Lainauspalvelut

, , |

Velkasaldo kasvaa lyhentäessä -ongelman ratkaisu

Joissain tapauksissa maksujen lyhentäminen lisää maksua eikä vähennä sitä lyhennystä vastaavalla summalla kuten pitäisi.

Axiellin vastaus ja ohje ongelman kiertämiseksi:

Syy ilmiöön on konvertoiduissa maksuissa, joiden käsittely poikkeaa järjestelmän luomista maksuista. Ilmiö esiintyy silloin kun lyhennetään maksua ilman että lyhennystä on kohdennettu maksuriveihin. Nopein tapa korjata tilanne on tällaisissa tapauksessa kohdistaa maksu johonkin maksuriviin, jolloin lyhennyksen pitäisi mennä oikein. Eli kun asiakas ei maksa koko velkasaldoa kerralla, niin käyttäjä valitsee rastilla maksuriveistä ne maksut, joista lyhennys tehdään.

Teemme vielä muutoksia ohjelmaan, jotta myös korvertoitujen maksujen käsittely menee kaikissa tapauksissa oikein. Tavoitteena saada se mukaan seuraavaan päivitykseen, mutta ajankohtaa ei ole vielä vahvistettu. Siihen asti esitetyllä menettelytavalla maksut toivottavasti kirjaantuvat oikein.

Velkasaldo kasvaa lyhentäessä -ongelman ratkaisu Lue tiedote »

, , |

Turun kaupunginkirjasto tiedottaa

Turun kaupunginkirjaston johtoryhmä on päättänyt valtuuttaa asiakaspalvelussa oleva henkilökunnan sopimaan asiakkaan kanssa syntyneistä maksuista, jotka ovat aiheutuneet siitä, että:

  • verkkokirjasto ei ole toiminut ajankohtana, jolloin kirjastot ovat suljettuina (myöhästymismaksu)
  • noutoilmoitukset eivät ole lähteneet kirjastojärjestelmästä (varausmaksu)
  • myöhästymisilmoitukset eivät ole lähteneet kirjastojärjestelmästä (muistutusmaksu)

Päätös on voimassa 2.5.2012–21.6.2012

Tämä tiedoksi, jos muut Vaski-kirjastot haluavat noudattaa samaa käytäntöä.

 

 

Turun kaupunginkirjasto tiedottaa Lue tiedote »

|

Turun kesäaukioloajat

Turun kaupunginkirjaston kesäaukioloajat astuivat voimaan 1.6.2012

Osa Turun lähikirjastoista on suljettuna 25.6. – 29.7.2012 välisenä aikana. Liitteessä Vaski-kirjastoille tiedoksi kesän sulkemisiin liittyviä toimintaohjeita.

Kesän sulkemisiin liittyviä ohjeita Turun lähikirjastoissa 2012

Lisätiedot:

Lainauspalvelupäällikkö Pirjo-Riitta Lehtonen, pirjo-riitta.lehtonen@turku.fi, puh. 02 2620 635

Kirjastonhoitaja Susanna Kolehmainen, susanna.kolehmainen@turku.fi, puh. 040 3513 040

 

Turun kesäaukioloajat Lue tiedote »

, , |

Varausjonon näkyminen Aurorassa

Asiakkaan sijainti varausjonossa näyttää Aurorassa erilaiselta eri näytöillä. Tämä johtuu siitä, että konversiota ennen tehdyt varaukset eivät konvertoituneet yhteen varausjonoon.

Kun varausta katsotaan asiakastiedoissa, näkyy asiakkaan sijoitus vain konversion jälkeen tehtyjen varausten joukossa. Jos nimekkeessä on paljon ennen konversiota tehtyjä varauksia, asiakas näyttää siksi olevan varausjonossa korkeammalla kuin hän oikeasti on.

Jos asiakas kysyy sijoitustaan jonossa, kannattaa katsoa se nimeketietojen kautta. Kun varausta katsotaan nimeketietojen kautta, sijainti varausjonossa näkyy kuin jono olisi yhtenäinen. Jos varaus on konversion jälkeen tehty, tässä kohtaa näkyvä sijoitus on melko luotettava. Koska ennen konversiota tehtyihin varauksiin tärppäävät vain konversiota ennen samassa varausjonossa olleet niteet, varausjonon alkupään sijoitukset eivät ole luotettavia.

Anna Viitanen

 

Varausjonon näkyminen Aurorassa Lue tiedote »

|

Kirjastokorttihakemusten säilytys Turussa

Turun kaupunginkirjaston johtoryhmä on päättänyt 29.5.2012 kokouksessaan, että Turussa aikuisten kirjastokorttihakemuksia ei tarvitse enää säilyttää.

Edelleen säilytetään

  • lasten
  • yhteisöjen
  • ja ulkomaalaisten kirjastokorttihakemukset

Kaikki asiakkaat täyttävät ja allekirjoittavat lomakkeet kuten tähänkin asti.

Lomaketietojen vienti rekisteriin tarkistetaan, ja mahdolliset virheet korjataan. Tämä on tärkeää, koska palvelutiskillä on rekisterivienteihin tullut usein virheitä.

 

Pirjo-Riitta Lehtonen

 

Kirjastokorttihakemusten säilytys Turussa Lue tiedote »

, |

Lyhyet tunnukset asiakasrekisterissä

Osalla henkilökunnasta on ollut käytössä jo ennen Auroraa lyhyt tunnus, jota on voinut käyttää kirjastokortin numeron tilalla.

Joissakin Origo-kirjastoissa on ilmeisesti ollut aikaisemmin lyhyttunnuksia asiakkaillakin.

Tämä lyhyttunnus on konvertoitunut asiakastietoihin joko alias – kenttään tai kirjastokortin tunnus-kenttään.

Lyhyet tunnukset, jotka ovat vain 1 tai 2 merkkiä pitkiä ovat aiheuttaneet virheitä ja sekaannuksia lainaustilanteissa, ja lainat ovat joissakin tapauksissa menneet  väärälle henkilölle lainoiksi. Syynä on se, että lukija on lukenut jonkun henkilön kirjastokortin numerosta vain yhden tai kaksi merkkiä ja tuonut esille jonkun toisen henkilön lyhyttunnuksen ja hänen tietonsa, joten lainat ovat rekisteröityneet väärälle henkilölle.

Tästä syystä Axiell poistaa rekisteristä kaikki lyhyttunnukset, joissa on vain 1 – 2 merkkiä. Kirjastokortin tunnus – kentästä poisto on jo tehty ja alias – kentästä tullaan tekemään ensi viikolla.

Jos haluat vielä käyttää lyhyttunnusta ja viet uuden tunnuksen rekisteriin, huomioi seuraavat  Axiellin antamat ohjeet:

  • lyhyttunnus kirjoitetaan aina alias-kenttään (kirjastokortin tunnus-kenttään laitetaan vain kirjastokorttien numerot)
  • lyhyttunnuksen pituus pitää olla vähintään 3 merkkiä
  • käytä mieluimmin kirjaimia, mutta ei A- tai N- kirjainta (koska kirjastokortin tai niteen viivakoodeissa on kirjaimet  A =asiakas tai N= nide, näistä voi taas syntyä virhetilanteita)
  • alias on aina ainutkertainen, eli rekisterissä voi olla vain yksi samanlainen tunnus

Asiakkaiden käyttöön lyhyttunnuksia ei suositella!

 

Pirjo-Riitta Lehtonen

Lyhyet tunnukset asiakasrekisterissä Lue tiedote »

, |

Ohjeistusta kirjastoille asiakassähköposteista

Ennakkovaroitukset

Aurorassa ennakkovaroitukset (=eräpäivämuistutukset) lähetetään asiakkaalle sähköpostilla, mikäli asiakkaan tietoihin on tallennettu sähköpostiosoite. Ennakkovaroitukset lähtevät aina, vaikka Auroran ilmoitusasetuksissa olisi valittuna ”Ei valintaa” -vaihtoehto ennakkovaroitusten kohdalla. Sähköpostien lähettäjänä on asiakkaan kotikirjasto.

Kirjastoille tulleissa sähköposteissa on runsaasti sähköposteja, jotka eivät ole tavoittaneet vastaanottajaa. Tähän on löytynyt kolme syytä:

–       asiakaslajina on oma kirjasto
–       sähköpostiosoitteessa on skandeja
–       sähköpostiosoite on vain vanhentunut (näitä tuli esim. Turussa esiin jo Kulttuurikorttilähetyksissä, joista säännöllisesti palautui 4000-5000 vastaanottajaa, joita ei tavoitettu)

Näihin palautuneisiin sähköposteihin ei tarvitse reagoida. Asiakkaan vastuulla on, että hänen sähköpostiosoitteensa on oikein tallennettu järjestelmään. Selkeät virheet (esim. skandien käyttö sähköpostiosoitteeessa) voi tietenkin korjata Auroraan, mikäli ehtii.

Noutoilmoitukset

Noutoilmoitukset, joita ei ole voitu toimittaa sähköpostitse,  on hyvä tulostaa uudelleen. Aurorassa voi tehdä haun asiakkaan sähköpostiositteella ja tulostaa noutoilmoituksen paperiversiona ja lähettää asiakkaalle kirjeenä. Katso erillinen ohje Koulutusmateriaalit-sivulta.

Ohjeistusta kirjastoille asiakassähköposteista Lue tiedote »

, |

Muistutukset, Laskut, Noutoilmoitukset, Ennakkovaroitukset

Tiedoksi (ja muistutukseksi) Pirjo-Riitta Lehtosen viesti alla.

 Ennakkovaroitus lähestyvästä eräpäivästä:

  • ilmoitustavaksi saa valita vain sähköpostin ! (vaikka ilmoitustavoissa on mainittu myös tekstiviesti)
  • varoitus lähtee vain kerran, 3 pv ennen eräpäivää

 Noutoilmoitukset = Saapumisilmoitukset

  • lähtevät tekstiviestinä tai sähköpostina automaattisesti heti varauksen tärpättyä, jos asiakkaalla on jompikumpi ilmoitustapa valittuna.
  • jos asiakkaalla on ollut aikaisemmassa järjestelmässä valittuna sekä tekstiviesti että sähköposti, Aurorassa se on tekstiviesti.
  • kirjeenä lähtevät tulostetaan kirjastossa ja postitetaan (tulostus ja postitus on tehtävä säännöllisesti ja mahdollisimman nopeasti)
  • ne kirjastot, joilla on ollut käytössä e-kirje, voivat käyttää e-kirjettä sitten kun ko. kirjastolla on tähän valmiudet, aluksi e-kirjeet pitää kuitenkin lähettää kirjastosta
  • myöhemmin e-kirjeiden lähetys automatisoidaan

 Muistutukset ja laskut

  • odottavat!
  • älkää tehkö muistutusten ja laskujen kanssa vielä mitään. Odotetaan Axiellin selvitystä, valmistelua ja ohjeita!

Muistutukset, Laskut, Noutoilmoitukset, Ennakkovaroitukset Lue tiedote »

, |

Ohje: Tulostamista varten kootut saapumisilmoitukset

Sähköpostissa ja tekstiviestinä lähtevät saapumisilmoitukset = noutoilmoitukset lähtevät automaattisesti silloin, kun varaus tärppää.

Kirjeet tulostetaan kirjastossa postitettavaksi, tai lähetetään e-kirjeenä  liitteessä olevan ohjeen mukaan. Toiminto on Librassa.

Jatkossa E-kirjeiden lähettäminen automatisoidaan. E-kirjeitä ei vielä tällä hetkellä lähetetä ollenkaan, vaan nyt kirjeet lähetetään kirjekuorissa kirjastosta. Toimikaa siis ohjeen mukaan mahdollisimman nopeasti, että ehtisivät pian postiin!

Turussa kaikkien Turun kirjastojen noutoilmoitukset lähetetään keskitetysti pääkirjastosta.

Noutoajaksi oli laitettu poikkeuksellisesti 14 vrk niille varauksille, jotka tärppäsivät silloin kun kirjastot olivat kiinni. Axiell muutti tilanteen normaaliksi vappuaattona klo 15. Tästä johtuen, nyt tulostettaviin noutoilmoituksiin tulee noutopäiväksi 8.5. (uusiin tärppääviin 9.5.), edellyttäen että kirjasto on joka päivä auki.

Tekstiviestinä ja sähköpostina lähteneissä noutoilmoituksissa on siis eri noutopäivä kuin nyt paperisina tulostettavissa noutoilmoituksissa. Myös ohjelma ilmoittaa eri noutopäivää.  Turussa pyrimme lainaamaan nimellä varatuiksi nämä ”ongelma-varaukset” ja pidämme ne siihen asti asiakkaalle varattuna. Olemme muuttaneet noutoilmoitukseen (käsin) noutopäiväksi 11.-  14.5., joka oli se alkuperäinen noutopäivä (näkyy varauksen välissä olevassa kuitissa). Voitte tässä toimia tietysti aivan oman harkintanne mukaan.

Kirjeessä olevat asiakkaan nimi- ja osoitetiedot voivat tulla sellaiseen kohtaan, että ette voi käyttää ikkunallisia kirjekuoria, jos sellaisia teillä on käytössä. Ikkunakuoriin täytyy tehdä asetukset Librassa. Ennen kuin pääkäyttäjänne ehtii asetukset tekemään, pitänee käyttää tavallisia kirjekuoria ja kirjoittaa siihen nimi ja osoite ihan vanhanaikaiseen tyyliin, ainakin Turussa jouduimme näin tekemään.

Pirjo-Riitta Lehtonen

Ohje: Tulostamista varten kootut saapumisilmoitukset Lue tiedote »

Scroll to Top