Järjestelmänvaihto

Koha käynnistetään kaikissa kimpoissa torstai-aamuna uudelleen vähän jälkeen klo 8, jolloin Koha ja automaatit käyvät alhaalla. Tiedossa on siis lyhyt katko, joka koskee omatoimikirjastoja, e-aineistoihin kirjautumista, verkkokirjaston palveluja ja Kohan virkailijaliittymää. Koha-Suomi korjaa tuolloin versionpäivityksessä havaittuja virheitä. Tarkempaa tietoa korjauksista ei vielä ole.

Kaipaamme palautettasi Koha-projektista! Kysymykset koskevat projektin kulkua, tiedotusta, koulutusta, käyttöönottoa ja aikataulua. Palaute auttaa meitä kehittämään työtapojamme jatkossa. Kyselyyn vastaamiseen menee noin 10 minuuttia. Emme kerää tietoja, joista vastaajan voi tunnistaa. Palautekysely on auki koko maaliskuun, eli 31.3. asti.

Palautekyselyyn pääset tästä linkistä.

Kohan ja hankintaportaalin välinen yhteys toimii, ja 18.5. jälkeen portaalin kautta tehdyt kirjatilaukset on siirretty Kohaan. Ohessa ohje aineistojen saapumiskäsittelyyn Kohassa.

Jatkossa uudet portaalin kautta tehtävät tilaukset siirtyvät Kohaan noin minuutin viiveellä.

Jatkossa valintalistoja ei tuoda Kohaan myöskään av-aineistojen osalta, vaan listat ovat nähtävänä ja tilaukset tehdään Aarre-verkkokaupassa.

Aarteen ja Kohan yhteyttä testataan 16.8. alkavalla viikolla ja kun yhteys toimii, siitä tiedotetaan. Kirjastopalvelun kanssa on sovittu, että kesän aikana ilmestyneet valintalistat ovat auki 31.8. asti.

Hankintaan liittyvät ohjeistukset viedään Vaskin ekstranetiin, ja aiheeseen liittyvät ohjevideot ovat edelleen katsottavissa Libopissa.

Lisätietoja aiheesta voi tiedustella Kaisa Hypéniltä (etunimi.sukunimi@turku.fi)

Hankintaportaalin ja verkkokauppayhteyksien testaaminen ja kytkeminen Kohaan on vielä kesken. Ensimmäisenä testataan ja kytketään käyttöön yhteys Hankintaportaaliin, ja sen jälkeen verkkokauppayhteydet Aarteeseen (Kirjastopalvelu) ja Kirjaväylään (Kirjavälitys). Kirjastoilla on jo olemassa asiakastunnukset Aarteeseen, mutta mikäli ette muista salasanaanne sinne, ottakaa yhteyttä Kirjastopalvelun asiakaspalveluun.

Jokaista ostoskoria varten tarvitaan oikein nimetty tili Kohaan, jotta tilaukset siirtyvät oikein, ja lisäksi jokaista asiakasnumeroa varten Kohassa on oltava myös asiakasnumeroa vastaava toimittajatieto. Nämä kaikki on tehty Kohaan keskitetysti (viimeiset puuttuneet toimittajatiedot on saatu lisättyä tänään).

Huomatkaa, että ennen kuin tileille on kirjastossa käyty lisäämässä käyttöoikeudet halutuille henkilöille, tilin näkee vain kirjautumalla siihen kirjastoon minkä tili on kyseessä. Jos pääkirjastossa halutaan siis tarkastella ja muokata lähikirjaston tilejä, pitäisi omaksi kirjastoksi vaihtaa kyseinen lähikirjasto. Käyttöoikeuksien lisäämisen jälkeen tilit näkyvät ja ovat muokattavissa riippumatta siitä, mihin kirjastoon käyttäjä on kirjautuneena.

Keskitetysti luoduille tileille asetetaan tekaistut määrärahasummat ja ne voidaan kirjastossa itse muokata oikeiksi (osassa kirjastoja summia onkin jo ehditty muokata). Tilien ja budjettien muokkaamista on käyty läpi koulutusvideolla Toimittajat, budjetit ja tilit ja lisäneuvoja voi kysyä Vaskituelta.

Huomioitavaa itse perustettuihin tileihin ja toimittajiin liittyen

Kirjastoihin saatetaan hankkia aineistoa myös muualta kuin hankintaportaalin ja verkkokauppojen kautta. Jos teette tällaisia hankintoja varten erillisiä tilejä tai uusia toimittajakortteja, olkaa tarkkana seuraavien asioiden suhteen:

• tilille annettava tilikoodi on uniikki – älkää siis käyttäkö samoja tilikoodeja kuin mitä keskitetysti on hankintaportaalia ja verkkokauppojen tilauksia varten tehty (ne ovat aina muotoa yksikkötunnus+hyllypaikkalyhenne+vuosi, esim. Kaarinan pääkirjaston lastenosaston ostoskoria vastaava tili Kohassa on KAPKLAP2021)
• toimittajat nimetään koulutusvideon ohjeistuksen mukaisesti siten, että nimen alussa on aina kunnan nimi

Automaatit ja omatoimikirjastot

Maanantaina 21.6. Vaskin Kohan automaattirajapintaan tehdään päivitys, joka aiheuttaa lyhyen käyttökatkon automaateilla. Päivitys pyritään tekemään ennen kirjastojen avaamista klo 9. Päivityksen toivotaan korjaavan tilanteet, joissa asiakas on saanut niteen lainattua automaatilla, mutta saa silti ilmoituksen, ettei näin olisi käynyt. Muuten päivityksen ei pitäisi näkyä automaattien toiminnassa. Ilmoittakaa Vaskitukeen havaitsemistanne ongelmista.

Ennakkotieto: Vaskin Koha-asetuksiin valmistellaan muutosta, jonka jälkeen järjestelmä ei enää lisää niteille kuljetus-tilaa ilman erillistä hyväksyntää. Tämän jälkeen automaatit eivät asettaisi niteitä kuljetustilaisiksi ja automaatilla pystyisi lainaamaan toisen kirjaston omistaman palautetun niteen, johon ei kohdistu varauksia. Jos kirjasto niin haluaa, voidaan nämä kuljetukseen lähtevät niteet lajitella laatikon sijaan palautushyllyyn odottamaan käsittelyä. Nämä toiveet on kerätty jo keväällä ja automaattitoimittajilta pyydetään muutokset sen mukaisesti. Myös noudettavana olevan niteen, jolle on jäänyt jostain syystä myös kuljetustila, saa muutoksen jälkeen automaatilla lainattua. Automaatilla palautetut niteet on käsiteltävä virkailijaliittymässä, jos ne ovat lähdössä kuljetukseen, jotta ne eivät jää saatavilla-tilaisiksi väärään yksikköön. Nämä niteet näkyvät myös hyllyvarauslistoilla niin kauan kuin niillä on saatavilla-tila yksikössä. Tästä tiedotamme lisää myöhemmin.

Omatoimikirjastot, jotka on testattu toimiviksi, voi avata (omalla vastuulla). Varminta olisi kuitenkin odottaa, että automaattien ongelmat saadaan ratkottua ennen kuin kirjasto auki on pitkiä aikoja ilman henkilökuntaa.

Toimintakäytännöistä

Älä koskaan laita asiakkaan henkilötietoja vaskitukiviestiin tai muuhunkaan sähköpostiin. Sähköposti ei ole salattu viestitapa ja vaskituessa on paljon vastaanottajia. Henkilötietojen sijaan käytä kirjastokortin numeroa tai linkkiä Kohan asiakastietueeseen (kopioi url selaimen osoitekentästä).

Erääntyneet noutamattomat varaukset pitäisi käsitellä joka päivä kun kirjasto on auki (ohje). Koha muuttaa noutamattomat varaukset saatavilla-tilaisiksi havaintoyksikössään.

Kakkosmuistutukset, jotka olisivat lähteneet Vaski-kirjastojen järjestelmänvaihdon aikana, on nyt lähetetty Kohasta. Kaikki taannehtivat viestit on siis lähetetty. Koha lähettää muistukset automaattisesti käyttösäännöissä mainittuina ajankohtina.

Niteiden poistoissa ei ole enää havaittu epäselvyyksiä. Poistettuja niteitä ei tarvitse säilyttää kirjastoissa. Jos teette isoja poistomääriä listausten perusteella, listat voisi säilyttää, mikäli jotain vielä joudumme tutkimaan.

E-aineistot

Promentorin ja Rockwayn kirjautumistavat muuttuivat. Tähän mennessä palveluihin on kirjauduttu kirjastokortin tunnuksella ja palvelua varten keksityllä erillisellä salasanalla, mutta jatkossa kirjautumiseen käytetään kirjastokorttiin liitettyä tunnuslukua. Tästä on tiedotettu myös asiakkaille.

Huoltajatiedot on palautettu 14-vuotiaille (lisätiedot)

Joiltakin lapsiasiakkailta on puuttunut huoltajatiedot jo Auroran aikana. Näille asiakkaille on lisätty huomautus ”Takaajatieto puuttuu”. Jos saatte lisättyä takaajatiedot, poistakaa tarpeeton huomautus. Jos tällainen asiakas täyttää 15, jää huomautus silti hänen tietoihinsa. Tällöinkin se tulee poistaa havaittaessa.

Järjestelmänvaihdossa joiltakin asiakkailta katosivat suosikkilistat tai suosikkilistaksi tallennettu lainaushistoria. Nämä saadaan palautettua kesäkuun ajan, kun meillä on vielä pääsy Auroraan. Asiakas voi pyytää suosikkilistojen tai lainaushistorian palautusta verkkokirjaston palautelomakkeella tai henkilökunta voi välittää asiakkaan tiedot Vaskitukeen. Viestissä pitää mainita, onko kadonnut pelkkä lainaushistoria vai muitakin suosikkilistoja (nämä palautetaan eri toimenpitein). Lähetämme tästä tiedotteen asiakkaille.

Yhteisöasiakkaan kortin lisäämisestä ja muokkaamisesta on ohje Vaskin extranetissä. Ohjeessa neuvotaan muun muassa miten Aurorasta siirtyneen etunimikentän muokkaaminen onnistuu Kohassa.

Tarkkaan hakuun on lisätty Ikärajat-välilehdelle sieltä puuttuneet ikärajatyypit.

Kohassa näkyy tarkat lokitiedot asiastietueiden katselusta ja muokkaamisesta. Loki näkyy kaikille, joilla on pääsy asiakastietoihin. Asiakkaalle näitä lokitietoja ei saa kertoa (esim kuka virkailija on hänen tietojaan muokannut). Jos asiakastietojen käsittelyssä vaikuttaa olevan tapahtunut virhe tai siitä herää epäily, ole yhteydessä Asko Autioon tai Susanna Sandelliin (etunimi.sukunimi@turku.fi).