Lainaus ja palautus

Asiakkaalle voi olla vaikea perustella, miksi henkilöllisyystodistuksella ei voi lainata aineistoa. Turussa ohjenuorana henkilötunnuksen käytön rajoittamisesta lainaustoiminnassa on toiminut tietosuojalautakunnan päätös, jossa määritetään:

”Ottaen kuitenkin huomioon henkilörekisterilain 3 §:n huolellisuusvelvoitteen ja henkilörekisterilain 26 §:n mukaisen velvollisuuden huolehtia rekisterissä olevien tietojen suojaamisesta, tietosuojalautakunta katsoo, että henkilötunnusta tulee voida käyttää vain lainaajakortin antamista ja lainausoikeuden lakkaamista koskevissa tilanteissa sekä perintätilanteissa.”

Miten asian voi selittää asiakkaalle?

• Emme saa käsitellä henkilötunnuksia turhaan. Henkilötunnuksen käyttö asiakaspalvelussa on minimoitu asiakkaan ja henkilökunnan suojelemiseksi.
• Järjestelmästä ei voi lainkaan hakea henkilötunnuksella, eikä kirjaston henkilökunta niitä näe. Henkilötunnukset tallennetaan asiakastietoa lisätessä erilliseen järjestelmään ja näkyvät meille vain salatussa muodossa. Nimellä ja syntymäajalla asiakkaan tunnistamiseen liittyy aina virheen mahdollisuus.

Muistetaanhan vinkata asiakkaalle mobiilikortista näissä tilanteissa.

• Varatun aineiston tarkistaa lähettävä kirjasto (sekä hyllyvaraukset että palautuksessa tärpänneet)
• Ei-varattua, muiden kirjastojen kotikirjastoonsa palautuvaa aineistoa ei tarvitse tarkistaa

Puutteellinen aineisto

Jos aineistosta puuttuu osa, asian selvitys aloitetaan tarkistuksen tehneessä kirjastossa.

1. Laita nide Selvitettävänä –tilaan (7 Ei lainata –tila). Kadonnut –tila vain kokonaan kadonneille.
2. Lisää niteen Huomautus virkailijoille –kenttään kuntakoodi, tieto ongelmasta, selvitettävän aineiston sijainti ja päiväys. Jos on epäselvää, minne asiakas tulee palauttamaan puuttuvan osan, aineiston voi lähettää info-lapun kera kotikirjastoonsa odottamaan sotkun selviämistä. Tällöin tieto kuljetuksesta lisätään kenttään.
3. Selvitä asia viimeisimmän lainaajan kanssa. Lisää asiakastietojen viesteihin selkokielellä puutteellisen palautuksen nidetieto, milloin ja miten ilmoitettu asiakkaalle, sekä päivämäärä.
4. Päivitä muuttunut tilanne asiakastietoihin ja nidetietoihin. Välitä tarvittaessa tieto sotkua selvittävään kirjastoon. Jos asiakas kiistää olevansa vastuussa katoamisesta, tulisi tieto välittää eteenpäin, jottei asiakasta lähestytä samasta asiasta toistamiseen.

Rikkoutunut kotelo (av-aineisto)

Vaihtoehto 1

Jos aineiston kotelo on rikkoutunut esim. kuljetuksessa, merkitään tieto nidetietoihin, jotta seuraava asiakas ei joudu vastuuseen tapahtuneesta.

1. Lisää niteen Huomautus virkailijoille –kenttään kuntakoodi + selvitys ongelmasta (esim. kotelo rikkoutunut kuljetuksessa) + päivämäärä.
2. Tee nidevaraus ja toimita palautunut aineisto omistavaan kirjastoon. Nidevaraus tehdään Vaskin yhteiselle ”sotkukortille” rik kot (rikkoutuneet kotiin). Valitse nidevaraukseen niteen omistava kirjaston noutokirjastoksi.

Vaihtoehto 2

• Ei varattu aineisto: omistava kirjasto on vastuussa koteloiden vaihtamisesta ja hoitaa asiaa resurssiensa mukaan
• Varattu aineisto: otetaan kiinni av-tarkastusten yhteydessä missä vain kirjastossa, joka
  • vaihtaa kotelon, jos se on mahdollista (tarrat jne.)
  • tai toimittaa sen omistavaan kirjastoon

• Jos puutteelliseen/rikkoutuneeseen palautukseen ennättää tärpätä varaus, tee asiakkaalle uusi varaus (ks. https://vaskiextra.net/ohje/varauksen-siirto-jonon-karkeen/) ja lähetä hänelle ilmoitus asiasta (jos noutoilmoitus jo lähtenyt).

Kohaan on saatavilla Windowsiin asennettava Offline-lainausohjelma, jolla on mahdollista lainata niteitä asiakkaille yllättävän katkon sattuessa. Koska niteiden ja asiakkaiden tietoja ei varalainauksessa voida tarkistaa, on ohjelman käyttämistä harkittava tarkkaan. Suosittelemme käyttämään varalainausta vain suunnittelemattomien, pidempien katkojen aikana tai kun katkon kesto ei ole tiedossa (esim. Koha tai kirjaston verkkoyhteys on kaatunut ja yhteyttä ei saada kuntoon riittävän nopealla aikataululla).

Varalainausohjelmaa voi käyttää:

• hyllyssä olevan aineiston lainaamiseen
• varauksen lainaamiseen, jos asiakas voi noutoilmoituksen tai verkkokirjaston tilinsä avulla osoittaa varaustunnuksen olevan hänen

Varalainausohjelmaa ei saa käyttää:

• palauttamiseen – varalainausohjelma ei pysty tarkistamaan niteisiin kohdistuvia varauksia, joten palautuksen jätetään aina odottamaan verkkoyhteyksien palautumista

Koha-Suomelta löytyy ohjeistus, miten Offline lainausohjelma Windowsille (KOC) ladataan ja miten sitä käytetään. Vaskissa käytetään ainoastaan Offline lainausohjelmaa Windowsille (KOC), ei mitään muita ohjeistuksessa mainittuja ohjelmia. Huomaa, että ohjelman asentaminen koneelle voi vaatia kunnassasi järjestelmänvalvojan oikeudet – ole siis asentamiseen liittyen yhteydessä kuntasi it-tukeen.

Huomioitavaa Offline-lainausohjelman ohjeista ja käytöstä:

• Ohjeessa mainittua borrowers-tiedostoa ei käytetä tietoturvan ja tiedoston tekemiseen kuluvan ajan takia.
• Jos lainaustiedoston tuomisessa Kohaan tulee eteen ongelmia, ota yhteyttä Vaskitukeen.
• Kirjasto on itse vastuussa varalainausohjelmalla lainatusta aineistosta. Esimerkiksi kortin voimassaoloa tai lainauskieltoja ei voida tarkistaa varalainauksessa. (Erittäin arvokasta aineistoa lainatessa voi olla syytä esimerkiksi ottaa asiakkaan henkilötiedot ylös.)

Kohassa asiakkaan Lainaus-välilehden alta löytyy myös toiminto nimeltä Erälainaus. Erälainauksessa on mahdollista lukea rfid:tä käyttäen useampi nide kerralla. Pinolainauksen toimivuus ja maksiminidemäärät vaihtelevat sen mukaan mikä RFID-antennimalli on käytössä. Tehokkaallakin antennilla on testauksessa havaittu vaikeuksia, jos pinossa oli kerralla yli 5, suhteellisen paksua nidettä. Erälainauksessa on kuitenkin mahdollista lukea monta ”erää” perätysten eli esimerkiksi 5 kpl:n pinoja aina kerrallaan, jos sellainen määrä on kirjaston omissa testeissä havaittu sopivaksi.

Erälainaus poistaa niteistä hälytykset ja ilmoittaa erikseen, jos yrittää lainata nidettä joka ei ole lainattavissa.

• Asiakkaan tiedot haetaan ensisijaisesti aina kirjastokortilla. Henkilötodistuksella ei lainata.
• Lainat voidaan uusia viisi kertaa verkkokirjastossa tai puhelimessa, jos kyseessä ei ole varattu nide tai Jokeri.
• Jos asiakkaan uusintakerrat ovat täynnä ja asiakas haluaa vielä pitää lainoja, niin niteet pitää tuoda kirjastoon, jossa ne palautetaan ja lainataan asiakkaalle. Tämä käsittely nollaa uusintakerrat.
• Asiakkaan lainat voidaan uusia poikkeustapauksessa ylimääräisen kerran esim. sairaustapauksen vuoksi. Asiakkaalle on selkeästi kerrottava, että kyseessä on jousto.

Tarkemmat ohjeet lainaamisesta ja uusimisesta Kohassa löytyvät Koha-Suomen ohjeista.