Toimintakäytännöt

, , |

Ajankohtaista järjestelmästä 5.8.2024

Viikon 32 Koha-päivitys tehdään tiistaina 6.8. ja pitää sisällään korjauksen tietuesiirtäjän ongelmaan jossa osakohteet valuivat moninkertaisina, sekä tietosuojakorjauksia. Koko päivitystiedote on luettavissa täällä.

Kuljetettavana tai noudettavissa olevaa asiakkaan varausta ei saa aktivoida uudelleen jonon kärkeen ja keskeyttää. Kun nide on lähtenyt kuljetukseen asiakkaalle hän ei pysty enää keskeyttämään varaustaan verkkokirjastossa, joten me emme tee sitä myöskään asiakaspalvelussa. Jos asiakas ilmoittaa, ettei pääse hakemaan jo matkalla olevaa tai saapunutta varaustaan, voimme perua varauksen ja tehdä hänelle uuden varauksen. Varausta ei nosteta jonon kärkeen. Kuljetuksessa olevan varauksen noutopaikan saa muuttaa. Lukaisethan läpi ohjeen: Varauksen uudelleenaktivointi ja nosto jonon kärkeen

Lisätiedot: vaskituki@turku.fi

Ajankohtaista järjestelmästä 5.8.2024 Lue tiedote »

, , |

Muistutuksia laskutetun aineiston käytännöistä

  • Jos kirjastoon palautuu toisen kirjaston laskuttamaa ainestoa siitä on ilmoitettava laskuttavalle kirjastolle sähköpostitse. Sähköpostiin liitetään mukaan palautetun aineiston nidetunnukset, linkki Kohan asiakastietueeseen sekä palautuspäivämäärä.
  • Laskutettu -tieto jätetään niteelle. Laskuttava kirjasto poistaa Laskutettu-tiedon itse.
  • Laskuttava kirjasto on se kirjasto josta nide on lainattu, ei omistava kirjasto.

Kesällä päivitetty ohje koskien palautettua laskutettua aineistoa löytyy täältä: Laskutetun aineiston palautus

Muistutuksia laskutetun aineiston käytännöistä Lue tiedote »

, , , |

Tietoturvatarkistus

Helsingin kaupungin järjestelmiin kohdistuneen vakavan tietomurron seurauksena valtiovarainministeriö pyysi kaikkia julkisen hallinnon toimijoita varmistamaan tietoturvansa tason. Koha-Suomen tietoturvatarkistuksen raportti löytyy Githubista.

Jokainen työntekijä voi vaikuttaa tietoturvan tasoon:

  • Ylläpidä osaamistasi ja kysy jos et tiedä. Tutustu myös Vaskin tietoturva- ja tietosuojaohjeistukseen
  • Säilytä henkilötietoja vain niille suunnitelluilla tallennusalustoilla. Jos käsittelet työasemallasi henkilötietoja sisältäviä dokumentteja, varmista etteivät ne jää talteen koneelle, roskakoriin tai tallennusalustoille, jotka eivät ole suunniteltuja suojatun aineiston säilytykseen. Ota selvää kuntasi tietoturvakäytännöistä.
  • Henkilötietoja sisältävät paperiset dokumentit säilytetään lukittuna (mm. huollettavien kirjastokorttilomakkeet).
  • Älä säilytä henkilötietoja turhaan. Henkilötietoja sisältävällä aineistolla on rajattu säilytysaika. Poista tiedot kun niitä ei enää käytetä.

Tietoturvatarkistus Lue tiedote »

, , , |

Ajankohtaista järjestelmästä 16.5.2024

Kohan automaattisen uloskirjauksen aikaväliä on väliaikaisesti pidennetty, koska joillain käyttäjillä on ilmennyt ongelmia aikakatkaisun jälkeisessä kirjautumisessa. Käyttäjän kirjastovalinta on automaattisen uloskirjauksen jälkeen vaihtunut muuksi kuin käyttäjän omaksi kirjastoksi. Kun ongelmaan löytyy ratkaisu, uloskirjauksen aikaväli palautetaan takaisin Koha-Suomen edellyttämään 30 minuuttiin.

Joissakin kirjastoissa/osastoilla käytetään lähellä sulkemisaikaa varausten kohdalla ”Älä huomioi” näppäintä, ja varaukset kerätään aamuvuorolaisten loppuun käsiteltäviksi/tärppäytettäviksi. Tämä ei ole suositeltava toimintatapa siitä syytä, että nide jää tällöin ”Saatavilla” tilaan. Tällöin teos näkyy hyllyvarauslistoilla, sekä hämmentää niin työntekijöitä kuin verkkokirjastoa selaavia asiakkaitakin. Tätä toimintatapaa on saatettu käyttää, jotta asiakas saisi varaukselleen lisää noutoaikaa. Asiakas kuitenkin saa aina luvatut 7 kokonaista noutopäivää riippumatta siitä mihin aikaan teos tärppäytetään. Tärppäytyspäivää ei siis lasketa noihin 7 päivään jos se tehdään kesken päivää.

Kohan asiakasviestinnässä on havaittu uuden version muutoksista johtuvia häiriöitä koosteviestien osalta. Muutosten vuoksi Koha saattaa joissain tapauksissa lähettää ”saman” viestin hieman täydennettynä asiakkaalle useampaan kertaan. Sähköposteissa asiakkaan sähköpostiin voi lähteä kaksi viestiä, joista jälkimmäisessä nidelista on kokonainen ja ensimmäisessä hieman puutteellinen. Lisätietoja häiriöstä Koha-Suomen tiedotteessa.

Raporttia (1246) 25 varatuinta on muokattu. Raporttia on nyt mahdollista rajata kielen lisäksi myös aineistotyypillä tai hyllypaikalla. Aiemmin raportti haki pelkkiä varatuimpia kirjoja.

Ajankohtaista järjestelmästä 16.5.2024 Lue tiedote »

, , |

Laskutetun/perintään menneen aineiston käsittely

Nyt lyhyen ajan sisällä on tullut tapauksia, joissa perintään menneitä niteitä on korvattu suoraan kirjastoon. Tästä syystä siis muistinvirkistykseksi prosessi koskien perintään mennyttä aineistoa.

Perintään mennyttä aineistoa ei saa korvata kirjastoon. Asiakkaalla on kaksi vaihtoehtoa.

  • Asiakkaan tulee palauttaa aineisto ja maksaa vain perintäkulut laskun mukaisesti perintätoimistolle tai
  • Korvata aineisto ja maksaa perintäkulut saamansa laskun mukaisesti perintätoimistolle.

Ohjatkaa asiakas olemaan yhteydessä laskuttavaan kirjastoon, jos hänellä on lainauskielto ja viestissä merkintä perinnästä tai laskutetusta aineistosta. Älkää ottako aineistokorvauksia vastaan tai poistako lainauskieltoa.

Laskutetun/perintään menneen aineiston käsittely Lue tiedote »

, , |

Versiopäivityksen tilannekatsaus 7.7.

Hyllyvarausraportissa on versiopäivityksen jäljiltä edelleen ongelmia/puutteita, joiden korjaaminen menee kesälomista johtuen syksyyn:

  • Julkaisuvuosi puuttuu
  • Numerointitieto puuttuu
  • Teoksen osan nimi puuttuu
  • Päivämäärän mukainen järjestäminen ei toimi
  • Listaus kirjastoista, joissa nidettä on hyllyssä, ei ole aakkosjärjestyksessä
  • Kirjastot, joissa niteitä on hyllyssä -sarakkeen otsikkona näkyy ”Alkaen” ja noutokirjasto-sarakkeen otsikkona ”loppuen”

Muistattehan noudattaa hyllyvarauksia hakiessa Vaskissa sovittuja sääntöjä. Erityisesti on tärkeää, ettei tärppäytetä muualta noudettavia niteitä, jotka ovat noutopisteessä hyllyssä (ellei varaus ole jo yli kolme päivää vanha). Hyllyvarausraportin ongelmat ja puutteet hidastavat ja hankaloittavat raportin lukemista, mutta toivomme silti huolellisuutta listan käsittelyyn, sillä väärin tärppäytetyt niteet teettävät ylimääräistä työtä kirjastoissa ja aineiston kierto hidastuu.

Versiopäivityksen jälkeen niteet, joiden laina-aika on Ei lainattavissa tai Jokeri mutta joilla ei ole mitään erikoistilaa, jäävät palautuksessa kiinni varauksiin. Tällaisten niteiden etsimiseksi on tehty raportti 2175 Niteet, joilla ei ole ”Ei lainata” tai ”Ei varata” -erikoistilaa. Tarkistaa tilanne oman kokoelmanne osalta ja lisätkää niteille sopiva erikoistila (Jokereilla käytetään Ei varata -tyyppistä erikoistilaa Saatavana, ei varattavissa).

Lisätiedot: vaskituki@turku.fi

Versiopäivityksen tilannekatsaus 7.7. Lue tiedote »

, |

Esihenkilö! Käy jatkamassa Koha-käyttäjätunusten voimassaoloa

Henkilökunnan Koha-käyttäjätunnukset ovat voimassa vuoden kerrallaan. Järjestelmänvaihdossa käyttäjätunnusten vanhenemispäiväksi tuli 3.6.2022 ellei työsuhde ole määräaikainen. Tunnukset lakkaavat toimimasta vanhenemispäivänä.

Vaskissa olemme sopineet, että esihenkilöt huolehtivat työntekijöidensä käyttäjätunnusten voimassaoloajoista (voimassaolon jatko ja työsuhteen päättyminen). Ohje tunnusten voimassaolon tarkistamiselle ja jatkamiselle löytyy extranetin ohjeista.

Esihenkilöt ilmoittavat aina myös työsuhteen päättymisestä. Ilmoitus tehdään tällä lomakkeella.

Käyttäjätunnuksen vanhenemisesta tulee ennakkoilmoitus sähköpostiin kuukautta ennen voimassaoloajan päättymistä. Ilmoitus tulee siihen sähköpostiin, joka on käyttäjätunnukselle tallennettu. Jos työntekijällä ei ole ollut työosoitetta käyttäjätunnusten tekemisen aikaan, on käytetty esihenkilön sähköpostiosoitetta.

Esihenkilö! Käy jatkamassa Koha-käyttäjätunusten voimassaoloa Lue tiedote »

, |

Ajankohtaista järjestelmästä 19.1.2022

Siirto-toiminnon käyttäminen kellutuksen tasapainotuksessa. Kun kelluvaa kokoelmaa tasapainotetaan ja niteitä lähetetään toiseen yksikköön, tulisi siihen jatkossa käyttää Siirto-toimintoa työkorteille lainaamisen sijaan (tällä tavoin saadaan vähennettyä palautustilastoihin kirjautuvia työkorttilainojen palautuksia). Siirto-toiminto löytyy Kohan etusivun Lainaus ja palautus -painikkeen takaa. Siirtoa varten valitaan ensin kohdekirjasto ja sen jälkeen luetaan niteen viivakoodi. Toiminto asettaa niteen kuljetettavaksi ja kun nide saapuu perille kohdekirjastoon, puretaan siellä kuljetustila palauttamalla nide normaalisti. Tarkempi ohje toiminnosta löytyy Koha-Suomen Redminestä.

Hankintaportaalin ja verkkokaupan kautta tilatuille lasten ja nuorten hyllypaikkojen niteille tulee nyt automaattisesti myöhästymismaksuton laina-aika nidetyyppi-kenttään.

Varaustunnisteet. Muistakaa noudattaa tätä ohjetta, kun asetatte asiakkaille varaustunnisteita. Vaskissa on sovittu mm. varausten hyllyttämisen helpottamiseksi, että varaustunnisteen tulee alkaa kirjaimella ja sisältää 4-10 merkkiä eikä tunnisteessa saa olla erikoismerkkejä. Varaustunnisteita hyväksyessä tulee lisäksi muistaa, ettei tunnuksessa saa olla tietoa, josta asiakkaan voi tunnistaa (esim. asiakkaan koko nimi tai tarkka syntymäaika). Myöskään hävyttömiä tai loukkaavia tunnuksia ei tule hyväksyä.

Hakuhistoriat on siivottu. Jatkossa virkailijatunnuksen hakuhistoriassa säilytetään ainoastaan 1 kk + kuluva kuukausi ja vanhojen hakuhistorioiden poisto tehdään joka kuun alussa.

Laskutustyökalun käyttöönotto on edelleen kesken ja tiedotamme, kun laskutus voidaan Vaskissa aloittaa. Tällä hetkellä työkalun testaamista joudutaan vielä jatkamaan, jotta kaikki mahdolliset virheet saataisiin korjattua ennen tuotantokäytön aloittamista.

Ajankohtaista järjestelmästä 19.1.2022 Lue tiedote »

, |

Vaskin yhteinen Teams

Vaski-kirjastoille on perustettu yhteinen Teams -tiimi, jonka alle voi koota keskustelukanavia eri aiheista. Tiimiin on perustettu jo ”Koha käpälään” -niminen järjestelmäaiheinen kanava, jossa voi nostaa keskusteluun järjestelmää ja siihen liittyviä Vaskin toimintakäytäntöjä koskevia asioita. Pääkäyttäjät osallistuvat keskusteluun, mutta eivät päivystä kanavan keskusteluja kuten vaskitukipostia päivystetään.

Vaskituki palvelee totuttuun tapaan jatkossakin osoitteessa vaskituki@turku.fi. Vaskitukipostia päivystetään arkisin klo 9-16 ja tukipyyntöihin vastataan kiireellisyys- ja lähetysjärjestyksessä. Eli kaikki toimenpiteitä vaativat pyynnöt lähetetään edelleen vaskitukipostiin. Muutoksena on vain, että Vaskin yhteisen Teamsin myötä Vaskitukipostin vastaanottajista on poistettu muut paitsi vastaajat. Vaskitukiposti ei siis enää toimi tiedonjakelukanavana. Otathan huomioon, että vaskitukipostiin tai Teamsiin ei tule laittaa asiakkaan yhteystietoja tai kuvakaappauksia, joista yhteystiedot näkyvät.

Olethan jo mukana Vaskin Teamsissä? Jos vastasit kieltävästi, pyydä esihenkilöltäsi ohjeet liittymiseen.

Vaskin yhteinen Teams Lue tiedote »

, |

Hyllyvarausten käsittelystä

Vaskissa on vanhoja, jopa Auroran aikaisia hyllyvarauksia, jotka tulisi hoitaa pois päiväjärjestyksestä. Vaski-extranetissä on ohje hyllyvarausten käsittelystä, ja sitä tulee noudattaa.

Eli aika ajoin kannattaa tarkistaa hyllyvarauslistassa olevat vanhat varaukset laittamalla ensimmäiseen sarakkeeseen oma kirjasto ja järjestämään hakutulos viimeisen sarakkeen päivämäärän mukaan.

Jos ensimmäisessä sarakkeessa näkyy vain oma kirjasto, on kyseessä Vaskin ainoa kappale/kappaleet ja olet silloin ainoa, joka voi reagoida varaukseen. Jos nidettä ei löydy, se pitää merkitä kadonneeksi. Mikäli viimeisen kappaleen tilalle ei hankita uutta, pitää kyseisen kirjaston ilmoittaa asiakkaalle, ettei hän voi saada teosta.

Hyllyvarausten käsittelystä Lue tiedote »

Scroll to Top