Kuukauden vinkki

Lokakuun vinkkinä käydään kertauksena läpi käyttäjän omat asetukset Aurorassa, jotka ovat varsinkin asiakaspalvelussa työskenteleville ajankohtainen aihe yhteistunnusten poistumisen myötä.

Extranetissä on neuvottu jo aiemmin tallentamaan käyttöliittymän asetukset käyttäjäkohtaisesti eikä työasemakohtaisesti, jotta asetukset eivät katoa esim. selaimen sivuhistoriaa poistaessa. Käyttöliittymän asetuksiin pääsee etusivun oikeasta alakulmasta:

Samasta asetusikkunan takaa on myös valittavissa onko RFID-lukija käytössä vai ei. Tämä asetus on hyvä tarkistaa aina ensimmäiseksi, mikäli RFID-lukija ei toimi tai Aurora antaa RFID:hen liittyvää virheilmoitusta koneella, jolla RFID-lukijaa ei ole käytössä.

Mitä asetuksia käyttäjä voi Aurorassa sitten tehdä? Sekä lainaus-, palautus, niteiden hallinta että tiedonhaku-välilehdiltä (sekä joiltakin asiakastietojen välilehdiltä) löytyy oikeasta yläkulmasta asetusratas, jonka takana on välilehdestä riippuen erilaisia asetuksia. Alla muutama esimerkki, jotka koskettavat erityisesti asiakaspalvelussa työskenteleviä.

• Asiakkaan maksut:
  • Näytä huollettavien maksut huoltajan tiedoissa
• Lainaus ja palautus -välilehdet:
  • Näytä ponnahdusikkunat (oltava päällä, jotta tärkeät ilmoitukset eivät mene vahingossa ohi)
  • Tulosta kuitti automaattisesti
• Tiedonhaku ja niteiden hallinta -välilehdet:
  • Rivejä korkeintaan yhdellä sivulla (määrittelee montako hakutulosta yhdellä sivulla esitetään)

Kuukauden vinkki on Auroran tai Finnan käyttöön liittyvä tiedote, joka julkaistaan kerran kuussa. Vinkkien kautta pyritään tuomaan esille toimintoja, joista voisi olla apua käytännön työssä.

Toisinaan on tarpeen pitää Auroraa auki kahdessa ikkunassa, mikäli joutuu esimerkiksi navigoimaan paljon eri toimintojen välillä. Auki olevien ikkunoiden erottamiseksi toisistaan nopealla silmäyksellä voi olla hyödyllistä käyttää ikkunoissa erilaisia teemoja, joita Aurorassa on tarjolla kaksi (oletus sekä suuri kontrasti). Teema on mahdollista vaihtaa sisäänkirjautuessa salasanan alta löytyvästä valikosta.

Kuukauden vinkki on Auroran tai Finnan käyttöön liittyvä tiedote, joka julkaistaan kerran kuussa. Vinkkien kautta pyritään tuomaan esille toimintoja, joista voisi olla apua käytännön työssä.

Kesäkuun vinkkinä on pieni, mutta toisinaan näppärä ominaisuus Auroran tiedonhaussa. Tiedonhaussa voi halutessaan käyttää avustavaan tekstinsyöttöön perustuvaa hakuavustinta. Hakuavustin tarjoaa hakulauseita, jotka alkavat hakulaatikkoon syötetyllä hakulauseella (vähintään 3 merkkiä).

Hakuavustinta voi käyttää näppäinkomennolla Ctrl+nuoli alaspäin.

Hakuavustin kohdistuu teoksen nimeen. Hakulauseen valinta hakuavustimesta asettaa sen tiedonhaun vapaasanahaku-kenttään ja käynnistää uuden tiedonhaun automaattisesti.

Kuukauden vinkki on Auroran tai Finnan käyttöön liittyvä tiedote, joka julkaistaan kerran kuussa. Vinkkien kautta pyritään tuomaan esille toimintoja, joista voisi olla apua käytännön työssä.

Se, onko asiakkaalla tiedoissaan huoltaja, vaikuttaa Aurorassa siihen, miten ja kenelle ilmoitusviestit järjestelmästä lähtevät.

Suoraan huollettavalle lapsen omien asetusten ja yhteystietojen mukaisesti lähetetään järjestelmästä sekä noutoilmoitukset että ennakoivat eräpäivämuistutukset. Palautuspyynnöt saa sen sijaan huoltaja hänelle valitun ilmoitustavan mukaan. Jos huoltajalla on siis valittuna palautuspyynnön ilmoitustavaksi sähköposti, saa hän ensimmäisen palautuspyynnön sähköpostiinsa ja toisen palautuspyynnön kirjeenä omiin tietoihinsa tallennettuun osoitteeseen.

Mikäli asiakkaan viestiasetuksissa on valintana Oletusjärjestys, valitsee järjestelmä lähetystavan ensimmäiselle palautuspyynnölle ja noutoilmoituksille seuraavassa järjestyksessä:

1.Tekstiviesti (jos tiedoissa on GSM-numero)

2. Sähköposti (jos GSM-numeroa ei ole, mutta sähköpostiosoite löytyy)

3. Kirje (jos kumpikaan edellä mainituista ei ole mahdollinen)

Kuukauden vinkki on Auroran tai Finnan käyttöön liittyvä tiedote, joka julkaistaan kerran kuussa. Vinkkien kautta pyritään tuomaan esille toimintoja, joista voisi olla apua käytännön työssä.

Asiakkailta tulee toisinaan palautetta siitä, etteivät he ole saaneet esimerkiksi noutoilmoitusta tai palautuspyyntöä tekstiviestinä/sähköpostiin. Näissä tilanteissa kannattaa tarkistaa Auroran raporteista onko viesti lähtenyt järjestelmästä oikein.

Haku tehdään raportilla Lähetetyt sähköpostit ja tekstiviestit, johon syötetään asiakkaan puhelinnumero/sähköpostiosoite. Tuloksen sarakkeisiin kannattaa oletuksena olevien Lähetysaika ja E-mail/puh. -valintojen lisäksi ottaa mukaan ainakin Otsikko ja Paluuarvo. Muita hakuehtoja voi käyttää tarpeen mukaan.

Huom! Puhelinnumero on annettava täsmälleen siinä muodossa, missä se on tallennettu asiakastietoihinkin eli jos numero on esimerkiksi muotoa 040-1234567, mutta haun tekee ilman väliviivaa (0401234567), ei oikeaa hakutulosta tule.

Jos paluuarvo-sarake on hakutuloksessa tyhjä, on viesti lähtenyt järjestelmästä onnistuneesti. Epäonnistuneen lähetyksen kohdalla paluuarvona näkyy aina jokin tieto. Viestin sisällön saa näkyviin yläpalkin Toiminnot -painikkeen takaa, mikäli tuloksen sarakkeisiin ei ole valittu viestiä mukaan.

Kannattaa muistaa hyödyntää myös Lähetä viesti -toimintoa asiakkaan tiedoissa. Sillä voi  testata tulevatko uudet viestit perille vai toistuuko ongelma edelleen myös testaus-viestejä lähettäessä. Asiakasta on hyvä pyytää myös tarkistamaan, etteivät kirjaston viestit mene roskapostikansioon.

Muutamia sellaisia tapauksia on tullut ilmi, joissa tekstiviestit näyttävät Auroran mukaan lähtevän onnistuneesti, mutta eivät tule siltikään perille asiakkaalle. Tapaukset ovat harvinaisia, mutta mikäli asiakaspalvelussa sellainen tulee eteen, kannattaa joko laittaa itse viestiä Vaskitukeen tai neuvoa asiakasta jättämään viesti verkkokirjaston palautelomakkeen kautta.

Mahdollisten häiriötilanteiden havaitsemiseksi Turussa tarkkaillaan epäonnistuneita lähetyksiä koko Vaskin osalta. Tällä hetkellä satunnaisten tekstiviestien lähetys järjestelmästä epäonnistuu (syy ei toistaiseksi ole vielä tiedossa). Tämän vuoksi Turku lähettää kaikkien yksiköiden epäonnistuneet tekstiviestit uudelleen eli tämän tyyppistä seurantaa ei kirjastoissa tarvitse erikseen tehdä. Sen sijaan oman kirjaston epäonnistuneita sähköpostilähetyksiä on hyvä käydä säännöllisesti läpi. Lähetyksen epäonnistuminen johtuu usein esim. kirjoitusvirheestä sähköpostiosoitteessa ja selvä virhe kannattaa käydä korjaamassa asiakkaan tietoihin.

Kuukauden vinkki on Auroran tai Finnan käyttöön liittyvä tiedote, joka julkaistaan kerran kuussa. Vinkkien kautta pyritään tuomaan esille toimintoja, joista voisi olla apua käytännön työssä.