Automaatit ja omatoimikirjastot

Maanantaina 21.6. Vaskin Kohan automaattirajapintaan tehdään päivitys, joka aiheuttaa lyhyen käyttökatkon automaateilla. Päivitys pyritään tekemään ennen kirjastojen avaamista klo 9. Päivityksen toivotaan korjaavan tilanteet, joissa asiakas on saanut niteen lainattua automaatilla, mutta saa silti ilmoituksen, ettei näin olisi käynyt. Muuten päivityksen ei pitäisi näkyä automaattien toiminnassa. Ilmoittakaa Vaskitukeen havaitsemistanne ongelmista.

Ennakkotieto: Vaskin Koha-asetuksiin valmistellaan muutosta, jonka jälkeen järjestelmä ei enää lisää niteille kuljetus-tilaa ilman erillistä hyväksyntää. Tämän jälkeen automaatit eivät asettaisi niteitä kuljetustilaisiksi ja automaatilla pystyisi lainaamaan toisen kirjaston omistaman palautetun niteen, johon ei kohdistu varauksia. Jos kirjasto niin haluaa, voidaan nämä kuljetukseen lähtevät niteet lajitella laatikon sijaan palautushyllyyn odottamaan käsittelyä. Nämä toiveet on kerätty jo keväällä ja automaattitoimittajilta pyydetään muutokset sen mukaisesti. Myös noudettavana olevan niteen, jolle on jäänyt jostain syystä myös kuljetustila, saa muutoksen jälkeen automaatilla lainattua. Automaatilla palautetut niteet on käsiteltävä virkailijaliittymässä, jos ne ovat lähdössä kuljetukseen, jotta ne eivät jää saatavilla-tilaisiksi väärään yksikköön. Nämä niteet näkyvät myös hyllyvarauslistoilla niin kauan kuin niillä on saatavilla-tila yksikössä. Tästä tiedotamme lisää myöhemmin.

Omatoimikirjastot, jotka on testattu toimiviksi, voi avata (omalla vastuulla). Varminta olisi kuitenkin odottaa, että automaattien ongelmat saadaan ratkottua ennen kuin kirjasto auki on pitkiä aikoja ilman henkilökuntaa.

Toimintakäytännöistä

Älä koskaan laita asiakkaan henkilötietoja vaskitukiviestiin tai muuhunkaan sähköpostiin. Sähköposti ei ole salattu viestitapa ja vaskituessa on paljon vastaanottajia. Henkilötietojen sijaan käytä kirjastokortin numeroa tai linkkiä Kohan asiakastietueeseen (kopioi url selaimen osoitekentästä).

Erääntyneet noutamattomat varaukset pitäisi käsitellä joka päivä kun kirjasto on auki (ohje). Koha muuttaa noutamattomat varaukset saatavilla-tilaisiksi havaintoyksikössään.

Kakkosmuistutukset, jotka olisivat lähteneet Vaski-kirjastojen järjestelmänvaihdon aikana, on nyt lähetetty Kohasta. Kaikki taannehtivat viestit on siis lähetetty. Koha lähettää muistukset automaattisesti käyttösäännöissä mainittuina ajankohtina.

Niteiden poistoissa ei ole enää havaittu epäselvyyksiä. Poistettuja niteitä ei tarvitse säilyttää kirjastoissa. Jos teette isoja poistomääriä listausten perusteella, listat voisi säilyttää, mikäli jotain vielä joudumme tutkimaan.

E-aineistot

Promentorin ja Rockwayn kirjautumistavat muuttuivat. Tähän mennessä palveluihin on kirjauduttu kirjastokortin tunnuksella ja palvelua varten keksityllä erillisellä salasanalla, mutta jatkossa kirjautumiseen käytetään kirjastokorttiin liitettyä tunnuslukua. Tästä on tiedotettu myös asiakkaille.

Huoltajatiedot on palautettu 14-vuotiaille (lisätiedot)

Joiltakin lapsiasiakkailta on puuttunut huoltajatiedot jo Auroran aikana. Näille asiakkaille on lisätty huomautus ”Takaajatieto puuttuu”. Jos saatte lisättyä takaajatiedot, poistakaa tarpeeton huomautus. Jos tällainen asiakas täyttää 15, jää huomautus silti hänen tietoihinsa. Tällöinkin se tulee poistaa havaittaessa.

Järjestelmänvaihdossa joiltakin asiakkailta katosivat suosikkilistat tai suosikkilistaksi tallennettu lainaushistoria. Nämä saadaan palautettua kesäkuun ajan, kun meillä on vielä pääsy Auroraan. Asiakas voi pyytää suosikkilistojen tai lainaushistorian palautusta verkkokirjaston palautelomakkeella tai henkilökunta voi välittää asiakkaan tiedot Vaskitukeen. Viestissä pitää mainita, onko kadonnut pelkkä lainaushistoria vai muitakin suosikkilistoja (nämä palautetaan eri toimenpitein). Lähetämme tästä tiedotteen asiakkaille.

Yhteisöasiakkaan kortin lisäämisestä ja muokkaamisesta on ohje Vaskin extranetissä. Ohjeessa neuvotaan muun muassa miten Aurorasta siirtyneen etunimikentän muokkaaminen onnistuu Kohassa.

Tarkkaan hakuun on lisätty Ikärajat-välilehdelle sieltä puuttuneet ikärajatyypit.

Kohassa näkyy tarkat lokitiedot asiastietueiden katselusta ja muokkaamisesta. Loki näkyy kaikille, joilla on pääsy asiakastietoihin. Asiakkaalle näitä lokitietoja ei saa kertoa (esim kuka virkailija on hänen tietojaan muokannut). Jos asiakastietojen käsittelyssä vaikuttaa olevan tapahtunut virhe tai siitä herää epäily, ole yhteydessä Asko Autioon tai Susanna Sandelliin (etunimi.sukunimi@turku.fi).