Toimintakäytännöt

Vuoden 2022 lehtitilausten tekemisestä löytyy nyt ohje extranetin ohjepankista.

Uutuusaineistossa paljon tuplatietueita. Auroran aikana tilatuissa ISBN:t ovat eri muodossa kuin Kohan aikana tilatuissa. Jos samaa nimekettä on tilattu Vaskille sekä Auroran, että Kohan aikana, on näistä tilauksista syntynyt tuplatietue tietokantaan.

Vanhentuvat varaukset. Kohassa ei ole mahdollista antaa varaukselle lisäaikaa. Jos varaukselle halutaan antaa jatkoaikaa, pitää poistaa vanha varaus ja tehdä uusi. Uusi varaus pyydetään siirtämään alkuperäiselle paikalleen vaskituesta. Vaski-johtoryhmä tulee linjaamaan miten näiden kanssa jatkossa toimitaan. Kohan aikana tehdyille varauksille tulee pidempi voimassaoloaika kuin Aurorassa.

Viivakoodit, joita ei saa luettua viivakoodinlukijalla. Standardiin kuulumattomia merkkejä (esim > <) sisältävät viivakoodit kannattaa ajan myötä vaihtaa kun niitä tulee vastaan.

Pienelle osalle asiakkaista on konversion jälkeen syntynyt miinussaldoa maksuihin. Ongelma koskee tällä hetkellä n 20:ä asiakasta. Näitä maksuja ei pysty poistamaan. Koha-Suomi korjaa tilanteen jossain vaiheessa. Sitä ennen maksutilanne kannattaa pitää ennallaan. Asiakkaalle voi kertoa, että kertyneet maksut tulevat näkyviin oikein kun virhe korjataan. Miinusmerkkinen saldo ei haittaa kirjastopalvelujen käyttöä.

Ulkomaiset puhelinnumerot. Vaskissa ei toistaiseksi lähetetä tekstiviestejä ulkomaisiin numeroihin, minkä vuoksi asiakkaalle voi matkapuhelin-kenttään lisätä ainoastaa suomalaisen numeron 0- tai +358-alkuisena. Koha herjaa, mikäli asiakkaan tietoihin yrittää lisätä ei-kelvollista numeroa. Jos asiakkaalla on konversiossa siirtynyt ulkomainen numero, ei siihen toimiteta tekstiviestinoutoilmoitusta. Jos näitä tulee vastaan asiakaspalvelussa, ne kannattaa vaihtaa tai poistaa.

Kuittimuutokset: Sähköpostiin tulevista laina- ja palautuskuiteista poistettu ylimääräiset tekstit.

Sähköpostiin lähetettävät kuitit. Asiakkaan on mahdollista valita verkkokirjastossa lainaus- ja palautuskuitit sähköpostiinsa. Asiakkaan valitessa sähköpostikuitit, tulevat ne hänelle aina kaikista lainoista ja palautuksista riippumatta siitä onko ne lainattu/palautettu tiskillä tai automaatilla. Nämä kuitit lähtevät Kohasta ja lähetetyt kuitit näkyvät virkailijaliittymässä asiakkaalle lähetetyistä ilmoituksissa. Aikaisemmin osalla automaateista asiakkaan oli mahdollista valita kuitin lähetys sähköpostiin. Jatkossa automaateilta lähetettäviä lainakuitteja ei enää hyödynnetä ja jos näitä automaattikohtaisia kuittipalveluja on vielä käytössä on ne tarkoitus ottaa pois päältä.

Aukioloaikojen muutos Vaskituelle tiedoksi. Jos kirjaston viikottaiset aukiolomäärät muuttuvat (esim kirjastolle tulee yksi aukiolopäivä viikossa lisää), pitää noutoaikoja koskevat asetukset päivittää. Kirjasto päivittää eräpäiväkalenterinsa ajan tasalle ennen asetusmuutosta.

Kohan hakutulossivun saatavuustiedot ovat harhaanjohtavat. Vain lainassa olevien niteiden määrä pitää paikkansa. Hakutulossivun mukaan saatavilla oleva nide voi olla hyllyssä, tilattu, kuljetuksessa jne.

Lisätiedot: vaskituki@turku.fi

Palvelinsalissa huoltotöitä kerran kuussa: Koha-Suomen palvelinsalissa (Vaskin Koha-palvelimilla) tehdään huoltotöitä joka kuun toinen keskiviikko aamulla klo 7.00-9.00. Huoltotöistä ei tiedoteta erikseen henkilökunnalle tai asiakkaille, ellei tiedossa ole pidempää Koha-käyttökatkoa. Huoltojen yhteydessä katkot ovat siis mahdollisia, mutta yleensä niiden pitäisi olla hyvin lyhytkestoisia. Mahdolliset katkot koskevat virkailijaliittymää, automaatteja, omatoimikirjastoja ja verkkokirjaston kirjautuneen käyttäjän palveluita sekä Kohaan liitettyjä tunnistautumispalveluja (esim e-aineistot, eBooking).

Pyynnöt jonon kärkeen nostettavista varauksista tulee tehdä ohjeen mukaisesti. Vaillinaiset pyynnöt lisäävät virheiden mahdollisuutta ja ovat työläitä mikäli ne eivät sisällä kaikkia tarvittavia tietoja. Esimerkiksi kärkeen nostettava varaus tulee tehdä valmiiksi, jolloin siinä on varmasti oikeat valinnat tehtynä (esim oikea noutopaikka ja varauksen tyyppi).

Noutoajan jatkaminen ei ole sallittua. Jos asiakas ei pääse hakemaan varaustaan noutoajan puitteissa, tehdään hänelle uusi varaus jonon päähän. Tällaisissa tapauksissa varausta ei tule pyytää siirtämään jonon kärkeen.

”Sotu on jo olemassa” -ilmoitus: Mikäli järjestelmä ilmoittaa että sotu on jo olemassa, mutta sotuavaimella ei silti löydy asiakasta, lisää asiakastietueeseen järjestelmän ilmoittama sotuavain. Esimerkiksi jos vahingossa tuplaklikkaa ”Lisää sotu!”-painiketta hetua uudelle asiakkaalle lisätessä saa ilmoituksen, että sotu on jo olemassa. Tämä johtuu siitä, että ensimmäinen klikkaus tallentaa hetun sotu-siiloon ja toinen löytää juuri syntyneen sotuavaimen.

Kaikki Hankintaportaalista tulevat tietueet eivät ole yhdistyneet Kohassa jo oleviin tietueisiin, ja Kohaan on muodostunut tuplatietueita. Saapumiskäsittelyä tehtäessä kannattaa olla tarkkana ja kiinnittää huomio mahdollisiin tuplatietueisiin. Kun huomaat tuplatietueen, pyydä kuvailijoita yhdistämään tietueet (kuvailu.kaupunginkirjasto@turku.fi).

Hankintaehdotuksiin tulee edelleen käyttää verkkokirjastosta löytyvää hankintaehdotuslomaketta. Vaskissa ei vielä olla ehditty sopimaan ja suunnittelemaan miten Kohan asiakastietueessa olevaa hankintaehdotuksen lähetysmahdollisuutta hyödynnetään, joten ominaisuutta ei vielä tule käyttää.

Vinkki! Monessa yksikössä työtä tekevät voivat käyttää kirjautumiseen linkkiä, joka menee suoraan kirjastovalintaan: https://vaski.koha-suomi.fi/cgi-bin/koha/circ/selectbranchprinter.pl