Author name: Susanna Sandell

, |

Ajankohtaista järjestelmästä 20.7.

Hankintaportaalin ja toimittajien verkkokauppojen kytkeminen Kohaan on edelleen kesken. Hankintaportaalissa tehdyt tilaukset eivät siis ole vielä siirtyneet Kohaan eikä muista verkkokaupoista (Aarre, Kirjaväylä) voi vielä alkaa tilata vaikka ostoskorit palvelussa näkyisivätkin. Maltti on siis toistaiseksi valttia ja tiedotamme, kun hankinnan kanssa päästään eteenpäin.

Vaskipalautteita tai kaukopalvelupostiin lähetettyjä viestejä ei tällä hetkellä voi käsitellä koska sähköpostipalvelimella on häiriö, joka estää viestien lukemisen ja vastaamisen. Vika alkoi maanantaina 19.7. ja se pyritään korjaamaan mahdollisimman pian, mutta viesteihin vastaamiseen tulee joka tapauksessa viivettä.

Noudettavissa olevan varauksen muuttaminen takaisin Odottaa-tilaan toiselle kortille lainattaessa aiheuttaa sen, että varauksen päättymispäiväksi jää pysyvästi alun perin varauksen saama viimeinen noutopäivä. Koha ei siis laske viimeistä noutopäivää enää uudelleen kun varaus tärppäytetään uudelleen. Tästä syystä extranetistä on poistettu ohje, jossa neuvottiin miten kiinnijääneen varauksen noutopaikan voi vaihtaa muuttamalla niteen takaisin Odottaa-tilaiseksi. Jatkossa hyvä nyrkkisääntö on siis, että jos kiinnijäänyt varaus on saatava syystä tai toisesta peruttua, tehdään asiakkaalle aina kokonaan uusi varaus ja pyydetään Vaskitukea tarvittaessa siirtämään varaus jonon kärkeen.

Varauksen vanhenemispäivää ei voi muuttaa, vaan ainoa tapa lisätä varauksen voimassaoloaikaa on tehdä asiakkaalle uusi varaus.

Lapsiasiakkaiden maksujen maksamisessa esiintyy välillä ongelmia. Vika ilmenee siten, että ”Maksa maksut”-välilehdelle siirtyminen aiheuttaa Internal server error-vikatilanteen. Yleensä välilehden uudelleenlataaminen korjaa ongelman.

Jos asiakkaan puhelinnumerossa on Suomen maakoodi (358) mutta ei + -merkkiä, ei tekstiviesti lähde järjestelmästä. Ilmoitus saa silti tällöin tilan ”lähetetty”. Jos tällaiseen numeroon törmää, pitää siihen lisätä + -merkki.

Automaattien kanssa on edelleen ongelmia, joiden selvittämistä jatketaan.

Hyllyvaraukset: muistathan noudattaa hyllyvarauksista sovittuja toimitatapoja.

Ajankohtaista järjestelmästä 20.7. Lue tiedote »

|

Automaattien tilanne 2.7.

Päivitykset ja asetusmuutokset automaateilla

  • Automaattirajapintaan tehtiin päivitys 30.6. illalla. Päivitys korjasi ongelman jossa erikoismerkkejä (esim & tai / ) sisältäviä niteitä ei voinut lainata automaateilla.
  • 30.6. päivityksessä tuli takaisin ongelma, joka aiheuttaa nimekkeissä olevien ääkkösten näkymisen väärin automaattinäytöllä ja automaattikuiteilla. Ongelma korjataan tiistaina 6.7.
  • Lainausautomaatteihin on tehty päivitys ennen juhannusta: Jos asiakas siirtää niteen pois alustalta ennen kuin hälytysarvo on poistettu, ilmoittaa Mikroväylän automaatti: Ota yhteys henkilökuntaan tai yritä uudelleen. Bibliothecan automaateilla teksti on Hälytys ei toimi, jätä aineisto lukijalle. Asiakas pystyy siis itse korjaamaan tilanteen.
  • Bibliothecan automaatit eivät lukeneet pitkiä, yli 14-merkkisiä viivakoodeja. Tähän on olemassa ratkaisu. Bibliothecan pitäisi tehdä korjaus kaikille automaateilleen.
  • Osassa Bibliothecan omatoimikirjastoista sisäänpääsy estyy mikäli asiakkaalla on mikä tahansa lainauskielto. Bibliotheca tutkii asiaa.

Kuljetustilaiset niteet

  • Joskus nide on jäänyt kuljetettavana tilaan vaikka se on noudettavana. Tällaista nidettä ei voi lainata automaatilla. Pääkäyttäjät ovat poistaneet kuljetustilat noudettavista niteistä manuaalisesti.
  • Jos automaatti ei anna lainata nidettä, voi syy olla se, että niteellä on kuljetustila. Pitkään kuljetettavana olleita niteitä kannattaa ajoittain käydä läpi Lainaus ja palautus-näytöltä löytyvästä Vastaanotettavat kuljetukset -raportista. Raportti näyttää niteet, jotka ovat kuljetettavana kirjastoon, johon olet Kohassa kirjautuneena. Jos pitkään kuljetettavana olleet niteet eivät löydy hyllystä, ne kannattaa merkitä kadonneiksi. Löytyneiden niteiden kuljetustilan voi peruuttaa raportin ”peruuta kuljetus”-painikkeella.

Porteilla hälyttävät kirjastokortit

  • Mikroväylän automaatit saattavat joissain tilanteissa asettaa vanhoihin kirjastokortteihin hälytysarvon päälle, esim jos kortti jätetään tasolle lainaustilanteessa. Arvoa ei pysty poistamaan vaan porteilla hälyttävä kortti pitää vaihtaa uuteen korttiin. Mikroväylälle on ilmoitettu ongelmasta.

Automaattien tilanne 2.7. Lue tiedote »

, |

Koha ja selaimen asetukset

Alla suositukset selaimen asetuksiksi etenkin yhteiskäyttöisille koneille. Monessa kunnassa selaimen asetuksia ei kuitenkaan voi itse säätää, vaan sen tekee kunnan oma IT-tuki.

Kohan kanssa kannattaa käyttää yksityistä selausta mikäli mahdollista. Jos yksityisen selauksen käyttö ei ole mahdollista, kannattaa vähintäänkin olla päällä asetus, joka poistaa historiatiedot kun selain suljetaan. Selain tulisi myös sulkea aina kun Kohan käyttö lopetetaan.

Osoitepalkin asetuksista ei kannata olla päällä mikään ehdotus. Vähintäänkin pitäisi olla pois päältä selaushistoriasta sivujen ehdottaminen. Näin selain ei ehdottele noita aikaisempien asiakkaiden sivuja, jos selain selaushistoriaa kerää.

Koha ja selaimen asetukset Lue tiedote »

, |

Palautusautomaattien lajitteluun päivitys tänä iltana

Mikro-Väylä päivittää tänä iltana klo 19-21 välisenä aikana uudet säännöt palautusautomaatteihin, joilla halutaan lajitella kuljetettava aineisto palautushyllyyn (lue lisää).

Päivitys koskee siis seuraavia yksiköitä: Paimion kirjasto, Aunelan kirjasto, Ilpoisten kirjasto, Hirvensalon kirjasto, Paattisten kirjasto, Pansion kirjasto, Runosmäen kirjasto, Yli-Maarian kirjasto, Uudenkaupungin pääkirjasto, Kalannin kirjasto, Varissuon kirjasto ja Vasaramäen kirjasto. Jättäkää näissä yksiköissä palautusautomaatit päälle tänään!

Palautusautomaattien lajitteluun päivitys tänä iltana Lue tiedote »

, , |

Huomisesta 22.6. lähtien muutos kuljetus-tilan asettamiseen Kohassa

Kuljetus-tilan asetus muuttuu

Tiistaina 22.6. klo 8:00 teemme muutoksen Kohan asetukseen, jonka jälkeen niteen kuljetustila pitää erikseen hyväksyä.

Huomioitavaa huomisesta lähtien:

  • Virkailijaliittymässä tulee erikseen hyväksyä niteelle kuljetustila (tähän mennessä tullut automaattisesti ilman erillistä hyväksyntää).
  • Automaatilla palautetut niteet on käsiteltävä virkailijaliittymässä, jos ne ovat lähdössä kuljetukseen, koska ne ovat palautusyksikössään saatavilla-tilaisia kunnes ne käsitellään kuljetettavana-tilaisiksi.
  • Toisen kirjaston niteet, jotka on palautettu vasta automaatilla, eikä vielä käsitelty, näkyvät myös hyllyvarauslistoilla. Niillä on saatavilla-tila yksikössä, jonka automaattiin ne on palautettu.
  • Automaatit eivät aseta niteitä kuljetustilaisiksi ja automaatilla pystyy lainaamaan toisen kirjaston omistaman palautetun niteen, johon ei kohdistu varauksia.
  • Automaatin on mahdollista lajitella kuljetukseen lähtevät niteet laatikon sijaan palautushyllyyn odottamaan käsittelyä. Mikro-Väylä tekee tiistai-iltana muutokset lajittelusääntöihin niille kirjastoille, jotka haluavat lajitella vain varatut ja laskutetut erikseen. (Kirjastoilta kerättiin nämä tiedot ennen järjestelmänvaihtoa.)

Kuljetuskuitteihin muutos

Huomisesta lähtien varatun aineiston kuljetuskuitti on erilainen kuin kuljetettavan aineiston. Eli varatun aineiston kuljetuskuitissa lukee ***varaus***.

Huomisesta 22.6. lähtien muutos kuljetus-tilan asettamiseen Kohassa Lue tiedote »

, |

Ajankohtaista järjestelmästä 18.6.

Automaatit ja omatoimikirjastot

Maanantaina 21.6. Vaskin Kohan automaattirajapintaan tehdään päivitys, joka aiheuttaa lyhyen käyttökatkon automaateilla. Päivitys pyritään tekemään ennen kirjastojen avaamista klo 9. Päivityksen toivotaan korjaavan tilanteet, joissa asiakas on saanut niteen lainattua automaatilla, mutta saa silti ilmoituksen, ettei näin olisi käynyt. Muuten päivityksen ei pitäisi näkyä automaattien toiminnassa. Ilmoittakaa Vaskitukeen havaitsemistanne ongelmista.

Ennakkotieto: Vaskin Koha-asetuksiin valmistellaan muutosta, jonka jälkeen järjestelmä ei enää lisää niteille kuljetus-tilaa ilman erillistä hyväksyntää. Tämän jälkeen automaatit eivät asettaisi niteitä kuljetustilaisiksi ja automaatilla pystyisi lainaamaan toisen kirjaston omistaman palautetun niteen, johon ei kohdistu varauksia. Jos kirjasto niin haluaa, voidaan nämä kuljetukseen lähtevät niteet lajitella laatikon sijaan palautushyllyyn odottamaan käsittelyä. Nämä toiveet on kerätty jo keväällä ja automaattitoimittajilta pyydetään muutokset sen mukaisesti. Myös noudettavana olevan niteen, jolle on jäänyt jostain syystä myös kuljetustila, saa muutoksen jälkeen automaatilla lainattua. Automaatilla palautetut niteet on käsiteltävä virkailijaliittymässä, jos ne ovat lähdössä kuljetukseen, jotta ne eivät jää saatavilla-tilaisiksi väärään yksikköön. Nämä niteet näkyvät myös hyllyvarauslistoilla niin kauan kuin niillä on saatavilla-tila yksikössä. Tästä tiedotamme lisää myöhemmin.

Omatoimikirjastot, jotka on testattu toimiviksi, voi avata (omalla vastuulla). Varminta olisi kuitenkin odottaa, että automaattien ongelmat saadaan ratkottua ennen kuin kirjasto auki on pitkiä aikoja ilman henkilökuntaa.

Toimintakäytännöistä

Älä koskaan laita asiakkaan henkilötietoja vaskitukiviestiin tai muuhunkaan sähköpostiin. Sähköposti ei ole salattu viestitapa ja vaskituessa on paljon vastaanottajia. Henkilötietojen sijaan käytä kirjastokortin numeroa tai linkkiä Kohan asiakastietueeseen (kopioi url selaimen osoitekentästä).

Erääntyneet noutamattomat varaukset pitäisi käsitellä joka päivä kun kirjasto on auki (ohje). Koha muuttaa noutamattomat varaukset saatavilla-tilaisiksi havaintoyksikössään.

Kakkosmuistutukset, jotka olisivat lähteneet Vaski-kirjastojen järjestelmänvaihdon aikana, on nyt lähetetty Kohasta. Kaikki taannehtivat viestit on siis lähetetty. Koha lähettää muistukset automaattisesti käyttösäännöissä mainittuina ajankohtina.

Niteiden poistoissa ei ole enää havaittu epäselvyyksiä. Poistettuja niteitä ei tarvitse säilyttää kirjastoissa. Jos teette isoja poistomääriä listausten perusteella, listat voisi säilyttää, mikäli jotain vielä joudumme tutkimaan.

E-aineistot

Promentorin ja Rockwayn kirjautumistavat muuttuivat. Tähän mennessä palveluihin on kirjauduttu kirjastokortin tunnuksella ja palvelua varten keksityllä erillisellä salasanalla, mutta jatkossa kirjautumiseen käytetään kirjastokorttiin liitettyä tunnuslukua. Tästä on tiedotettu myös asiakkaille.

Ajankohtaista järjestelmästä 18.6. Lue tiedote »

, |

Noutoajat Kohassa

Kohan tapa käsitellä varausten noutoaikoja on aiheuttanut pitkiä noutoaikoja kirjastoissa, joissa on vähän aukiolopäiviä viikossa. Tähän on tehty korjaus ja jatkossa noutoaika määrittyy kirjaston normaalien aukiolojen mukaan yhdeksi viikoksi (plus mahdolliset kirjaston normaalille aukioloajalle osuvat kiinniolopäivät). Mikäli kirjaston aukiolopäivät muuttuvat, tulee siitä ilmoittaa Vaskitukeen, jotta noutoajat saadaan asetettua vastaamaan kirjaston aukioloaikoja.

Järjestelmä siis huomioi eräpäiväkalenterista suljetut päivät, kun määrittää noutoaikoja. Jos noutoajalle osuu esimerkiksi pääsiäisen takia ylimääräisiä sulkupäiviä, niin noutoaika pidentyy ylimääräisten suljettujen päivien lukumäärällä. Asiakkaalle jää aina yhtä monta aukiolopäivää aikaa noutaa varauksensa.

Noutoajat Kohassa Lue tiedote »

, |

Ajankohtaista järjestelmästä 11.6.

Huoltajatiedot on palautettu 14-vuotiaille (lisätiedot)

Joiltakin lapsiasiakkailta on puuttunut huoltajatiedot jo Auroran aikana. Näille asiakkaille on lisätty huomautus ”Takaajatieto puuttuu”. Jos saatte lisättyä takaajatiedot, poistakaa tarpeeton huomautus. Jos tällainen asiakas täyttää 15, jää huomautus silti hänen tietoihinsa. Tällöinkin se tulee poistaa havaittaessa.

Järjestelmänvaihdossa joiltakin asiakkailta katosivat suosikkilistat tai suosikkilistaksi tallennettu lainaushistoria. Nämä saadaan palautettua kesäkuun ajan, kun meillä on vielä pääsy Auroraan. Asiakas voi pyytää suosikkilistojen tai lainaushistorian palautusta verkkokirjaston palautelomakkeella tai henkilökunta voi välittää asiakkaan tiedot Vaskitukeen. Viestissä pitää mainita, onko kadonnut pelkkä lainaushistoria vai muitakin suosikkilistoja (nämä palautetaan eri toimenpitein). Lähetämme tästä tiedotteen asiakkaille.

Yhteisöasiakkaan kortin lisäämisestä ja muokkaamisesta on ohje Vaskin extranetissä. Ohjeessa neuvotaan muun muassa miten Aurorasta siirtyneen etunimikentän muokkaaminen onnistuu Kohassa.

Tarkkaan hakuun on lisätty Ikärajat-välilehdelle sieltä puuttuneet ikärajatyypit.

Kohassa näkyy tarkat lokitiedot asiastietueiden katselusta ja muokkaamisesta. Loki näkyy kaikille, joilla on pääsy asiakastietoihin. Asiakkaalle näitä lokitietoja ei saa kertoa (esim kuka virkailija on hänen tietojaan muokannut). Jos asiakastietojen käsittelyssä vaikuttaa olevan tapahtunut virhe tai siitä herää epäily, ole yhteydessä Asko Autioon tai Susanna Sandelliin (etunimi.sukunimi@turku.fi).

Ajankohtaista järjestelmästä 11.6. Lue tiedote »

, , |

Ajankohtaista järjestelmästä 10.6.

Kohan käyttökatkoja tutkitaan edelleen. Viimeisin katko oli tänään 10.6. n klo 11. Jos havaitset käyttökatkon, ilmoita siitä vaskitukeen jatkossakin. Emme ehdi vastaamaan mutta tieto on arvokasta. Käyttökatkoja on odotettavissa kunnes syys selviää. Syyn selvittäminen ja ongelman korjaaminen menee tällä hetkellä kaiken muun edelle.

Omatoimikirjastojen avaamista joudutaan siirtämään kunnes käyttökatkojen syy on selvitetty ja automaattien ongelmat selätetty. Eli omatoimikirjastoja ei avata missään yksikössä vielä 14.6. Omatoimikirjastojen kirjautumisen testit voi suorittaa, mutta omatoimiaika voidaan ottaa käyttöön vasta sitten kun siihen tulee lupa.

Kirjelähetykset aloitetaan tänään, mutta ensimmäistä kirjenoutolähetystä ei saatu lähtemään (koskee 79 asiakasta, kaukopalvelu tai työkorttia). Näiden varausten noutoaika päättyy 15.6. Oikeat asiakkaat, joilla on puhelinnumero tai sähköpostiosoite järjestelmässä, pyritään tavoittamaan. Kaukopalvelun tai työkorttien varauksista ei tule näistä varauksista nyt mitään ilmoitusta. Jos asiakasta ei tavoiteta, hänelle tehdään uusi varaus, joka siirretään jonon kärkeen.

Kohan aikana poistetut Anna-lehdet on palautettu tietokantaan. Jos jotain Anna-lehtiä on tarkoituksella poistettu, ne pitää käydä uudelleen poistamassa. Jos olet lisännyt poistetun Anna-lehden, siitä on saattanut syntyä tupla, joka pitää poistaa. Lisätietoja aiemmassa tiedotteessa.

Nuorille, yli 15 vuotiaille asiakkaille on konversiossa syntynyt viesti ”Huoltajatieto poistettu automaattisesti. Sitoutumislomake täyttämättä.” Tämä teksti tullaan poistamaan keskitetysti. Viestin voi jättää huomiotta.

Varausten noutopäivät

  • 9.6. aamulla järjestelmä antoi varausten viimeiseksi noutopäiväksi virheellisesti 15.6. klo 8:36 asti (noutopäiväksi tuli 15.6., vaikka piti olla 16.6.)
  • olkaa yhteydessä vaskitukeen, mikäli havaitsette että asiakkaille muodostuu vääriä noutopäiviä

Vanhentuneiden varausten automaattinen poistoajo käynnistetään 14.6. Siihen mennessä olisi hyvä käsitellä kaikki vanhentuneet varaukset. Vanhentuneet varaukset voi hakea tällä raportilla.

Tarratulostuksen tulostinasetuksista on julkaistu ohje.

Koha-Suomi on julkaissut kyselyn ”Mitä Kohan hitaus sinulle tarkoittaa?” Kyselyn tulokset käydään läpi Koha-Suomen klinikalla. Käykääpä vastailemassa.

Vaskitukiposti on lainauspalvelun aloituksen jälkeen ollut erittäin ruuhkautunut. Pyrimme vastaamaan kiireellisiin tukipyyntöihin mahdollisimman nopeasti, mutta joissain vastauksissa saattaa kestää. Pahoittelemme tilannetta.

Ajankohtaista järjestelmästä 10.6. Lue tiedote »

Scroll to Top