille asiakkaille erikseen sähköpostia ja sopii kirjojen toimituksesta koululle, kun varaus on noudettavissa. Kirjasarjapalvelu-noutopaikkaa voi käyttää ainoastaan kirjasarjapalvelun kirjapaketeille, ei muulle Vaski-kirjastojen aineistolle.

Kirjasarjapalvelun henkilökunta käsittelee varauksia tiistaisin ja keskiviikkoisin (ei Turun koulujen loma-aikana). Varaukset lähetetään Vaski-kuljetuksen mukana noutopisteisiin. Kirjasarjapalvelun kirjat ovat erillisissä, mustaoransseissa muovilaatikoissa. Laatikon kyljessä on muovitasku, jossa on laatikon nidetunnuskortti. Kortissa on viivakoodi ja RFID-tunniste. Kun laatikko saapuu noutopisteeseen, palauta se lukemalla kortin viivakoodi/RFID-tunniste, jolloin automaattinen noutoilmoitus lähtee asiakkaalle.

Kun asiakas tulee noutamaan varaustaan, muista lainata laatikko asiakkaan yhteisökortille laatikon viivakoodin/RFID-tunnisteen avulla. Kirjapaketit voi noutaa vain kirjaston palveluaikana.

Palauttaminen

Kirjasarjapalvelun kirjapakettien laina-aika on kuusi viikkoa. Asiakas voi uusia lainan kolme kertaa, ellei aineistoon ole varauksia. Yhteisökortilla lainatuista kirjapaketeista ei muodostu myöhästymismaksuja. Noutamatta jääneistä varauksista muodostuu 2 euron maksu, jonka henkilökunta voi harkintansa mukaan poistaa. Laina-ajan päättyessä asiakkaan tulee palauttaa kaikki paketin kirjat alkuperäisessä laatikossaan mihin tahansa Vaski-kirjastoon henkilökunnalle. Palauttaminen ei ole mahdollista kirjaston omatoimiaikana. Kun kirjalaatikko palautuu, henkilökunnan on ennen sen Kohassa palauttamista tarkistettava, että laatikossa olevien kirjojen määrä täsmää laatikon infotarrassa olevan määrän kanssa.

  • Jos kaikki kirjat ovat laatikossa, palauta se laatikon nidetunnuskortin viivakoodin/RFID-tunnisteen avulla. Jos laatikkoon on varaus toiselle asiakkaalle, lähetä se seuraavaan noutokirjastoon. Jos laatikkoon ei ole varauksia, toimita se kuljetettavaksi kuljetuksessa takaisin kirjasarjapalveluun Turun kirjastoauton osoitteeseen.
  • Jos kirjoja puuttuu, laatikkoa ei voi palauttaa ja opettajan kanssa pitää sopia puuttuvien kirjojen palauttamisesta. Ellei kaikkia kirjoja saada takaisin, kirjat ovat vaurioituneet tai palautuksessa on muita ongelmia, aseta laatikko “laskutettu”-erikoistilaan, palauta se Kohassa ja lähetä kuljetettavaksi kirjasarjapalveluun Turun kirjastoauton osoitteeseen. Kirjasarjapalvelun henkilökunta jatkaa asian selvittämistä. Voit helpottaa kirjasarjapalvelun työtä laittamalla laatikkoon lyhyen kuvauksen tapahtuneesta.

Lisätiedot:
Turun kaupunginkirjaston kirjasarjapalvelu
kirjasarjapalvelu@turku.fi
Puh. 02 262 9227

Kirjasarjapalvelun varausten ja palautusten käsittely Lue tiedote »

Asiakkaan varaustunniste

Kun aloitat uuden asiakkaan tietojen lisäämisen, on Varaustunnus-kentässä valmiiksi luotu varaustunniste. Voit tarvittaessa generoida uuden varaustunnisteen klikkaamalla kentän vieressä olevaa kolmea pistettä (”Luo varaustunnus”). Jos asiakas osaa valita itselleen vaatimusten mukaisen ja helpomman varaustunnisteen, kannattaa se asiakkaalle vaihtaa. Asiakas voi myös lähettää itse valitsemansa varaustunnisteen henkilökunnalle hyväksyttäväksi verkkokirjaston kautta, kun on kirjautuneena sisään.

Asiakkaan itse valitseman varaustunnisteen tulee noudattaa näitä ehtoja:

  • Varaustunnisteen tulee alkaa kirjaimella ja sisältää 4-10 merkkiä.
  • Tunnisteessa saa käyttää vain kirjaimia ja numeroita.
  • Hävyttömiä tai loukkaavia tunnisteita ei sallita.
  • Asiakkaan kirjastokorttitunnusta ei saa lisätä varaustunnisteeksi.
  • Tunnisteen tulee olla anonyymi. Eli siinä ei saa olla tietoa, josta asiakkaan voi tunnistaa (esim. asiakkaan koko nimi, tarkka syntymäaika tms.).

Jos törmäät asiakkaan itse valitsemaan varaustunnisteeseen, joka ei noudata yllä olevia sääntöjä, generoi uusi varaustunniste asiakkaalle ja lisää asiakkaan tietoihin viesti. Viestissä kannattaa kertoa, miksi varaustunniste ei kelvannut. Esimerkiksi ”Vaihdettu varaustunniste, josta asiakkaan pystyi tunnistamaan”.

Asiakkaan varaustunniste Lue tiedote »

Noudettavissa olevan varauksen poistaminen ennen viimeistä noutopäivää

Korjattu ohjetta 1.6.2021 (ohjeistettu poistamaan varaus asiakkaan tietojen eikä palautuksen kautta)

Varauksen poistaminen palautuksessa muodostaa noutamattoman varauksen maksun myös silloin, kun noutoaikaa on vielä jäljellä. Sen sijaan jos varauksen poistaa asiakkaan tietojen kautta, ei maksua synny. Varaus kannattaakin poistaa asiakkaan tietojen kautta silloin, kun asiakas ilmoittaa haluavansa peruttaa noudettavaksi saapuneen varauksensa. Varauksen poistamisen jälkeen nide palautetaan normaalisti.

Mikäli varauksen poistaa palautuksen kautta, on muistettava käydä poistamassa aiheeton noutamattoman varauksen maksu asiakkaalta.

Noudettavissa olevan varauksen poistaminen ennen viimeistä noutopäivää Lue tiedote »

Noutamattomien varausten käsittely

Varauksen noutoaika on 7 eräpäiväkalenterin aukiolopäivää (poikkeuksena kirjastoautot, joissa noutoaika on pidempi). Mikäli asiakas ei nouda varausta tämän ajan sisällä, poistetaan varaus varaushyllystä ja palautetaan. Noutamattoman varauksen maksu muodostuu asiakkaan maksuihin automaattisesti noutoajan umpeuduttua.

Noudettavissa olevat varaukset, joiden viimeinen noutopäivä on mennyt, on käsiteltävä päivittäin raportin avulla:

  1. Mene Raportit-sivulle.
  2. Valitse Käytä tallennettua raporttia.
  3. Valitset välilehti Varaukset.
  4. Etsi raportti Erääntyneet noudettavat varaukset ja klikkaa Käynnistä.
  5. Aseta viimeinen noutopäivä ja noutopaikka.

Saat listan valitsemasi kirjaston käsittelemättömistä erääntyneistä varauksista valittua viimeistä noutopäivää edeltävältä ajalta. Lista on järjestetty Varaustunnuksen mukaan. Koha kertoo taulukon yläpuolella tulosten kokonaismäärän. Valitse Riviä sivulla -pudotusvalikosta riittävän suuri luku, että saat kaikki varaukset näkyviin kerralla. Voit tulostaa listan näppäinkomennolla CTRL+P. 

Avaa tämän jälkeen Lainaus ja palautus -sivu uuteen välilehteen ja palauta erääntyneet varaukset.

Palaa lopuksi Erääntyneet noudettavat varaukset -raportin välilehdelle ja klikkaa Aja raportti -painiketta päivittääksesi listan. Listaan tulee ne niteet, joita ei vielä ole käsitelty tai löytynyt.

Noutamattomien varausten käsittely Lue tiedote »

Hyllyvarausten haku

Hyllyvarausten hakemiseen käytetään Vaskissa Kohan Hyllyvaraukset-listaa (Lainaus ja palautus > Lainausraportit > Hyllyvaraukset). Järjestelmä muodostaa raportin uudelleen muutaman minuutin välein ja aika vaihtelee riippuen siitä paljonko ”tavaraa” raportilla on. Raportti ei lataudu itsestään uudelleen vaan sivu on päivitettävä (esim. näppäimellä F5) itse. Aikaleima kertoo milloin raportti on muodostettu.

Päällekkäisten hakujen vähentämiseksi listan läpikäymisessä noudatetaan seuraavaa ohjeistusta:

  1. Jos teos on hyllyssä noutopisteessä, niin se piste palauttaa niteen. Raportti näyttää kirjastotunnuksen korostettuna, mikäli nidettä on noutoyksikössä hyllyssä.
    • Jos nidettä ei löydy, merkitään se heti kadonneeksi. (Otathan huomioon että kaikissa toimipaikoissa ei ole henkilökuntaa joka päivä, eli anna toimipaikalle aikaa käsitellä omat varauksensa).
  2. Jos teosta ei ole noutopisteessä, mutta sitä on samassa kunnassa, saman kunnan toimipisteet pyrkivät ensisijaisesti palauttamaan oman niteensä.
  3. Jos teosta ei ole noutopisteessä tai saman kunnan toimipisteissä, niteen palauttaa se joka ehtii.

Lista kannattaa suodattaa ensin niin, että kahdessa ensimmäisessä sarakkeessa on valittuna oma kirjasto. Jos oma kirjasto ei ole valittavissa, tarkoittaa se sitä ettei kirjasto ole yhdenkään varauksen noutopaikkana tai kirjastossa ei ole hyllyssä yhtään sellaista teosta, johon kohdistuu varaus.

Klikkaa kuvaa suurentaaksesi

Kun noutopaikassa hyllyssä olevat niteet on käsitelty, jätetään listan suodatuksiin oma kirjasto pelkästään ensimmäiseen sarakkeeseen ja aletaan käydä listaa läpi ohjeistuksen 2. ja 3. kohtien mukaan. Läpikäynnissä auttaa, jos raportille lisää näkyviin sarakkeen Niteitä saatavilla ja järjestää raportin tämän sarakkeen mukaan nousevaksi – tällä tavoin raportilla näkyy ensimmäisenä ne niteet, joita on vähiten saatavilla (esim. ainoastaan yksi nide hyllyssä eli mikään muu kirjasto ei voi tärppäyttää nidettä).

Jos jotakin varausta ei kirjaston hyllystä löydy, on tärkeää merkitä se kadonneeksi, jotta joku muu kirjasto huomaa hakea varauksen hyllystään.

Varaukset, joihin ei ole reagoitu

Raportissa näkyy varauspäivämäärä. Kaikkien vastuulla on huolehtia, että yli kolme päivää vanhempia varauksia ei jää roikkumaan listalle vaan ne tulevat jossakin tärppäytetyksi.

Lainauksen ja palautuksen alla on myös toinen hyllyvarausraportti nimeltä Varausjono. Testauksen perusteella raportti ei toimi tällä hetkellä luotettavasti eikä sitä siksi Vaskissa toistaiseksi käytetä.

Hyllyvarausten haku Lue tiedote »

Varauksen keskeyttäminen

Asiakkaan varauksen voi keskeyttää esimerkiksi lomamatkan ajaksi. Keskeytyksen voi tehdä joko virkailija Kohassa tai asiakas itse verkkokirjastossa.

Keskeytetty varaus liikkuu varausjonossa, mutta ei jää kiinni ennen kuin varaus on otettu tauolta pois. Varauksen voi keskeyttää verkkokirjastossa ainoastaan toistaiseksi, ei tietyksi määräajaksi. Virkailijaliittymässä on mahdollista keskeyttää joko yksittäinen tai kaikki varaukset tietyksi määräajaksi.

Keskeytyksen kestoa ei ole rajoitettu, mutta koska varaukset vanhenevat kolmessa vuodessa, poistuu myös keskeytetty varaus vanhenemispäivän jälkeen.

Varauksen keskeyttäminen Lue tiedote »

Varauksen noutoajan jatkaminen

Asiakkaan varausta voidaan pitää hänelle varattuna viimeisen noutopäivän jälkeen vain asiakkaan sairauden vuoksi. Asiakkaan kanssa sovitaan tapauskohtaisesti, mihin saakka varattua aineistoa pidetään kirjastossa.

Sairaustapauksessa varaukselta poistetaan odottaa-tila ja muutetaan vanhenemispäivä, minkä jälkeen niteen voi tärppäyttää varaukseen uudestaan. Tarkempi ohjeistus löytyy extranet-ohjeesta Varauksen siirto jonon kärkeen.

Varauksen noutoajan jatkaminen Lue tiedote »

Varauksen uudelleenaktivointi ja siirto jonon kärkeen

Jos asiakkaan varausta ei noutotilanteessa löydy varaushyllystä tai nide ei ole lainauskelpoinen, on varaukselta on mahdollista poistaa odottaa-tila varausjonosta käsin. Tilan poisto siirtää varauksen takaisin varausjonon kärkeen ja asettaa vanhenemispäivän kolmen vuoden päähän.

Varauksen tilan peruuttaminen on mahdollista myös silloin, kun nide on tärpännyt kuljetettavaksi. Tilan poisto siirtää varauksen takaisin varausjonon kärkeen ja itse nide jää edelleen kuljetettavana-tilaan.

Peruuta kuljetustila ja Peruuta odottava-tila -napit tietueen varausjonossa

Odottaa-/kuljetustilan peruuttamista voi hyödyntää myös tilanteissa, joissa asiakas haluaa vaihtaa jo tärpänneen varauksen noutopaikan:

  1. Peruuta kuljetustila tai odottava-tila varaukselta ylläolevan kuvan painiketta käyttämällä.
  2. Noutokirjasto-valikko tulee automaattisesti näkyviin. Valitse valikosta uusi noutokirjasto:
  1. Kirjaston valitsemisen jälkeen näytöllä näkyy hetken teksti ”Käsitellään” ja latauskuvake, kun Koha päivittää noutokirjastoa. Varausta ei tarvitse siis erikseen enää tallentaa vaan noutopaikka päivittyy varaukselle automaattisesti sen jälkeen kun se on valikosta valittu.

Huom! Muista huolehtia myös, että noudettavissa ollut nide poimitaan varaushyllystä ja palautetaan Kohassa. Mikäli nide on noudettavissa eri kirjastossa kuin missä varauksen uudelleenaktivointi tehdään, tulee kyseiselle kirjastolle ilmoittaa varauksen tiedot ja pyytää palauttamaan nide. Kuljetettavien varausten osalta palautus hoituu automaattisesti siinä kohtaa kun kuljetus saapuu perille ja niteet käsitellään Kohassa.

Jos asiakkaalle pitää jostain syystä tehdä kokonaan uusi varaus jonon kärkeen (esim. asiakkaan varaus on poistettu vahingossa), toimi näin:

  1. Tee kärkeen nostettava varaus valmiiksi
  2. Ilmoita siirrettävän varauksen tiedot, eli tietueen biblionumero tai linkki tietueeseen (ks. ohje alla)
  3. Ilmoita ja asiakkaan kirjastokortin numero
  4. Kerro miksi varaus pitää siirtää kärkeen ja lähetä viesti vaskitukeen (vaskituki@turku.fi)

Tietueen linkin saat menemällä tietueeseen ja kopioimalla osoitteen osoitekentästä.

Varauksen uudelleenaktivointi ja siirto jonon kärkeen Lue tiedote »

Scroll to Top