Author name: Susanna Sandell

Noutoajat Kohassa

Kohan tapa käsitellä varausten noutoaikoja on aiheuttanut pitkiä noutoaikoja kirjastoissa, joissa on vähän aukiolopäiviä viikossa. Tähän on tehty korjaus ja jatkossa noutoaika määrittyy kirjaston normaalien aukiolojen mukaan yhdeksi viikoksi (plus mahdolliset kirjaston normaalille aukioloajalle osuvat kiinniolopäivät). Mikäli kirjaston aukiolopäivät muuttuvat, tulee siitä ilmoittaa Vaskitukeen, jotta noutoajat saadaan asetettua vastaamaan kirjaston aukioloaikoja.

Järjestelmä siis huomioi eräpäiväkalenterista suljetut päivät, kun määrittää noutoaikoja. Jos noutoajalle osuu esimerkiksi pääsiäisen takia ylimääräisiä sulkupäiviä, niin noutoaika pidentyy ylimääräisten suljettujen päivien lukumäärällä. Asiakkaalle jää aina yhtä monta aukiolopäivää aikaa noutaa varauksensa.

Noutoajat Kohassa Lue tiedote »

Ajankohtaista järjestelmästä 11.6.

Huoltajatiedot on palautettu 14-vuotiaille (lisätiedot)

Joiltakin lapsiasiakkailta on puuttunut huoltajatiedot jo Auroran aikana. Näille asiakkaille on lisätty huomautus ”Takaajatieto puuttuu”. Jos saatte lisättyä takaajatiedot, poistakaa tarpeeton huomautus. Jos tällainen asiakas täyttää 15, jää huomautus silti hänen tietoihinsa. Tällöinkin se tulee poistaa havaittaessa.

Järjestelmänvaihdossa joiltakin asiakkailta katosivat suosikkilistat tai suosikkilistaksi tallennettu lainaushistoria. Nämä saadaan palautettua kesäkuun ajan, kun meillä on vielä pääsy Auroraan. Asiakas voi pyytää suosikkilistojen tai lainaushistorian palautusta verkkokirjaston palautelomakkeella tai henkilökunta voi välittää asiakkaan tiedot Vaskitukeen. Viestissä pitää mainita, onko kadonnut pelkkä lainaushistoria vai muitakin suosikkilistoja (nämä palautetaan eri toimenpitein). Lähetämme tästä tiedotteen asiakkaille.

Yhteisöasiakkaan kortin lisäämisestä ja muokkaamisesta on ohje Vaskin extranetissä. Ohjeessa neuvotaan muun muassa miten Aurorasta siirtyneen etunimikentän muokkaaminen onnistuu Kohassa.

Tarkkaan hakuun on lisätty Ikärajat-välilehdelle sieltä puuttuneet ikärajatyypit.

Kohassa näkyy tarkat lokitiedot asiastietueiden katselusta ja muokkaamisesta. Loki näkyy kaikille, joilla on pääsy asiakastietoihin. Asiakkaalle näitä lokitietoja ei saa kertoa (esim kuka virkailija on hänen tietojaan muokannut). Jos asiakastietojen käsittelyssä vaikuttaa olevan tapahtunut virhe tai siitä herää epäily, ole yhteydessä Asko Autioon tai Susanna Sandelliin (etunimi.sukunimi@turku.fi).

Ajankohtaista järjestelmästä 11.6. Lue tiedote »

Ajankohtaista järjestelmästä 10.6.

Kohan käyttökatkoja tutkitaan edelleen. Viimeisin katko oli tänään 10.6. n klo 11. Jos havaitset käyttökatkon, ilmoita siitä vaskitukeen jatkossakin. Emme ehdi vastaamaan mutta tieto on arvokasta. Käyttökatkoja on odotettavissa kunnes syys selviää. Syyn selvittäminen ja ongelman korjaaminen menee tällä hetkellä kaiken muun edelle.

Omatoimikirjastojen avaamista joudutaan siirtämään kunnes käyttökatkojen syy on selvitetty ja automaattien ongelmat selätetty. Eli omatoimikirjastoja ei avata missään yksikössä vielä 14.6. Omatoimikirjastojen kirjautumisen testit voi suorittaa, mutta omatoimiaika voidaan ottaa käyttöön vasta sitten kun siihen tulee lupa.

Kirjelähetykset aloitetaan tänään, mutta ensimmäistä kirjenoutolähetystä ei saatu lähtemään (koskee 79 asiakasta, kaukopalvelu tai työkorttia). Näiden varausten noutoaika päättyy 15.6. Oikeat asiakkaat, joilla on puhelinnumero tai sähköpostiosoite järjestelmässä, pyritään tavoittamaan. Kaukopalvelun tai työkorttien varauksista ei tule näistä varauksista nyt mitään ilmoitusta. Jos asiakasta ei tavoiteta, hänelle tehdään uusi varaus, joka siirretään jonon kärkeen.

Kohan aikana poistetut Anna-lehdet on palautettu tietokantaan. Jos jotain Anna-lehtiä on tarkoituksella poistettu, ne pitää käydä uudelleen poistamassa. Jos olet lisännyt poistetun Anna-lehden, siitä on saattanut syntyä tupla, joka pitää poistaa. Lisätietoja aiemmassa tiedotteessa.

Nuorille, yli 15 vuotiaille asiakkaille on konversiossa syntynyt viesti ”Huoltajatieto poistettu automaattisesti. Sitoutumislomake täyttämättä.” Tämä teksti tullaan poistamaan keskitetysti. Viestin voi jättää huomiotta.

Varausten noutopäivät

  • 9.6. aamulla järjestelmä antoi varausten viimeiseksi noutopäiväksi virheellisesti 15.6. klo 8:36 asti (noutopäiväksi tuli 15.6., vaikka piti olla 16.6.)
  • olkaa yhteydessä vaskitukeen, mikäli havaitsette että asiakkaille muodostuu vääriä noutopäiviä

Vanhentuneiden varausten automaattinen poistoajo käynnistetään 14.6. Siihen mennessä olisi hyvä käsitellä kaikki vanhentuneet varaukset. Vanhentuneet varaukset voi hakea tällä raportilla.

Tarratulostuksen tulostinasetuksista on julkaistu ohje.

Koha-Suomi on julkaissut kyselynMitä Kohan hitaus sinulle tarkoittaa?” Kyselyn tulokset käydään läpi Koha-Suomen klinikalla. Käykääpä vastailemassa.

Vaskitukiposti on lainauspalvelun aloituksen jälkeen ollut erittäin ruuhkautunut. Pyrimme vastaamaan kiireellisiin tukipyyntöihin mahdollisimman nopeasti, mutta joissain vastauksissa saattaa kestää. Pahoittelemme tilannetta.

Ajankohtaista järjestelmästä 10.6. Lue tiedote »

Tarkkuutta Kohan käyttöön!

Vaskitukeen on tullut viestejä, että ainakin kuluvan vuoden Anna-lehtiä on hävinnyt tietokannasta. Vaikuttaisi siltä, että joku on poistanut noin 700 Anna-lehden nidettä. Poistoja on tehty ainakin 2.6. klo 10:25. Myös muina päivinä on tehty poistoja Anna-lehteen.

Poistetut Anna-lehden niteet tullaan palauttamaan tietokantaan.

Poistoja on järjestelmässä tehty nyt huolestuttavan paljon (yli 2000 nidettä). Ilmoittakaa Vaskituelle mikäli havaitsette lisää puuttuvia niteitä.

Jos virheellisiä poistoja on runsaasti, on mahdollista että kaikki poistetut joudutaan palauttamaan tietokantaan. Eli jos teette oikeita poistoja, ottakaa poistetut niteet toistaiseksi talteen, jotta ne voidaan sitten poistaa uudestaan tietokannasta.

Tarkkuutta Kohan käyttöön! Lue tiedote »

Ajankohtaista lainaustoiminnan aloittamisesta ja järjestelmänvaihdosta

Vaski-verkkokirjaston uusi Koha-näkymä julkaistaan huomenna 4.6. klo 9:00. Kirjaantuneen käyttäjän toiminnot laitetaan samalla päälle ja asiakkaat pääsevät taas asioimaan myös verkkokirjastossa.

Asiakasviestejä aletaan lähettää huomenna 4.6. klo 9:00 alkaen. Jonossa olevat viestit, esim tärppäytetyt noutoilmoitukset lähtevät klo 9.

Maksut laitetaan päälle: Maksut laitetaan päälle ensi yönä, joten myöhässä olevasta aineistosta alkaa kertyä maksut reaaliaikaisesti.

Varausten noutopäivät korjattu: Kun palautuksia alettiin tekemään, tuli joillekin varauksille viimeiseksi noutopäiväksi 9.6. Tämä on nyt korjattu niin, että varauksen viimeinen noutopäivä on 15.6. sekä Kohassa että asiakkaalle lähtevässä noutoilmoitusviestissä.

Sotuavainhaku: Asiakaslomakkeelle palautuvassa sotuavaimessa on tekstin sotu perässä ylimääräinen nolla, minkä vuoksi sotuavaimella ei löydy mitään. Tämä korjataan huomenna 4.6.

Kaukopalveluasiakkaille laitetaan varaustunnisteeksi KAUKO-alkuinen tunnus, jonka avulla postitettava kaukopalvelulaina erottuu muiden varausten joukosta.

Varaustunniste ei Kohassa ole sama kuin asiakas ID. Varaustunnistella voi hakea (asiakashaun vapaasanahaulla), mutta hakua ei saa kohdistettua juuri varaustunnisteeseen, joten hakutulokseen tulee joskus reippaasti muutakin. Eli varaustunniste-haku ei ole kovin käyttökelpoinen tapa tunnistaa asiakasta.

Kuljetuskuitti: Sekä varatusta, että toiseen toimipaikkaan kuljetettavasta aineistosta tulostuu samanlainen kuljetuskuitti. Vain varattuun aineistoon on tarkoitus tulostaa kuljetuskuitti, joitain poikkeuksia lukuun ottamatta (poikkeukset ovat olleet voimassa jo Auroran aikana, mm Naantalin lähikirjastojen kuljetuksiin toivotaan aina kuljetuskuitti)

Konversiossa poistuneet lehtivaraukset on lisätty asiakkaille.

Lehtiaineiston kuittitulostus ja -linkitysongelmat pitäisi olla nyt korjattu.

Kohan asiakastyyppiä ”kirjaston työntekijä” käytetään vain virkailijatunnuksissa. Vain pääkäyttäjät lisäävät tällaisia tunnuksia järjestelmään. Jos teet itsellesi työkortin, käytä asiakastyyppiä ”Ei tilastoitavat lainat” tai ”Henkilöasiakas”. Oma henkilökohtainen kirjastokorttisi on tyyppiä ”Henkilöasiakas”.

Kevyttunnuksilla ei voi vaihtaa omaa salasanaansa. Jos työntekijän tunnuksilla ei ole oikeuksia asiakastietoihin, ei myöskään omaa salasanaansa pääse vaihtamaan. Jatkossa kevyttunnukselle yritetään antaa sellaiset salasanat, että työntekijä käyttää pääkäyttäjän antamaa salasanaa. Jos salasana on liian hankala, voi sen vaihtamista pyytää Vaskituesta.

Ajankohtaista lainaustoiminnan aloittamisesta ja järjestelmänvaihdosta Lue tiedote »

Tärkeää tietoa varausten käsittelystä

Noutopäivät Kohassa syntyivät virheellisesti

Noutopäivät eivät ensin muodostuneet kuten oli tarkoitus. Koha ei ensin huomioinut eräpäiväkalenterin sulkupäiviä, jolloin osa varauksista sai noutopäiväksi 9.6. Kun asetus saatiin korjattua, alkoi syntyä liian pitkiä noutoaikoja (23.6.), koska Koha antaa sulkupäivien lisäksi Vaskin määrittelemän seitsemän päivän noutoajan ja Vaskissa on suljettu eräpäiväkalenterit 14.6. saakka. Korjasimme tilanteen erillisellä asetuksella, jonka jälkeen noutopäiviksi alkaa tulla oikeita päivämääriä, eli varaukset ovat noudettavissa 15.6. saakka.

Tutkimme, voimmeko korjata 9.6. noutopäivät ja noutoilmoitusviestit. Tiedotamme tästä erikseen. Jos saadaan korjattua, ei varauskuitin vanha päivämäärä haittaa, koska vanhentuneet varaukset käsitellään raportin, eikä varauskuittien päivämäärien perusteella.

Aurorassa erääntyneet noutamattomat varaukset

Auroran aikana erääntyneet noutamattomat varaukset ovat muuttuneet Kohassa voimassa oleviksi. Näiden varausten kanssa toimitaan seuraavasti:

  1. palauta nide
  2. poista asiakkaan varaus
  3. palaute nide uudelleen

Tärkeää tietoa varausten käsittelystä Lue tiedote »

Vaskin tuotanto-Kohaan voi nyt kirjautua

Henkilökunnan käyttäjätunnukset on nyt aktivoituna ja Vaskin Kohaan pääsee kirjautumaan. Vaskin Koha löytyy osoitteesta https://vaski.koha-suomi.fi/. Kirjautumissivulle pääsee, kun asiakasvarmenne on asennettuna työasemalle.

Vielä ei aloiteta varsinaista tuotantokäyttöä (lainauspalveluja, hyllyvarausten käsittelyä ym). Tiedotamme erikseen kun Kohassa voi alkaa käsitellä palautuksia ja hyllyvarauksia.

Tilannekatsaukset

Projektiryhmä pitää tilannekatsauksen tänään 1.6. klo 14:30-15:30 (Linkki osallistumiseen)

Eilen 31.5. pidetyn tilannekatsauksen tallenne on katsottavissa kaksi viikkoa.

Vaskin tuotanto-Kohaan voi nyt kirjautua Lue tiedote »

Scroll to Top